Wie viele Rechnungen schreibst du im Monat? 5? 20? 100?
Je nach Geschäftsfeld kann das unterschiedlich ausfallen – und sagt erst einmal gar nichts über deinen Erfolg als Unternehmer aus. Für alle gilt aber: Es ist wichtig, dass du beim Rechnung schreiben 5 wichtige Schritte beachtest:
1. Schritt: Auftrag erfolgreich abschließen
In den meisten Fällen schließt du einen Auftrag zuerst ab, bevor du deinen Kunden eine Rechnung ausstellst. Ausnahmen sind vereinbarte Anzahlungen – hier erhältst du einen Teil des Rechnungsbetrags schon früher.
Tipp: Achte darauf, beim Rechnung schreiben nicht allzu viel Zeit verstreichen zu lassen. Für deine Liquidität ist es wichtig dafür zu sorgen, dass Rechnungsstellung und Zahlung schnell nach Auftragsende erfolgen.
2. Schritt: Musterrechnung verwenden
Bist du soweit, eine Rechnung zu schreiben, solltest du dafür auf eine Musterrechnung zurückgreifen. Eine Musterrechnung hat folgende Vorteile:
- Eine Musterrechnung enthält alle wichtigen Rechnungsangaben
- Du kannst eine Musterrechnung für jede Rechnung wiederverwenden
- Mit einer Musterrechnung sparst du beim Rechnung schreiben Zeit
Du siehst also. Die Verwendung einer Musterrechnung hat viele Vorteile – in erster Linie sparst du Zeit und Aufwand damit. Nutzt du ein Online Rechnungsprogramm wie Debitoor, findest du hier bereits eine professionelle Musterrechnung vor.
Hinweis: Es gibt unterschiedliche Musterrechnungen für Nettorechnung oder Bruttorechnung.
3. Schritt: Rechnung schreiben
Kommen wir zum eigentlichen Punkt: Dem Rechnung schreiben. Denn dabei solltest du einige Dinge beachten. Wichtig ist, dass deine Rechnung folgende Angaben enthält:
- Name und Anschrift von dir / deinem Kunden
- Rechnungsdatum
- Rechnungsnummer
- Leistungsdatum / Lieferdatum
- Deine Steuernummer oder ...
- ... deine Umsatzsteuer-ID (bei innergemeinschaftlichen Lieferungen)
- Evtl. Umsatzsteuer-ID deines Kunden (bei innergemeinschaftlichen Lieferungen)
- Art und Menge des Produkts / der Leistung
- Preis des Produkts / der Leistung
Darüber hinaus ist es sinnvoll, noch weitere nicht verpflichtende Angaben zu machen. Dazu zählen:
- Deine Email-Adresse / Telefonnummer / Handynummer
- Deine Bankverbindung
- Fälligkeitsdatum der Rechnung
Dadurch gehst du sicher, dass dein Kunde dich bei Fragen zur Rechnung schnell kontaktieren kann und deine Rechnung schneller bezahlt wird.
Tipp: Du musst deine Rechnung nicht manuell erstellen. Nutze einfach die Musterrechnung in einem Online Rechnungsprogramm – hier sind alle Pflichtangaben bereits enthalten und du kannst mit wenigen Mausklicks deine Rechnung schreiben.
4. Schritt: Online-Zahlungsoptionen anbieten
Eine gute Möglichkeit, den Zahlungsvorgang deiner Rechnung zu beschleunigen ist: Online-Zahlungsoptionen auf deiner Rechnung anbieten.
Mit einem Online Rechnungsprogramm geht das ganz einfach: Du integrierst einfach einen „Jetzt bezahlen“ Button auf deiner Online-Rechnung. Dann kann dein Kunde per Mausklick direkt z.B. über PayPal bezahlen.
5. Schritt: Rechnung überprüfen und senden
Nun ist deine Rechnung fertig. Wichtig an dieser Stelle: Überprüfe deine Rechnung noch einmal. Beim Rechnung schreiben können immer Fehler passieren. Beispielsweise wählst du das falsche Datum oder vertippst dich bei Kundendaten oder Preis.
Hast du deine Rechnung erfolgreich überprüft, kannst du sie versenden. Nutzt du dafür ein Online Rechnungsprogramm, landet deine Rechnung schnell im Email-Postfach deines Kunden – und du ersparst dir Druck-, und Portokosten und den Gang zur Post.
Tipp: Mit einem Rechnungsprogramm kannst schnell und einfach Rechnungen schreiben und versenden. Aber: Welches Rechnungsprogramm ist gut? Das erfährst du in diesem Beitrag.
