So geht’s: Ausgaben erfassen in deinem Rechnungsprogramm

Ausgaben, die sich am besten mit einem Rechnungsprogramm erfassen lassen

Heute schon neue Visitenkarten bestellt? Oder ein Parkticket gelöst?

Als Gründer tätigst du vermutlich täglich die eine oder andere Ausgabe. Die müssen natürlich alle ordentlich verwaltet werden. Wir zeigen dir, wie schnell & einfach du mit einem Rechnungsprogramm wie Debitoor deine Ausgaben erfassen kannst.

1. Beleg scannen und in dein Rechnungsprogramm hochladen

Ok, nehmen wir an, du warst gerade im Laden um die Ecke und hast neue Druckerpatronen für’s Büro gekauft. Was machst du mit deinem Beleg jetzt? Statt ihn zusammengeknüllt in die Manteltasche zu stecken – und dort zu vergessen – fotografierst du ihn am besten gleich mit deinem Handy ab.

Zum Beispiel über die Debitoor App. Denn hier kannst du deine Ausgaben und Belege direkt mit dem Handy fotografieren – und automatisch in dein Rechnungsprogramm hochladen.

Dadurch vergisst du den Beleg nicht – und hast gleichzeitig die Ausgabe bereits in deinem Rechnungsprogramm gespeichter.

2. Ausgabe mit deinem Rechnungsprogramm richtig kategorisieren

Lädst du deinen Beleg in dein Rechnungsprogramm hoch – egal ob mit Handy oder Scanner – musst du nun eine entsprechende Ausgabe zum Beleg erfassen. Und die Ausgabe kategorisieren. Gute Frage, denkst du, was ist jetzt bloß die richtige Kategorie?

Dank Auto-Suggest Funktion musst du dir im Debitoor Rechnungsprogramm darüber nicht den Kopf zerbrechen. Denn tippst du bei deiner neuen Ausgabe beispielsweise „Druckerpatronen“ ein, wird dir automatisch die richtige Kategorie „Büromaterial“ vorgeschlagen. Und schon ist deine Ausgabe richtig erfasst!

Einfacher geht’s nicht, oder?

3. Beleg im Original aufbewahren – trotz Rechnungsprogramm

Toll, du hast deinen Beleg abfotografiert und richtig als Ausgabe erfasst. Und jetzt? Ab mit dem Beleg in die Tonne?

Besser nicht. Du hast mit deinem Rechnungsprogramm zwar die Buchhaltung sauber erledigt – aber das Finanzamt verpflichtet dich dazu, Dokumente 10 Jahre lang im Original aufzubewahren. Am besten also, du legst dir einen Ordner an und heftest alle Belege chronologisch darin ab.

4. Ausgabe über dein Rechnungsprogramm automatisch mit Zahlung abgleichen

Je mehr Ausgaben du in deinem Rechnungsprogramm anlegst, umso länger wird die Liste – wie sollst du dir da bloß merken, welche Ausgabe du schon bezahlt hast?

Zum Glück kannst du dein Online Banking mit Debitoor verbinden. Debitoor erkennt, sobald eine Zahlung für eine Ausgabe erfolgt – und matcht die Zahlung automatisch mit der passenden Ausgabe.

Dadurch siehst du immer sofort, welche Ausgabe du schon bezahlt hast – und welche nicht.

5. Mit einem Rechnungsprogramm die Übersicht bewahren

Ein Rechnungsprogramm erleichtert dir die Erfassung von Einnahmen und Ausgaben ungemein. Statt herumflatternde Belege, hast du alle deine Rechnungen und Belege übersichtlich verwaltet.

Du willst wissen, wie viel zu dieses Monat schon ausgegeben hast? Kein Problem. Mit einem Rechnungsprogramm wie Debitoor kannst du deine aktuelle Finanzlage immer einsehen. Dadurch bleiben dir unliebsame Überraschungen erspart.

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Geschrieben von AndreaAndrea, 11. November 2016