Tipps & Tricks

Eine feste Routine aufbauen, To-Do-Listen führen, Tagesziele setzen, etc. Die klassischen Tipps für effizientes Arbeiten kennen Selbstständige und Freelancer zur Genüge. Doch funktioniert dieses Modell heutzutage überhaupt noch?

Wir stellen dir in diesem Artikel eine Alternative zum traditionellen Zeitmanagement vor: Das Aufmerksamkeitsmanagement.

Das neue Jahr ist eingeläutet - und schon hat dich das Geschäftsleben wieder fest im Griff. Bevor du dich aber in neue Aufgaben und Projekte stürzt, lohnt es sich zu überlegen: Wo will ich 2018 eigentlich hin mit meinem Unternehmen?

Eine Jahresplanung hilft dir dabei, konkrete Ziele zu bestimmen - und diese auch erfolgreich umzusetzen.

Gadgets und Tools für Gründer gibt es wie Sand am Meer. Aber welche sind tatsächlich wichtig – und welche sind überflüssig?

Wir zeigen dir, welche Tools dich als Selbstständigen wirklich weiterbringen.

Dein PKW gibt langsam aber sicher seinen Geist auf? Und dein Laptop begrüßt dich auch nur noch mit schwarzem Bildschirm? Dann musst du wohl oder übel in den sauren Apfel beißen – und dich um Neuanschaffungen kümmern.

Ok denkst du – das ganze erfasse ich dann einfach als Ausgabe in meinem Rechnungsprogramm, oder? Nicht ganz. Denn gewisse Ausgaben kannst du abschreiben. Wie das funktioniert, erfährst du hier...

Du bist Gründer und schreibst deine Rechnungen noch mit Word und Excel? Dann solltest du dir überlegen, auf ein Rechnungsprogramm umzusteigen, denn: Du ersparst dir damit viel Arbeit und optimierst deinen Workflow.

In diesem Beitrag erklären wir dir den einfachen Rechnungsprozess in einem Rechnungsprogramm am Beispiel von Debitoor.

In Zeiten von Social Media, iPhone und Cloud-Computing ist eines ganz klar – digitale Geschäftsmodelle sind ein riesiger Wachstumsmarkt. Das Besondere daran: Die treibende Kraft hinter dieser digitalen Revolution sind ... Gründer und Startups!

Hier die konkreten Ergebnisse der neuen Studie zum Thema Digitalisierung von KfW Research...

Sie sind das A & O deiner Buchhaltung: Deine Einnahmen & Ausgaben. Damit dein Laden läuft, musst du sowohl deine Einnahmen als auch deine Ausgaben richtig verwalten. Denn nur so behältst du als Gründer den Überblick über deine Finanzen. Und kannst sicherstellen, dass du nicht „über deinen Verhältnissen“ lebst.

Vielleicht hast du früher auch mit Word und Excel deine Rechnungen geschrieben? Dann weißt du, wie schnell dabei Chaos in deiner Buchhaltung ausbrechen kann.

Denn je mehr Rechnungen du schreibst desto schwieriger ist es, den Überblick darüber zu behalten, wer seine Rechnung schon bezahlt hat, bei wem du schon eine Mahnung verschickt hast etc.

Zeit ist heute ein kostbares Gut. Und vor allem als Gründer und Unternehmer musst du mit deiner Zeit haushalten – schließlich gibt es viel zu tun. Da möchtest du natürlich nicht Stunden deiner Zeit für die Rechnungsstellung verschwenden – sondern schnell und effizient deine Rechnungen schreiben.

Hier erfährst du, warum das mit einem Rechnungsprogramm am besten geht.

Wir haben schon mehrmals über die Vorteile einer professionellen Musterrechnung geschrieben. Heute geht es um das Thema Flexibilität. Denn: Eine Musterrechnung kannst du ganz einfach an jede Situation in deinem Geschäftsleben anpassen.

Wie viele Rechnungen schreibst du im Monat? 5? 20? 100?

