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Was du über Rechnungsstellung und Buchhaltung wissen solltest

Umsatzsteuer-Voranmeldung - Alles was du wissen solltest

Als Unternehmer musst du regelmäßig eine Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben. Mit dem online Buchführungsprogramm Debitoor geht das ganz einfach und schnell mit wenigen Klicks.


Den Rhythmus der Umsatzsteuer-Voranmeldung legt das Finanzamt fest - er richtet sich nach der Höhe der Steuer im Vorjahr.

Die Voranmeldung erfolgt über das elektronische ELSTER-System, eine Umsatzsteuer-Voranmeldung auf Papier wird nur noch in Ausnahmefällen gestattet.

Warum gibt es die Umsatzsteuer-Voranmeldung?

Die Umsatzsteuer ist eigentlich eine Jahressteuer, Du musst also im Folgejahr nochmals eine Umsatzsteuer-Jahreserklärung abgeben. Dabei werden die geleisteten Zahlungen (Umsatzsteuer-Vorauszahlungen) angerechnet. Diese Anrechnung nimmt das ELSTER-System automatisch vor.

Wenn du deine quartalsweisen oder monatlichen Umsatzsteuervoranmeldungen korrekt gemeldet und bezahlt hast, kommen bei der Umsatzsteuer-Jahreserklärung 0,00 Euro an Zahllast/Erstattung heraus.

Durch die Vorauszahlungen schafft die Umsatzsteuer-Voranmeldung einerseits Sicherheit für den Steuerbürger und andererseits für das Finanzamt.

Dasselbe betrifft übrigens auch die Einkommensteuervorauszahlungen, die ab einem bestimmten Einkommen festgesetzt werden.

Fristen für die Umsatzsteuer-Voranmeldung

  • Wer im Vorjahr weniger als 1.000 Euro Umsatzsteuer gezahlt hat, wird vom Finanzamt von der Umsatzsteuer-Voranmeldung befreit. Es muss nur eine Umsatzsteuer-Jahreserklärung erstellt werden.
  • Spätestens zum 10.01., 10.04., 10.07. und 10.10. geben alle Freelancer und Unternehmer die Umsatzsteuer-Voranmeldung ab, die im Vorjahr zwischen 1.000,01 - 7.500 Euro Umsatzsteuer gezahlt haben.
  • Zum 10. jedes Monats geben Steuerpflichtige die Voranmeldung ab, deren Zahllast im Vorjahr über 7.500 Euro lag.

Es gibt eine dreitägige Schonfrist, nach der das Geld beim Finanzamt eingegangen sein muss. Das heißt, dass du erst ab dem 14. einen Säumniszuschlag zahlen musst. Wir empfehlen aber, diese Schonfrist nicht immer auszunutzen, weil sich das Finanzamt merkt, wer ein gewissenhafter Zahler ist.

Bei Gründungen verlangt das Finanzamt für das erste und das folgende Jahr eine monatliche Umsatzsteuer-Voranmeldung.

Kleinunternehmer mit einem Umsatz unter 17.500 Euro müssen hingegen keine Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben.

Dauerfristverlängerung

Wenn dir die 10 Tage nicht reichen, um deine Buchführung zu machen, ist auch es auch möglich, eine Fristverlängerung um einen Monat (sogenannte Dauerfristverlängerung) zu beantragen.

Unternehmer mit monatlicher Umsatzsteuerpflicht müssen allerdings eine Jahresvorauszahlung von 1/11 der Vorjahressumme leisten, um diese Fristverlängerung zu bekommen. Diese Jahresvorauszahlung wird am Jahresende mit der Dezembervoranmeldung verrechnet.

Bei vierteljährlicher Frist und der darauf gewährten Dauerfristverlängerung entfällt diese Vorauszahlung.

Weitere Informationen zur Dauerfristverlängerung und Sondervorauszahlung erhältst du in unserem Artikel zur Dauerfristverlängerung.

Abgabe per ELSTER - Was ist zu beachten?

Die Abgabe mit dem ELSTER-Programm ist nicht ganz einfach. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung findest Du in der Gründerlounge von Debitoor.

Zu beachten sind dabei folgende Punkte:

Du benötigst seit 2014 mindestens ein Zertifikat (es gibt auch andere aufwendigere Sicherungsformen), das für einen deiner Rechner gilt. Dieses musst du bei deinem Finanzamt anfordern und einmalig einrichten.

Nachdem du deine Stammdaten eingetragen hast, die monatlich oder quartalsweise übernommen werden, musst du deine Umsatzsteuer selbst ermitteln.

Tipps zum Ausfüllen der Umsatzsteuer-Voranmeldung

  1. Du trägst in das ELSTER-Formular Deine Umsätze für 19 % Umsatzsteuer (Zeile 81) und gegebenenfalls für 7 % Umsatzsteuer (Zeile 86) sowie Umsätze aus Dreiecksgeschäften usw. ein (jeweils die Nettoumsätze).
  2. Dann trägst Du in Zeile 66 die an andere Unternehmen gezahlten Vorsteuerbeträge (nicht die Umsätze) ein.
  3. Daraufhin rechnet dir Elster die zu zahlende Umsatzsteuer aus und weist sie am Ende in Zeile 83 aus.
  4. Du machst eine Plausibilitätsprüfung und übermittelst die Voranmeldung elektronisch an das Finanzamt.

Ein beliebter Fehler ist, dass du bei den abziehbaren Vorsteuerbeträgen nicht nur die enthaltene Umsatzsteuer, sondern den ganzen Umsatz einträgst.

ELSTER ist hier ein wenig unlogisch: Bei den Umsätzen verlangt es die Nettoumsätze ohne Umsatzsteuer und bei der Vorsteuer darf nur der Steuerbetrag eingetragen werden.

Ein kleines Beispiel

Du hast 1.000 Euro netto + 19 % Umsatzsteuer vom Kunden eingenommen (1.190 Euro), sollst aber in Zeile 81 nur 1.000 Euro eintragen.

Zusätzlich hast du eine Benzinrechnung für 70 Euro + 19 % Umsatzsteuer (13,30 Euro) bezahlt, also insgesamt 83,30 Euro. In die Zeile 66 trägst Du aber nur die 13,30 Euro ein, keinesfalls die 83,30 oder 70 Euro.

Ansonsten rechnet ELSTER eine viel zu geringe Zahllast aus.

Wenn du fertig bist, klickst du auf "Steuererklärung an das Finanzamt übermitteln", gibst dein Passwort für das Zertifikat ein, speicherst die Datei auf deinem Rechner ab und druckst sie dir einmal für deine Unterlagen aus.

Dann zahlst du den Betrag deiner Umsatzsteuer-Voranmeldung an das Finanzamt und bist für diesen Voranmeldezeitraum fertig.

Debitoor-Kunden können ihre Umsatzsteuer-Voranmeldung übrigens ganz bequem direkt aus dem Programm heraus abschicken. Eine aufwändige Meldung über ELSTER entfällt vollständig.

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