In 7 Fragen zur Umsatzsteuervoranmeldung

Frage 1: UStVA – wieso, weshalb, warum?

Der Staat hat die Umsatzsteuervoranmeldung laut §18 UStG (Umsatzsteuergesetz) eingeführt, damit er nicht ein ganzes Jahr oder noch länger auf die Steuereinnahmen warten muss.

Indem die Zahlung über das Jahr verteilt erfolgt, sichert er sich einen Zinsvorteil. Außerdem verringert er so das Risiko eines möglichen Zahlungsausfalls des Unternehmers. Durch die Umsatzsteuervoranmeldung tätigst du also sozusagen eine Vorauszahlung der Umsatzsteuer ans Finanzamt.

Aber auch für dich als Unternehmer kann die Umsatzsteuervoranmeldung Vorteile bringen. