Ab wann sollte ich eine Mahnung schreiben?
Nicht alle Kunden zahlen ihre Rechnungen pünktlich. In diesem Fall kannst du deinem Kunden eine Mahnung schreiben und ihn an die ausständige Zahlung erinnern.
Besonders einfach und schnell eine Mahnung schreiben kannst du mit einem Rechnungsprogramm wie Debitoor. Schreibe jetzt deine erste Mahnung.
Gleich Mahnung schreiben oder doch erst eine Zahlungserinnerung?
Die Entscheidung liegt bei dir. Ist es das erste Mal dass dein Kunde nicht zahlt, solltest du ihm vielleicht vor der Mahnung erst eine Zahlungserinnerung zukommen lassen. Das Wort "Zahlungserinnerung" klingt schließlich angenehmer als "Mahnung" oder? Und bringt deinen Kunden nicht sofort in Verlegenheit .
Im Rechnungsprogramm Debitoor hast du überfällige Rechnungen stets im Blick und kannst ganz einfach Zahlungserinnerungen und Mahnungen erstellen - ganz schnell und einfach. Alle nötigen Informationen werden automatisch aus der Rechnung übernommen.
Eine Zahlungserinnerung hat vor Gericht übrigens den gleichen Wert wie eine Mahnung, wenn der Zahlungsverzug eindeutig genannt wurde.
Wichtig:
In der Zahlungserinnerung / Mahnung musst du eine neue Zahlungsfrist festlegen. Zudem musst du klar sagen, dass dein Kunde das Zahlungsziel überschritten hat.
Mahnung schreiben: Wann und wie schreibe ich eine Mahnung?
Deine erste Mahnung schreiben kannst du prinzipiell sofort mit Ablauf der Zahlungsfrist, die du auf der Rechnung festgesetzt hast. Oder nach Versand der Zahlungserinnerung. Eingebürgert haben sich drei Mahnstufen:
1. Mahnung
Hat die Zahlungserinnerung keinen Erfolg gezeigt, solltest du die erste Mahnung schreiben. Achte darauf, dass die Mahnung als solche gekennzeichnet ist und erneut eine Frist ausweist. In einem Zusatzfeld solltest du auf die ursprüngliche Rechnung Bezug nehmen, sodass dein Kunde weiß, um welche Rechnung es sich handelt.
2. Mahnung
Ist die zweite Zahlungsfrist ebenfalls erfolglos verstrichen, erfolgt die 2te Mahnung. Selber Aufbau wie die 1te Mahnung, nur diesmal eine kürzere Zahlungsfrist.
Mit jeder weiteren Mahnung solltest du deinem Kunden deutlich machen, dass es langsam Zeit wird, die offene Rechnung zu begleichen.
3. und letzte Mahnung
Schluss mit lustig – spätestens jetzt solltest du einmal über die Geschäftsbeziehung mit deinem Kunden nachdenken. Mit der 3ten und letzten Mahnung solltest du den Ernst der Lage durch das Erwähnen von gerichtlichen Schritten deutlich machen und eine letzte Zahlungsfrist setzen. Mach ihn darauf aufmerksam, dass alle weiteren Schritte für ihn mit Kosten verbunden sind. Am besten, du schickst die Mahnung (falls per Post) als Einschreiben.
Es empfiehlt sich:
Geplante Lieferungen an den Kunden sollten vorerst gestoppt werden, bis die Zahlung erfolgt ist.
Verzugszinsen/Mahngebühren
Sobald dein Kunde in Zahlungsverzug gerät, hast du Anspruch auf Verzugszinsen/Mahngebühren. Diese betragen in der Regel 8 % des Gesamtbetrags beim Handel mit Geschäftskunden und 5 % des Gesamtbetrags beim Handel mit Privatkunden.
Gerichtliches Mahnverfahren
Hat dein Kunde die Rechnung immer noch nicht bezahlt, bleibt dir nur noch das gerichtliche Mahnverfahren. Den Mahnbescheid kannst du bei deinem Amtsgericht vor Ort beantragen. Dazu brauchst du anfangs keine Dokumente vorzulegen. Widerspricht der Kunde dem Mahnbescheid, solltest du einen Anwalt kontaktieren.
Durch das gerichtliche Mahnverfahren ist es sehr wahrscheinlich, dass du diesen Kunden verlieren wirst. Das Positive an dem Verfahren ist, dass wahrscheinlich schon ein Schreiben deines Rechtsanwaltes in der Regel sehr überzeugend ist und deinen Kunden meist dazu bewegt die offene Rechnung endlich zu begleichen.
Schon gewusst?
Mit dem Rechnungsprogramm Debitoor kannst du deine Mahnungen jetzt ganz einfach und schnell schreiben. Schreibe jetzt deine erste Mahnung!
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