Je nach Geschäftsfeld kann das unterschiedlich ausfallen – und sagt erst einmal gar nichts über deinen Erfolg als Unternehmer aus. Für alle gilt aber: Es ist wichtig, dass du beim Rechnung schreiben 5 wichtige Schritte beachtest...

Ein Blick aus dem Fenster und du seufzt: Alles grau, kalt und trist. Packt dich bei diesem Anblick auch der Winterblues? Dann wird es jetzt Zeit für eine Portion Gute Laune!

Wir sagen dem Winterfrust den Kampf an – mit diesen 7 Tipps:

Kaum hast du dein Unternehmen gegründet und die ersten vorsichtigen Schritte im neuen Gründerdasein gewagt, klopft auch schon das Finanzamt an der Türe.

Umsatzsteuervoranmeldung, bitte!

Das ist aber kein Grund zu verzweifeln, denn: Deine Umsatzsteuervoranmeldung (USt.-VA) kannst du mit nur ein paar Mausklicks erledigen.

Als digitaler Nomade bist du viel auf Achse. Das solltest du immer bedenken – auch wenn du ein Tool für deine Rechnungsstellung auswählst.

Als digitaler Nomade bist du viel unterwegs: Du reist in der Weltgeschichte herum und betreibst gleichzeitig ein digitales Business. Da stellt sich natürlich die Frage: Wie schreibe ich meine Rechnungen als digitaler Nomade?

Eine Rechnung soll unveränderbar sein. Schließlich ist sie ja ein rechtliches Dokument, das du an deinen Kunden weiterleitest. Eine gute Lösung dafür ist, deine Rechnung in eine PDF zu konvertieren.

Früher benötigte man dafür spezielle Tools. PDFs ließen sich nicht „einfach so“ erstellen. Heute ist das einfacher. Deine Rechnung kannst du mit nur einem Mausklick in eine PDF umwandeln.

Und mit einem Rechnungsprogramm geht es sogar noch einfacher.

Vor einiger Zeit haben wir bereits darüber geschrieben, wir du deine Kunden dazu bringst, deine Rechnungen schneller zu bezahlen. Trotzdem kann es vorkommen, dass dein Kunde seine Rechnung schlichtweg vergisst. Oh Mann - denkst du - und was jetzt?

In diesem Fall solltest du eine Zahlungserinnerung schicken oder eine Mahnung schreiben.

Kleine Geschenke erhalten die Freundschaft, heißt es so schön. Bereits in einem anderen Artikel haben wir beschrieben, wie du mit 7 Marketing-Tricks deinen Umsatz zu Weihnachten steigern kannst.

Auch kleine Geschenke an Stammkunden und Geschäftspartner bedeuten: Marketing in eigener Sache.

Noch klingeln in keinem Supermarkt die „Jingle Bells“. Und auch auf Lebkuchen, Spekulatius & Co. können wir noch gut verzichten.

Aber die Weihnachtszeit schleicht sich still und heimlich doch langsam an uns heran. Und als Unternehmer rentiert es sich, darauf vorbereitet zu sein. Denn: Im Durchschnitt entfallen ganze 20% des Jahresumsatzes auf die Weihnachtszeit.

Bereits in einem anderen Beitrag haben wir darüber geschrieben, wie du deinen Umsatz ohne viel Aufwand steigern kannst. Du willst jetzt auch vom Weihnachtsgeschäft profitieren und mehr verdienen? Auch dafür haben wir 7 Tipps für dich auf Lager:

Wenn du ein Rechnungsprogramm nutzt, bedeutet das, dass du alles selbst machen kannst und gar keinen Steuerberater brauchst?

Wohl eher nicht.

Mit einem Rechnungsprogramm hast du natürlich eine bessere Übersicht über deine Unternehmensfinanzen und verstehst viele Vorgänge besser. Gerade wenn du auch noch zusätzliche Buchhaltungsfunktionen nutzt, wie etwa Ausgaben erfassen und Zahlungen buchen.

