Workflow in deinem Rechnungsprogramm: Vom Angebot zur Rechnung

Rechnungsvorlagen, die den Workflow in einem Rechnungsprogramm symbolisieren

Du bist Gründer und schreibst deine Rechnungen noch mit Word und Excel? Dann solltest du dir überlegen, auf ein Rechnungsprogramm umzusteigen, denn: Du ersparst dir damit viel Arbeit und optimierst deinen Workflow.

In diesem Beitrag erklären wir dir den einfachen Rechnungsprozess in einem Rechnungsprogramm am Beispiel von Debitoor.

Angebote schreiben in deinem Rechnungsprogramm

Viele Kunden im Dienstleistungsbereich wollen zuerst ein Angebot von dir haben, bevor sie dir einen Auftrag vermitteln.

Dazu musst du nicht erst eine Angebotsvorlage in Word basteln – dein Rechnungsprogramm verfügt bereits über eine professionelle Vorlage, die du individuell designen kannst.

Die Angaben in deinem Angebot musst du auch nicht mühsam manuell eintippen: Angebotsdatum, Angebotsnummer und Gültigkeitszeitraum werden bereits automatisch von deinem Rechnungsprogramm eingefügt. Jetzt musst du nur noch Kunde und Produkt / Leistung aus einem Dropdown Menü auswählen und auf „speichern“ klicken – schon ist dein Angebot fertig.

Versenden kannst du dein Angebot jetzt einfach direkt per Mausklick aus deinem Email Programm heraus.

Das Ganze kostet dich weniger als 1 Minute. Wie lange benötigst du dafür in Word und Excel?

PS.: Erfahre hier, wie du ein Angebot mit einem Rechnungsprogramm schreibst.

Rechnungsprogramm: Angebote in Rechnungen konvertieren

Hast du dein Angebot verschickt und nimmt es der Kunde an, müsstest du in Word und Excel nun eine neue Rechnungsvorlage öffnen und eine Rechnung erstellen.

In einem Rechnungsprogramm klickst du nur auf „In Rechnung konvertieren“ – und schon erstellt das Rechnungsprogramm automatisch eine Rechnung aus deinem Angebot. Praktisch, oder? Übrigens: Auch für deine Rechnungsvorlage stehen dir viele verschiedene Designs zur Verfügung.

Verschiedene Rechnungsvorlagen mit unterschiedlichen Designs in einem Rechnungsprogramm

Selbstverständlich kannst du auch ohne Angebot eine Rechnung erstellen. Du öffnest einfach eine Rechnungsvorlage - und erstellst analog zum Angebot eine Rechnung.

PS.: Weißt du, wie eine Rechnung aufgebaut sein muss? Lies hier nach, welche Pflichtangaben auf einer Rechnung stehen müssen.

Lieferscheine aus Rechnungen erstellen im Rechnungsprogramm

Verkaufst du deinem Kunden ein Produkt, möchte dein Kunde möglicherweise einen Lieferschein erhalten. Auch in diesem Fall musst du dieses Dokument nicht neu erstellen – per Mausklick konvertierst du deine Rechnung einfach in einen Lieferschein.

Du siehst: Ein Rechnungsprogramm erspart dir viel manuelle Arbeit – und du hast mehr Zeit für andere Tätigkeiten.

Rechnungsprogramm: Rechnungen automatisch mit Zahlungen abgleichen

Was passiert, wenn du deinen Auftrag erfüllt hast und dein Kunde bezahlt? Normalerweise müsstest du jetzt manuell deine Kontoauszüge mit deinen Rechnungen abgleichen und die Rechnungen entsprechend markieren. Das ist sehr aufwendig.

Mit einem Rechnungsprogramm hast du es da leichter: Denn dein Rechnungsprogramm kannst du mit deinem Konto verknüpfen – die so genannte „Banking“-Funktion.

Dabei werden alle Zahlungen aus deinem Konto in dein Rechnungsprogramm importiert. Dein Rechnungsprogramm erkennt automatisch, welche Zahlung zu welcher Rechnung gehört – und markiert die entsprechende Rechnung als „bezahlt“.

Voilà – schon ist deine Buchhaltung ohne Aufwand erledigt!

Rechnungen in Mahnungen konvertieren

Leider gibt es aber auch Kunden, die nicht bezahlen – oder sehr verspätet. In diesem Fall kannst du mit deinem Rechnungsprogramm automatisch Zahlungserinnerungen und Mahnungen erstellen und versenden.

Wie gewohnt, geht das auch in diesem Fall ganz einfach per Mausklick: Du öffnest die entsprechende Rechnung und wandelst diese dann direkt in eine Mahnung um. Klicke auf „Senden“ – und schon landet sie im Email-Postfach deines Kunden.

So kannst du deinen Kunden freundlich an die ausstehende Zahlung erinnern.

PS.: Hier geben wir dir 7 Tipps, damit deine Rechnungen schneller bezahlt werden.

Geschrieben von AndreaAndrea, 15. Juni 2017