Das kennst du bestimmt: Du hast einen Auftrage erfüllt, eine Rechnung geschrieben und versendest – und drehst seitdem Däumchen. Dein Kunde bezahlt nämlich nicht.
Was du jetzt am besten tust, haben wir hier für dich zusammengefasst:
1. "Hallo. Ich rufe an wegen meiner Rechnung."
Nicht immer muss man gleich mit der Vorschlaghammer-Methode ankommen. Oft hilft es, einfach mal beim Kunden anzurufen und ihn an die fällige Rechnung zu erinnern.
Denn nicht immer steckt eine böse Absicht hinter der Zahlungsverzögerung. Es kann auch mal passieren, dass eine Rechnung übersehen wird. Oder auf dem falschen Ablagestapel landet.
Ein freundlicher Anruf kann hier wahre Wunder wirken – und dein Kunde behält dich in guter Erinnerung.
2. Schicke eine Zahlungserinnerung
Erreichst du deinen Kunden per Telefon nicht, oder dein Kunde hat die Rechnung eine Woche nach dem Telefonat immer noch nicht bezahlt, schreibst du am besten eine Zahlungserinnerung.
Achte auch hier auf einen freundlichen Ton. Beispielsweise so:
„Nach erfolgter Prüfung in unserer Buchhaltung möchten wir Sie gerne darüber informieren, dass Ihr Zahlungseingang für die Rechnung Nr. XXX vom XXX noch nicht erfolgt ist. Vermutlich haben Sie einfach vergessen, die Rechnung zu begleichen. Wir möchten Sie darum bitten, Ihre Zahlung noch einmal zu überprüfen und den fälligen Betrag bis zum XXX zu begleichen.“
Eine schriftliche Zahlungserinnerung verleiht deiner Forderung noch etwas mehr Gewicht als ein Anruf. Achte darauf, in der Zahlungserinnerung eine neue Frist für die Zahlung anzugeben. Das schafft mehr Verbindlichkeit als ein „innerhalb der nächsten Tage“.
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3. Unbezahlte Rechnung? Schreibe eine Mahnung
Deine Kunde zahlt noch immer nicht – und du verlierst langsam die Geduld? Verständlich, schließlich bist du gerade als Gründer darauf angewiesen, dass deine Kunden pünktlich bezahlen.
Darum solltest du nun auch eine Mahnung schreiben.
Eingebürgert hat sich eine dreimalige Mahnung, bevor der „nächste Schritt“ erfolgt. Es bleibt jedoch dir überlasen, wie oft du deinen Kunden an die fällige Rechnung erinnern möchtest. Prinzipiell setzt du deinen Kunden mit der ersten Mahnung bereits in Verzug.
Dein Tonfall sollte immer sachlich und neutral bleiben, verstärke aber die Dringlichkeit in deinem Tonfall mit jeder neuen Mahnung. Hier ein Beispiel für die dritte (letzte) Mahnung:
„Ihre Rechnung vom XXX ist trotz mehrmaliger Mahnung leider immer noch überfällig. Wir möchten Sie noch einmal dazu auffordern, den fälligen Rechnungsbetrag bis zum XXX zu begleichen. Sollte Ihre Zahlung bis zu diesem Stichtag nicht bei uns eintreffen, sehen wir uns gezwungen, ein gerichtliches Mahnverfahren einzuleiten.“
Tipp: In einem Rechnungsprogramm wie Debitoor siehst du deine fälligen Rechnungen auf einen Blick - und kannst daraus per Mausklick ganz einfach eine Zahlungserinnerung oder Mahnung generieren. Dabei kannst du für jede der 3 Mahnstufen einen Mahntext standardmäßig festlegen - und ersparst dir damit mühsame Tipparbeit.
4. Rechnung immer noch nicht bezahlt? Jetzt wird's Ernst
Hier kommt die gute Nachricht: Im Regelfall wird dein Kunde auf deine Zahlungserinnerung oder Mahnungen reagieren und die Rechnung begleichen.
Tut er das jedoch nicht, stehst du wieder vor der Frage: Was jetzt? Rechtlich kannst du nun den Weg des gerichtlichen Mahnverfahrens gehen. Das funktioniert so:
- Lade dir auf www.online-mahnantrag.de den Mahnvordruck herunter, fülle ihn aus und sende ihn an das für deinen Geschäftssitz verantwortliche Mahngericht.
- Nach Prüfung der formalen Richtigkeit deines Antrags, sendet das Gericht einen Mahnbescheid an deinen Kunden.
- Nun hat dein Kunde drei Optionen: Er kann die Rechnung begleichen (Bingo!), er kann den Mahnbescheid ignorieren oder er kann Widerspruch einlegen. Im letzten Fall kommt es zur Klage und einer Gerichtsverhandlung.
Beachte: Die Kosten für den Mahnbescheid musst du erst einmal vorstrecken. Sie richten sich nach der Rechnungssumme, sind im Regelfall allerdings nicht sehr hoch: Beträgt der Rechnungsbetrag beispielsweise 3.000€, kommen dafür ca. 55€ an Kosten auf dich zu. Im Falle eines Gerichtsverfahrens steigen die Kosten natürlich entsprechend.
5. Alternative 1: Verkauf deine Rechnung (Inkasso)
Möchtest du das gerichtliche Mahnverfahren umgehen, kannst du auch ein Inkassounternehmen einschalten. Es „kauft“ in der Regel deine Forderung (also die offene Rechnung) und treibt den Rechnungsbetrag direkt beim Kunden ein.
Damit bist du „raus“ – und erhältst zumindest einen Teil des Rechnungsbetrages über den Forderungsverkauf zurück.
6. Alternative 2: Schuldanerkenntnis
Gerichtliche Mahnverfahren können teuer werden, vor allem wenn daraus ein Gerichtsverfahren resultiert. Eine weitere Alternative dazu ist das so genannte Schuldanerkenntnis. Das lässt du deinen Kunden unterzeichnen und kostengünstig vom Notar beurkunden - es gilt dann als vollstreckbarer Gerichtstitel.
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