Eine feste Routine aufbauen, To-Do-Listen führen, Tagesziele setzen, etc. Die klassischen Tipps für effizientes Arbeiten kennen Selbstständige und Freelancer zur Genüge. Doch funktioniert dieses Modell heutzutage überhaupt noch?
Wir stellen dir in diesem Artikel eine Alternative zum traditionellen Zeitmanagement vor: Das Aufmerksamkeitsmanagement.
1. Vergiss Multitasking
Eine der großen Herausforderungen des digitalen Zeitalters ist die Reizüberflutung. Ständig bimmelt das Telefon - Mal ist es eine SMS von einem guten Freund, mal eine nervige Push-Benachrichtigung der kaum benutzten Meditations-App.
Genau hier liegt auch beim Arbeiten der Knackpunkt: Störungen. Immer, wenn eine neue E-Mail ins Postfach flattert, unterbrichst du deine Arbeit, um herauszufinden, worum es geht. Du glaubst, Multitasking gehört nunmal zur Selbstständigkeit dazu?
Falsch gedacht: Tatsächlich wirkt sich Multitasking meist negativ auf deine Arbeit aus, weil du dadurch an Konzentration verlierst. Daher lautet unser Tipp: Finger weg vom Multitasking.
Wie? Identifiziere die Störfaktoren, die dich von deiner Arbeit ablenken und entferne sie bzw. schalte sie zeitweise komplett ab (z.B. dein Handy oder E-Mail-Postfach). So fokussierst du deine Aufmerksamkeit voll und ganz auf die zu erledigende Aufgabe.
2. Finde deine Mission
Im klassischen Zeitmanagement spricht man oft von Prioritäten. Man solle identifizieren, welche Punkte auf der To-Do-Liste wichtig sind bzw. eine Deadline haben und welche nicht. Das kann dich aber leicht dazu verführen, jegliche Aufträge anzunehmen und diese alle als wichtig zu kennzeichnen, da sie alle eine Deadline haben. Nächste Station: Burn-out.
Die Alternative: Entscheide, was deine Mission ist. OK, das klingt vielleicht etwas abstrakt. Damit meinen wir, dass du entscheiden solltest, was du erreichen möchtest.
Beispiel: Grafikdesigner Florian erledigt ausschließlich Aufträge für einen einzigen Auftraggeber, die PrettyPictures GmbH. Deshalb befürchtet er, er könne als scheinselbstständig eingestuft werden.
Um das zu vermeiden, macht er es sich zur Mission, seinen Kundenstamm auszubauen. Er wird daher weniger Aufträge von der PrettyPictures GmbH annehmen und die Zeit stattdessen in Neukundengewinnung stecken.
Beim Finden deiner Mission geht es also um Prioritäten setzen noch bevor Dinge auf deiner To-Do-Liste landen.
3. To-Do-Liste und Kalender 2.0
Natürlich sind nicht alle traditionellen Ansätze von Grund auf schlecht. Manche sind durchaus sinnvoll und benötigen nur ein „Upgrade‟, um in unserer modernen Welt nützlich zu sein.
Eine To-Do-Liste für deine Mission
So steht es auch um die To-Do-Liste. Klassisch wird diese oft anhand des sogenannten Eisenhower-Prinzips nach Prioritäten strukturiert:
Wir möchten aber, dass unwichtige Aufgaben gar nicht erst entstehen. Das erreichst du, indem du beispielsweise einen unwichtigen Auftrag dankend ablehnst. Wir empfehlen daher eine andere Art der Strukturierung:
- „Meine Mission‟
- „Nettes Extra‟
- „Zukunftspläne‟
Das trägt dazu bei, dass deine Aufmerksamkeit bei deiner Mission bleibt.
Ein Kalender für unsere schnelllebige Welt
Ein fest geplanter Tages- oder Wochenablauf ist für Selbstständige kaum denkbar. Denn trotz Fokus auf die eigene Mission, kommen manchmal ganz unerwartet neue, wichtige Aufgaben auf.
Beispiel: Julia, freiberufliche Übersetzerin, hat eine Mission. Sie will sich als Telefondolmetscherin etablieren. Heute möchte sie die Übersetzung für ein Vertriebsunternehmen fertigstellen. Plötzlich klingelt das Telefon. Ein potenzieller Kunde bittet um ein Angebot für eine 3-wöchige Telefondolmetscher-Betreuung.
Wie geht man solchen Fällen vor? Anstatt feste Arbeitsvorgänge in den Kalender zu stellen, kannst du deine Zeit in freie Arbeitsblöcke einteilen. Das sind Phasen, in denen du vorhast zu arbeiten, ohne jedoch fest zu planen, woran genau. Das reduziert die Versuchung blau zu machen, lässt aber gleichzeitig Freiraum, um spontan umzudenken.
In unserem Beispiel: Julia brennt für ihre Mission. Außerdem hat die Übersetzung für die Vertriebsfirma noch Zeit. Sie beschließt daher kurzerhand, die Übersetzung zu unterbrechen, um ein Angebot zu schreiben.
Das heißt natürlich nicht, dass bestimmte, vor allem regelmäßige Aufgaben, nicht doch fest in den Kalender geschrieben werden können.
Bei der Buchhaltung bietet es sich beispielsweise an. Denn diese muss regelmäßig und innerhalb bestimmter Zeiträume erledigt werden (Beispiel: Umsatzsteuervoranmeldung). Auch für das Bearbeiten von E-Mails kann es durchaus sinnvoll sein, feste Zeitfenster festzulegen.
4. Setze Grenzen
Hier hat sich im Prinzip wenig geändert: Du musst lernen nein zu sagen, Pausen zu machen, dir auch mal ein verlängertes Wochenende zu gönnen oder sogar länger in den Urlaub zu fahren. Sonst haben deine Selbstständigkeit und deine Gesundheit (!) keine Zukunft.
Doch das Aufmerksamkeitsmanagement kann dir auch hier helfen: Sage immer dann nein, wenn eine bestimmte Sache nicht zu deiner Mission passt. So weißt du ganz genau, warum du dich gegen einen Auftrag, ein Event, eine Marketing-Kampagne, etc. entschieden hast - ganz ohne schlechtes Gewissen.
5. Nutze Tools und Life-Hacks
Zeitverluste und Störungen lassen sich oft durch die richtigen Tricks und Tools beseitigen.
Verlierst du beispielsweise oft Zeit damit, auf deinem Schreibtisch nach bestimmten Unterlagen zu suchen? Dann nutze die Möglichkeit, Dokumente per Smartphone oder Tablet zu scannen. So kannst du diese in Zukunft per Tastenkombination (Strg + F) in nur weniger Sekunden auf deinem Gerät bzw. In der Cloud finden.
Anderes Beispiel: Dein Steuerberater fragt nach deinen Geschäftsausgaben aus dem letzten Monat? Mit dem passenden Rechnungsprogramm suchst du nie wieder lange nach Belegen, sondern erfasst diese digital und bequem von unterwegs.
Und zu guter Letzt: Gönn’ dir deinen Feierabend und tanke neue Energie. Die Selbstständigkeit ist kein Sprint, sondern ein Marathon. :)