Heute schon neue Visitenkarten bestellt? Oder ein Parkticket gelöst?

Als Gründer tätigst du vermutlich täglich die eine oder andere Ausgabe. Die müssen natürlich alle ordentlich verwaltet werden. Wir zeigen dir, wie schnell & einfach du mit einem Rechnungsprogramm wie Debitoor deine Ausgaben erfassen kannst.

Pünktlich um 12:00 Uhr knurrt bei dir der Magen? Dann heißt es jetzt erstmal: Mittagessen! Dabei kannst du das Angenehme aber auch gleich mit dem Nützlichen verbinden.

So genannte Lunch-Dates unter Geschäftspartnern sind mittlerweile üblich. Man verabredet sich zum Essen und bespricht dabei beispielsweise, wie die neue Kooperation künftig aussehen soll.

Wichtig für dich: Möchtest du großzügig sein und deinen Geschäftspartner zum Essen einladen gilt es, kannst du diese Kosten steuerlich absetzen – musst dabei aber einige Dinge beachten.

Bestellst du gerne in Online Shops? Buchst deine Urlaubsreisen über Internet? Oder reservierst online ein Hotelzimmer?

Im privaten Leben ist Online-Zahlung längst üblich. Und wenn du an Online-Payment denkst kommen dir bestimmt viele Vorteile in den Sinn: Leichter und schneller bezahlen vielleicht. Größerer Komfort. Online-Zahlung erleichtern unser Leben einfach enorm.

Du hast es geschafft. Dein eigenes Unternehmen gegründet. Eine Geschäftsidee in die Tat umgesetzt. Und jetzt das erste Mal etwas verkauft.

Worüber du dir aber vielleicht bislang keine Gedanken gemacht hast, ist die Tatsache, dass du für dein verkauftes Produkt oder deine Dienstleistung eine Rechnung ausstellen musst.

Ups. Wie geht das eigentlich genau?

Als selbstständiger Handwerker musst du deinen Kunden deine Leistungen in Rechnung stellen. Dabei gilt es gewisse Vorgaben zu beachten. Denn beim Thema Rechnungen sieht das Finanzamt gerne mal genauer hin.

Worauf du bei deiner Rechnungsvorlage für Handwerker achten solltest, erfährst du hier:

Von Gründern wird heutzutage hohe Mobilität erwartet. Nicht nur bei typisch mobilen Berufen wie beispielsweise Taxifahrer, Installateure, Architekten, Berater u.s.w.

Selbstständig sein heißt generell oft: Abschied vom „Schreibtischjob“ – und viel unterwegs sein. Zum Networking auf Events, Kundenbesuche oder Lieferantentermine.

Wie aber die Buchhaltung erledigen oder eine Rechnung schreiben, wenn man immer unterwegs ist? Die Lösung liegt sprichwörtlich „auf der Hand“, denn dabei handelt es sich um: Dein Handy!

Gerade im Geschäftsleben ist es wichtig, sich klar und deutlich auszudrücken. Neue Technologien zwingen uns dazu, uns heute statt persönlich vor allem schriftlich über Email zu unterhalten. Umso wichtiger ist ein klarer Schreibstil – sonst sind Missverständnisse vorprogrammiert.

Das gilt - ganz besonders - auch für deine Rechnungen.

Beim Rechnung schreiben an Kunden in Deutschland bist du mittlerweile bestimmt Profi. Was aber, wenn sich auch einmal ein Kunde aus Österreich, Spanien oder Italien zu dir verirrt?

Dann solltest du wissen, wie du eine Rechnung für einen Kunden im EU-Ausland schreibst. Zuerst musst du überprüfen, ob du Regelunternehmer bist, d.h. du eine Umsatzsteuer-ID besitzt und Umsatzsteuer an das Finanzamt abführst.

Ein schönes Design und Logo ist wichtig für die Außenwirkung. Das betrifft nicht nur deine Website, Flyer und Produktkataloge – sondern auch deine Rechnungen.

