Erste Lektion Buchhaltung für Anfänger: Keine Rechnungen löschen. Geht aber.
Aufgrund der hohen Nachfrage haben wir einen Weg gefunden, wie du Fehler auf Rechnungen korrigieren kannst ohne deine Verkaufszahlen durcheinander zu wirbeln. Im Folgenden werde ich dir die Vorteile der neuen Funktion 'Rechnungen löschen' aufzeigen und auch erklären, wie du die Funktion nutzen kannst.
Erstelle eine Gutschrift
Als Kleinunternehmer ist jeder neue Kunde Gold wert und nun freust du dich über das erfolgreich abgeschlossene Projekt und die gesendete Rechnung. Leider ruft dein Kunde an und bemängelt einen Fehler auf der Rechnung.
Bisher konntest du diese Rechnung löschen und die Software hat zeitgleich eine Gutschrift mit fortlaufender Rechnungsnummer im Hintergrund produziert. Danach konntest du die alte Rechnung kopieren, korrigieren und neu senden.
Diese Rechnung erhielt ebenfalls eine neue Rechnungsnummer. Ergebnis war oft ein verwirrter Kunde, der nicht gleich willig war zwei Rechnungen zu zahlen, da unterschiedliche Rechnungsnummern.
Damit dein Kunde versteht, dass er nicht zwei Rechungen zahlt, solltest du ihm auch die Gutschrift als Beleg schicken. Er sieht dadurch, dass die falsche Ursprungsrechnung hinfällig ist. Dies ist einfach buchhalterisch der sauberste Weg.
Dein Kunde ist jetzt aber noch verwirrter - Rechnung, Gutschrift, Rechnung? Wer will als Start-up schon einen verärgerten Kunden.
Mach ein Angebot
Ein sicherer Tipp solch eine Situation zu vermeiden ist im Vorfeld ein Angebot zu senden um alle Fragen und Bedingungen im Vorfeld klären und absprechen zu können. Wenn ihr mit einem Handschlag den Deal besiegelt habt, kannst du getrost das Angebot in eine Rechnung umwandeln.
Gleiches gilt für den Entwurf - diesen kannst du mehrfach korrigieren, bevor du die finale Rechnung sendest.
Manchen Kunden kann man es aber nie Recht machen. Selbst wenn alles glasklar erschien, kann es doch im Nachhinein zu einer Kundenbeschwerde kommen. „Das war so nicht abgesprochen, bitte Rechnung ändern"; „Das Projekt ist nicht nach meine Erwartungen erfüllt"; „So teuer?". Es kann viele Gründe geben - da steckst du nicht drin.
Am Liebsten willst du die Rechnung jetzt schnell und unkompliziert korrigieren um deinen Kunden zufrieden zu stellen. Ansonsten zahlt er nicht. Die Rechnung löschen wäre jetzt am einfachsten.
Aber denk dran: Weg ist Weg!
Gut, will trotzdem die Rechnung löschen
Deine Verantwortung. Wir empfehlen es nicht, aber technisch ist es möglich erstellte Rechnungen dauerhaft zu löschen. Davon ausgeschlossen sind Rechnungen, die in deiner Umsatzsteuervoranmeldung inkludiert sind - diese solltest du auf keinen Fall eliminieren.
Wenn du jetzt also eine Rechnung unbedingt löschen willst, dann wird die ausgangs vergebene Rechnungsnummer wieder frei. Dein vielleicht immer noch verärgerter Kunde wird also anstatt 2 Rechnungen und einer Gutschrift nur eine neue Rechnung mit unveränderter Rechnungsnummer erhalten.
Wo sind eigentlich die Gutschriften aus dem Papierkorb?
Keine Sorge, wir haben nicht den Inhalt, sondern nur das 'Icon' des Papierkorbs gelöscht. Wenn du vorher schonmal Rechnungen gelöscht hattest und die automatisch durch Gutschriften ausgeglichen wurden, dann sind diese jetzt unter 'Rechnungen' in den Ordner 'Abgeschlossen' gewandert.
Um sie von anderen Rechnungen und Gutschriften zu unterscheiden, sind sie mit einem kleinen Symbol - einem Papierkorb - markiert. Clever, oder?
Ich hoffe, ich konnte dich gut durch deine erste (?) Buchhaltungsstunde bei Debitoor führen.
