Gerade im Geschäftsleben ist es wichtig, sich klar und deutlich auszudrücken. Neue Technologien zwingen uns dazu, uns heute statt persönlich vor allem schriftlich über Email zu unterhalten. Umso wichtiger ist ein klarer Schreibstil – sonst sind Missverständnisse vorprogrammiert.
Das gilt - ganz besonders - auch für deine Rechnungen.
Warum es wichtig ist, dich in deinen Rechnungen klar auszudrücken
Kennst du das Buch Ulysses von James Joyce? Dann hast du jetzt eine grobe Vorstellung davon, wie die schriftliche Kommunikation mit deinen Kunden nicht aussehen sollte.
Du willst schließlich bezahlt werden, oder? Und nicht den Nobelpries für Literatur gewinnen. Darum solltest du deine Rechnung verständlich schreiben und dich nicht in Metaphern und Andeutungen hüllen.
6 Tipps für eine klare und unmissverständliche Rechnung
Das Rad neu erfinden müssen wir dazu nicht. Bereits der Schriftsteller George Orwell hat sich in seinem Essay mit der englischen Sprache und Kommunikation auseinandergesetzt.
Seine Regeln sind Teil des Style Guide von der Zeitung The Economist – deren Schreibstil von Klarheit, Prägnanz und Eleganz geprägt ist.
Obwohl dieses Handbuch für Journalisten und Kommunikatoren bestimmt ist, sind ihre Grundregeln gleichermaßen gültig für jeden Profi (also auch Unternehmer) der klar kommunizieren möchte. Für deine Rechnungen bedeutet das:
- Der Schlüssel einer klaren Kommunikation ist klares Denken. Überlege dir also genau, wie du deine Rechnungen formulierst.
- Stell sicher, dass dein Kunde alle nötigen Informationen hat und überprüfe, ob deine Rechnung vollständig ist.
- Vermeide lange Wörter und Satzkonstruktionen. In der Kürze liegt die Würze, also: Immer prägnant, direkt und vor allem kurz fassen!
- Schreibe immer in der Aktivform, nicht im Passiv. Auf deiner Rechnung schreibst du statt „Die Reparatur wird am XXX erfolgen“ besser „Wir führen die Reparatur am XXX durch“. Die Aktivform vermittelt immer Handlungsfähigkeit.
- Versuche, Jargon oder Abkürzungen auf deiner Rechnung zu vermeiden. Besonders Anwälte und Berater neigen dazu, sich in Fachtermini auszudrücken – und ihre Kunden verstehen nur "Bahnhof"
- Achte in deiner Rechnung auch auf Grammatik und Rechtschreibung. Es wirkt einfach unprofessionell, wenn deine Rechnungen Rechtschreibfehler aufweisen.
Denke immer daran: Eine klare Schreibweise beugt Missverständnissen vor. Wir verschwenden oft sinnlos Zeit mit Kommunikationsproblemen, die das Resultat einer unklaren Ausdrucksweise sind.
So hilft die Debitoor dabei, deine Rechnungen klar zu formulieren
Mit Debitoor kannst du die Zeit, die du in die Kommunikation mit deinen Kunden investierst, deutlich reduzieren. Deine Rechnung enthält nämlich bereits alle wichtigen Angaben. Für persönliche Anmerkungen stehen dir aber noch zwei freie Textfelder zur Verfügung:
Hinweisfeld
Hier kannst du deinen Kunden auf Besonderheiten in deiner Rechnung hinweisen, z.B. den Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung anbringen.
Bedingungen
Hinweise auf die Geschäftsbedingungen (AGB), Zahlungsanweisungen oder ähnliches finden hier ihren Platz.
Versuche, unsere 6 Tipps in diesen beiden freien Rechnungsfeldern anzuwenden. Du wirst sehen: Es ist gar nicht so schwierig.
Aber auch in deiner sonstigen Kundenkommunikation solltest du diese Tipps im Kopf behalten. Sie sparen Zeit, verhindern Missverständnisse und erhöhen deine Professionalität – auch aus Sicht deiner Kunden
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