Denn auch die sind wichtiger Teil deiner Kommunikation mit den Kunden. Worauf du beim Design deiner Rechnungen achten solltest, erklären wir dir hier:

Das kennst du bestimmt: Du hast einen Auftrage erfüllt, eine Rechnung geschrieben und versendest – und drehst seitdem Däumchen. Dein Kunde bezahlt nämlich nicht.

Jetzt Mahnung schreiben

Was du jetzt am besten tust, haben wir hier für dich zusammengefasst...

Die Nutzer von Debitoor kommen aus ganz unterschiedlichen Industriezweigen und Berufsgruppen - vom Taxifahrer über den Grafikdesigner bis zur Yoga Lehrerin.

Eine Berufsgruppe ist jedoch besonders häufig vertreten: freischaffende Übersetzer oder Übersetzungsbüros. Auch für sie ist Debitoor perfekt geeignet.

Wie viel Zeit verbringst du jeden Monat mit Rechnung schreiben? Von den Erzählungen unserer Kunden, wissen wir: Das Schönste an der Arbeit ist, bezahlt zu werden - und um bezahlt zu werden, müssen Rechnungen gestellt werden.

Aber zum Rechnungen schreiben solltest du nicht Stunden vor deinem PC verbringen müssen.

Vor einigen Jahren haben wir angefangen Debitoor zu entwickeln. Immer mit dem Ziel deinen Prozess der Rechnungsstellung zu automatisieren und das Rechnungschreiben so einfach und schnell wie möglich zu gestalten. Daher gibt es mittlerweile einige kleine, aber sehr nützliche Funktionen, die dir dabei helfen noch schneller Rechnungen zu schreiben.

Erinnert sich noch jemand an Kodak? Das Unternehmen, das jahrzehntelang Millionen mit analoger Fotografie und Filmrollen verdiente. Und schließlich von der Digitalisierung überrollt und platt gemacht wurde. Was ist da schief gelaufen? Das Unternehmen war zu wenig informiert und hat am Ende auf das falsche Pferd gesetzt.

Kodak ist also das beste Beispiel dafür, wie wichtig es ist, über den eigenen Tellerrand hinauszusehen und zu wissen, was sich in der eigenen Branche so tut. Aber dessen sind wir uns ja eigentlich alle bewusst. Oft sind wir mit dem operativen Alltags-Business aber so ausgelastet, dass kaum Zeit für Networking und Recherche bleibt.

Die Lösung: Lass andere die Recherche-Arbeit für dich machen. Auf Gründerportalen wie Gründerszene und Deutsche-Startups, in Gründermagazinen wie StartingUp oder auf Fachportalen deiner Branche sind die wichtigsten Informationen für dich bereits zusammengetragen.

Hörst du schon die Glocken läuten? Weihnachten bedeutet nicht nur Kekse und Glühwein, sondern auch: Kundenbindung und Kundenpflege! Eine kleine Aufmerksamkeit zu Weihnachten ist Marketing in eigener Sache. Teure Geschenke braucht es dafür aber nicht. Die gute alte Weihnachtskarte tut’s auch.

Du kannst mit dem Debitoor Rechnungsprogramm deine Rechnung in verschiedenen Sprachen senden.

Mit der Rechnungsvorlage in Englisch kannst du sicher weltweit Rechnungen schreiben.

Rechnungsvorlage, Fakturaskabelon, Modèle de facture

Doch wäre es nicht guter Ton der Frankofonie entgegenzukommen und dem Franzosen die Rechnung auf Französisch zu schicken?

Beim nächsten Debitoor Login solltest du dir das wunderschöne Dashboard beim Start genauer ansehen, denn es ist gespickt mit wertvollen Informationen. Auch haben die UX Designer Liebe in die Icons und die farbliche Gestaltung gesteckt.

Es ist eine Frage der Erfahrung, seine Zeit für ein Angebot gut zu kalkulieren. Gut heißt auf keinen Fall zu knapp - auch wenn das vielleicht beim potentiellen Auftraggeber besser ankommen sollte.