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Rechnung schreiben als Fotograf: So geht’s!

Fotograf mit Fotoapparat, der eine Rechnung schreiben muss

Fotograf ist für viele auch heute noch der Traumberuf. Hast du dich vielleicht sogar schon als Fotograf selbstständig gemacht – hauptberuflich oder nebenberuflich? Dann musst du früher oder später auch deine erste Rechnung schreiben.

Aber: Wie schreibt man eine Rechnung als Fotograf? Was muss man dabei beachten? Im Folgenden zeigen wir dir alles, was du zum Thema Rechnungsstellung wissen musst:

1.) Muss ich als Fotograf immer eine Rechnung schreiben?

Eine wichtige Frage, die sich viele Fotografen anfangs stellen: Wem muss ich überhaupt eine Rechnung ausstellen?

Prinzipiell gilt: Eine Rechnung schreiben musst du nur für Geschäftskunden – also für andere Unternehmer. Beispielsweise dann, wenn dich ein Unternehmen damit beauftragt, Produktfotos für die eigene Website oder eine Printwerbung zu machen.

Privatpersonen musst du hingegen keine Rechnung ausstellen. Eine Quittung über die Zahlung würde beispielsweise auch genügen.

Fotografin beim Shooting, für das sie später eine Rechnung schreiben wird

2.) Rechnung schreiben als Fotograf: Welche Angaben muss eine Rechnung beinhalten?

Wenn dein Kunde eine Geschäftskunde ist und du eine Rechnung schreiben musst, musst du gewisse Angaben beachten.

Pflichtangaben auf einer Rechnung

Eine Rechnung schreiben als Fotograf ist nicht schwer – wenn du folgende Pflichtangaben beachtest:

  • Dein Name und deine Anschrift
  • Name und Anschrift deines Geschäftskunden
  • Deine Steuernummer
  • Rechnungsnummer
  • Rechnungsdatum (Tag der Rechnungsstellung)
  • Leistungsdatum (Tag des Fotoshootings)
  • Leistungsbeschreibung
  • Rechnungsbetrag (Brutto, Netto, Steuersatz und -betrag)

Hinweis: Bist du kein umsatzsteuerpflichtiger Regelunternehmer, sondern Kleinunternehmer, darfst du keine Umsatzsteuer in Rechnung stellen. Der Rechnungsbetrag wird also ohne Umsatzsteuersatz und Umsatzsteuerbetrag angegeben.

Freiwillige Angaben auf einer Rechnung

Neben den Pflichtangaben kannst du auch noch weitere freiwillige Angaben auf deiner Rechnung machen:

  • Zahlungsfrist
  • Kundennummer
  • Produktnummer
  • Bankverbindung
  • Zusätzliche Kontaktdaten (Telefonnummer, Email Adresse)

Es ist sinnvoll, zumindest Zahlungsfrist, Bankverbindung und zusätzliche Kontaktdaten anzugeben, denn sie erleichtern deinem Kunden die Kontaktaufnahme und Zahlung der Rechnung.

3.) Gliederung und Aufbau der Rechnung

Willst du als Fotograf eine Rechnung schreiben, solltest du auch die übliche Gliederung einer Rechnung beachten:

  • Kopfzeile: Name und Anschrift von dir und deinem Kunden, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Leistungsdatum
  • Mittelteil: Leistungsbeschreibung und Rechnungsbetrag
  • Fußzeile: Weitere Angaben wie Bankverbindung und Steuernummer

4.) Logo & Design: Rechnung schreiben und gestalten als Fotograf

Wer eine Rechnung schreibt, denkt vermutlich nicht in erster Linie an das Rechnungsdesign. Dennoch ist es wichtig, dass deine Rechnung – so wie Flyer, Briefpapier, Visitenkart etc. – deinem Corporate Design entspricht. Schließlich soll auch deine Rechnung professionell und stimmig wirken.

Anpassen solltest du auf deiner Rechnung daher mindestens folgende Designelemente:

  • Logo
  • Hintergrundfarben
  • Schriftart und Schriftfarbe
  • Anordnung der Rechnungselemente

Rechnungsdesign beim Rechnung schreiben als Fotograf

5.) Rechnung schreiben und versenden: Per Post, Email oder persönlich?

Hast du deine Rechnung fertiggestellt, musst du sie noch deinem Kunden zukommen lassen. Hier gibt der Gesetzgeber keine rechtlichen Vorgaben – du kannst dich also entscheiden: Willst du deine Rechnung lieber ausdrucken und per Post verschicken? Oder stellst du sie deinem Kunden per Email zu?

Auch in traditionellen Unternehmen hat es sich mittlerweile eingebürgert, Rechnungen online zu schreiben und zu versenden: Es ist kostensparender und weniger zeitaufwendig.

6.) Rechnungen bezahlen lassen und Zahlungen verwalten

Bisher haben wir nur besprochen, wie du als Fotograf eine Rechnung schreiben und versenden solltest. Nun geht es um das wichtige Thema: Zahlung!

Willst du deinen Kunden einen guten Service bieten, kannst du ihnen verschiedene Zahlungsoptionen anbieten:

  • Zahlung in bar (vor Ort)
  • Zahlung per Kreditkarte oder EC-Karte via Kartenlesegerät (vor Ort)
  • Zahlung online (z.B. via PayPal)

Wichtig ist, dass du dabei immer den Überblick behältst, welcher Kunde schon bezahlt hat und welche Zahlung noch ausständig ist. So kannst du - wenn es nötig ist - rechtzeitig eine Zahlungserinnerung oder Mahnung schicken.

7.) Rechnungsprogramm: Einfacher Rechnungen schreiben, versenden & verwalten

Du musst eine Rechnung schreiben? Dann kannst du dies manuell tun, beispielweise mit einer Rechnungsvorlage für Word oder Excel. Einfacher ist es, wenn du dafür ein Rechnungsprogramm wie Debitoor nutzt. So wie Fotograf David Haase und Fotograf Stefan Schwedt.

Ein Rechnungsprogramm wie Debitoor bietet dir viele verschiedene Vorteile bei der Rechnungsstellung:

  • Professionelle Rechnungsvorlage
  • Verschiedene Vorlagen für Rechnungsdesigns
  • Rechnungsversand oder Rechnungsdruck per Mausklick
  • Bezahlung der Rechnung in bar, per Karte (via SumUp Integration) oder online
  • Automatische Rechnungsverwaltung
  • Banking: Automatische Markierung bezahlter Rechnungen

Außerdem kannst du mit Debitoor deine komplette Buchhaltung einfach und schnell selbst erledigen:

  • Ausgaben anlegen
  • Berichte wie Umsatzsteuervoranmeldung oder GuV erstellen
  • Umsatzsteuervoranmeldung direkt an das Finanzamt versenden
  • Daten in DATEV exportieren (für deinen Steuerberater)

Du siehst: Ein Rechnungsprogramm wie Debitoor erleichtert dir das Rechnung schreiben als Fotograf um einiges. So sparst du Zeit und hast deine Rechnungen immer professionell verwaltet.