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DATEV und dein Rechnungsprogramm – So funktioniert der DATEV Export

Wer sich selbstständig macht, beißt sich oft schon bald am deutschen Steuerrecht die Zähne aus. Keine Frage: Ein Steuerberater muss her! Doch wie schafft man den Spagat zwischen Steuerbüro und Buchhaltungssoftware?

Darstellung des DATEV Exports in einem Rechnungsprogramm

Dazu stellen wir dir heute eine zentrale Funktion vieler Rechnungsprogramme vor: den DATEV Export

Wie funktioniert der DATEV Export im Rechnungsprogramm?

Ein Rechnungsprogramm, dass einen DATEV Export ermöglicht, kann Daten ins DATEV Format umwandeln. „DATEV Format“ bedeutet, dass alle Geschäftsvorfälle (z.B. wenn du eine Ausgabe per Überweisung von deinem Geschäftskonto bezahlst) anhand der DATEV Standardkontenrahmen (SKR) abgebildet werden.

In der Benutzeroberfläche deiner Buchhaltungssoftware merkst du davon zunächst überhaupt nichts. Du erfasst dort ganz einfach deine Einnahmen und Ausgaben und wenn es dann beispielsweise Zeit wird für den Jahresabschluss, kannst du in wenigen Klicks alle relevanten Buchhaltungsdaten im DATEV Format aus deinem Account herunterladen.

Diese Daten schickst du dann an dein Steuerbüro, welches die Dateien wiederum bei sich im DATEV System hochladen kann. Dann müssen eventuell nur einige kleine Korrekturen/Umbuchungen vorgenommen werden, und schon sind alle Buchhaltungsdaten korrekt erfasst.

Übrigens kannst du bei vielen Rechnungsprogrammen auch direkt deinem Steuerberater Zugang zu deinem Account geben, sodass dieser den DATEV Export selbst ausführen kann. Dann geht das Ganze noch schneller.

Welche Vorteile hat ein Rechnungsprogramm mit DATEV?

Wenn das Steuerbüro deine Buchhaltungsdaten nicht im DATEV Format erhält, muss jeder einzelne Geschäftsvorfall manuell auf den entsprechenden Kontenrahmen gebucht werden. Das ist zeitaufwendig und je mehr Zeit der Steuerberater mit deinem Papierkram verbringt, desto höher steigen die Steuerberaterkosten für dich.

Erhält dein Steuerberater deine Daten dagegen in einem Format, dass sein DATEV System „verdauen“ kann, so erspart ihm das aufwendige manuelle Arbeit und er kann sich stattdessen spannenderen, z.B. beraterischen, Aufgaben widmen.

Steuerberater, der dank DATEV-Export effizienter arbeitet

Es ist also eine klare „Win-Win-Situation“ für dich und deinen Steuerberater. :)

Wie funktioniert eine DATEV Schnittstelle?

Als Alternative zu einem Rechnungsprogramm mit DATEV Export, kannst du eine Buchhaltungssoftware mit DATEV Schnittstelle nutzen. Die DATEV Schnittstelle ermöglicht eine direkte Verbindung zwischen dem Rechnungsprogramm und DATEV.

Die Anbindung per Schnittstelle bietet somit einen direkten Datenaustausch zwischen der DATEV Software und der Drittanbieter-Software (deinem Rechnungsprogramm mit DATEV Schnittstelle). Du und/oder dein Steuerberater müsst also keinen manueller Export und Import einer DATEV-konformen Datei ausführen.

Deine Buchhaltungsdaten werden per Knopfdruck direkt vom Rechnungsprogramm an die DATEV Software geschickt.

Grafische Darstellung der DATEVconnect online Schnittstelle

Ermöglicht wird das durch die offene DATEV Schnittstelle bzw. DATEV API. Bekannt ist die Schnittstelle auch unter dem Namen DATEVconnect bzw. DATEVconnect online.

Die große Frage: DATEV Export oder DATEV Schnittstelle?

Jetzt weißt du, wie genau der DATEV Export und die DATEVconnect online Schnittstelle funktionieren. Die Frage, die du dir jetzt vielleicht stellst, ist, welche der beiden Optionen du in deinem Rechnungsprogramm haben möchtest.

Wie so oft gibt es hier keine falsche Entscheidung, denn beide Lösungen ermöglichen es dir und deinem Steuerberater effizienter zusammenzuarbeiten.

Unser Tipp ist das Rechnungsprogramm Debitoor. Darin ist ein DATEV Export in wenigen Klicks erledigt – auch direkt durch deinen Steuerberater, wenn du ihm einen Steuerberater-Zugang gibst. Und all das zu einem erschwinglichen Preis. :)