Als selbstständiger Handwerker musst du deinen Kunden deine Leistungen in Rechnung stellen. Dabei gilt es gewisse Vorgaben zu beachten. Denn beim Thema Rechnungen sieht das Finanzamt gerne mal genauer hin.
Worauf du bei deiner Rechnungsvorlage für Handwerker achten solltest, erfährst du hier:
1. Achte auf alle wichtigen Angaben bei deiner Rechnungsvorlage
Jede Rechnung muss gewisse Mindestanforderungen erfüllen. Das gilt auch im Hinblick auf deine Rechnungsvorlage für Handwerker. Zu den Pflichtangaben auf jeder Rechnung zählen:
1. Deine persönlichen Daten (Name, Adresse)
2. Deine Steuernummer
3. Die persönlichen Daten deines Kunden (Name, Adresse)
4. Die Rechnungsnummer
5. Das Rechnungsdatum
6. Das Leistungs-, bzw. Lieferdatum
7. Angaben zu deinem Produkt / deiner Leistung (Beschreibung)
8. Rechnungssumme (Bruttobetrag, Nettobetrag, Umsatzsteuer-Satz)
Enthält deine Rechnungsvorlage diese Mindestangaben, bist du auf der sicheren Seite.
Hinweis: Bist du Kleinunternehmer – führst also keine Umsatzsteuer an das Finanzamt ab – darfst du auf deiner Rechnung keine Umsatzsteuer ausweisen.
2. Gliedere deine Leistungen in Arbeitsstunden und Material
Als Handwerker stellst du auf deiner Rechnung oft mehrere Leistungstypen in Rechnung:
- Materialkosten
- Arbeitsstunden / Zeitaufwand
In deiner Rechnungsvorlage für Handwerker sollten beide Positionen klar erkennbar voneinander getrennt sein. Schließlich möchte dein Kunde wissen, wofür er bezahlt.
3. Verbuche Anzahlungen auf deiner Rechnungsvorlage richtig
Dein Kunde überweist dir wie vereinbart eine Anzahlung auf deine Leistung? Dann solltest du über diese Anzahlung eine Rechnung ausstellen. Diese so genannte Abschlagsrechnung weist dann im Unterschied zu einer „normalen“ Rechnung kein Leistungsdatum auf – du hast die Leistung ja noch nicht erbracht.
In deiner Schlussrechnung verweist du im Hinweisfeld auf die bereits geleistete Anzahlung und ziehst diese dann vom Rechnungsbetrag ab.
4. Gib Zahlungsfrist und Bankverbindung auf deiner Rechnungsvorlage an
Als selbstständiger Handwerker möchtest du natürlich so schnell wie möglich bezahlt werden. Hilfreich ist es deshalb, die Pflichtangaben auf deiner Rechnung um weitere freiwillige Angaben zu ergänzen.
Dazu zählt zum einen die Zahlungsfrist: Prinzipiell ist deine Rechnung zwar sofort fällig, aber das wissen die meisten Kunden nicht. Mit einer Zahlungsfrist verleihst du deiner Forderung also Nachdruck und setzt gleichzeitig eine verbindliche Deadline.
Auch deine Bankverbindung solltest du auf deiner Rechnung direkt angeben. Denn muss dein Kunde erst mühsam auf deiner Homepage auf die Suche nach deiner Bankverbindung gehen, verzögert sich die Zahlung. Also: Bankdaten gleich mit angeben!
5. Rechnungsvorlage bei Privatpersonen: Begünstigte Leistungen anführen
Ist dein Kunde eine Privatperson und lässt beispielsweise Renovierungs-, oder Modernisierungsmaßnahmen in seinem Haus durchführen, kann er diese Leistungen mit 20% (max. 1.200€) steuerlich absetzen. Dies ist allerdings nur bei Überweisung des Rechnungsbetrags möglich – Barzahlungen akzeptiert das Finanzamt in diesem Fall nicht.
Im Hinweisfeld auf deiner Rechnungsvorlage musst du den entsprechenden Anteil der begünstigten Leistungen vermerken – dies kann auch prozentual geschehen.
Übrigens: Auch auf die Aufbewahrungspflicht von Rechnungen (2 Jahre) solltest du deinen Privatkunden in der Rechnung hinweisen.
6. Rechnungsvorlage als Bauhandwerker: Achtung bei der Umsatzsteuer!
Bist du Bauhandwerker – stellst also eine Leistung für einen Bauunternehmer in Rechnung – gelten besondere umsatzsteuerliche Regelungen. Diese solltest du auf deiner Rechnung berücksichtigen.
Stellst du eine Bauleistung an einen Kunden aus und dein Kunde nutzt diese Bauleistung wiederum für eine Bauleistung gilt: Deine Rechnungsvorlage muss umsatzsteuerfrei sein.
Beispiel 1: Du führst als selbstständiger Handwerker Reparaturen am Betriebsgebäudes eines Bauunternehmers durch. Da deine Leistung nicht zur Erstellung einer Bauleistung verwendet wird, musst du auf deiner Rechnungsvorlage Umsatzsteuer ausweisen.
Beispiel 2: Derselbe Bauunternehmer beauftragt dich mit der Reparatur am Betriebsgebäude eines Kunden, da seine eigenen Kapazitäten für diesen Auftrag bereits ausgeschöpft sind. Deine Rechnung als Subunternehmer darf in diesem Fall keine Umsatzsteuer ausweisen.
Dabei kann dir ein Rechnungsprogramm helfen
Schreibst du deine Rechnungen mit einem Rechnungsprogramm, hast du alle Vorteile auf deiner Seite:
- Deine Rechnungsvorlage ist 100% rechtskonform
- Du schreibst deine Rechnung per Mausklick in weniger als 1 Minute
- Du versendest deine Rechnungen schnell & einfach per Email
- Deine Rechnungen werden automatisch & übersichtlich verwaltet
- Deine Kunden bezahlen dank Online-Payment schneller
- Du siehst immer, welche Rechnung schon bezahlt wurde
Ein Rechnungsprogramm spart dir also Zeit und Nerven - und du hast mehr Zeit für wichtigere Dinge!
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