Vor einiger Zeit haben wir bereits darüber geschrieben, wir du deine Kunden dazu bringst, deine Rechnungen schneller zu bezahlen. Trotzdem kann es vorkommen, dass dein Kunde seine Rechnung schlichtweg vergisst. Oh Mann - denkst du - und was jetzt?
In diesem Fall solltest du eine Zahlungserinnerung schicken oder eine Mahnung schreiben.
Zahlungserinnerung: Mahnung schreiben leicht gemacht
Wird deine Rechnung nicht bezahlt, schickst du nach Ablauf der Frist am besten zuerst eine Zahlungserinnerung. Das klingt weniger streng als „Mahnung“ – schließlich willst du deinen Kunden ja nicht gleich mit der Vorschlaghammer-Methode verschrecken.
Reagiert dein Kunde innerhalb der neuen Zahlungsfrist nicht und begleicht seine Rechnung, solltest du eine Mahnung schreiben.
Deine Mahnung sollte folgende Punkte beinhalten:
- Betitelung als „Mahnung“
- Die ursprüngliche Rechnungsnummer
- Eine neue Zahlungsfrist
- Die Kundendaten
- Deine Unternehmensdaten
- Begleittext mit Aufforderung zur Zahlung des überfälligen Rechnungsbetrags
- Beschreibung des Produkts oder der Dienstleistung
- Preis inklusive Umsatzsteuer und Rechnungsbetrag
Für deine Mahnung solltest du auf eine Mahnungsvorlage zurückgreifen. Das geht am einfachsten über ein Rechnungsprogramm.
So geht’s einfacher: Mahnung schreiben mit einem Rechnungsprogramm
Ein Rechnungsprogramm wie Debitoor erleichtert dir das Schreiben deiner Mahnungen.
- Du siehst auf einen Blick, welche Rechnungen überfällig sind und musst nicht erst das Datum nachrechnen.
- Du kannst aus deiner Rechnung ganz einfach per Mausklick eine Mahnung generieren.
- Alle relevanten Daten werden aus deiner Rechnung automatisch in die Mahnung übernommen – kein manuelles Tippen nötig.
- Du kannst aus verschiedenen Mahnstufen auswählen und Standardtexte festlegen.
- Du versendest deine Mahnung direkt aus deinem Rechnungsprogramm heraus.
Im Rechnungsprogramm Debitoor kannst du für jede überfällige Rechnung eine Zahlungserinnerung senden und drei verschiedene Mahnungen schreiben:
Warum du eine Mahnung schreiben solltest
Eine Zahlungserinnerung oder Mahnung dient in erster Linie dazu, ihrem Kunden die überfällige Rechnung ins Gedächtnis zu bringen und ihn zur Zahlung zu bewegen.
Oft genügt schon eine Zahlungserinnerung oder die erste Mahnung. Schließlich weiß dein Kunde, dass er dir die Zahlung der Rechnung rechtmäßig schuldig ist.
Sollte dein Kunde nicht reagieren oder nicht zahlen können, kann es sinnvoll sein, eine Schuldanerkenntnis mit ihm zu vereinbaren.
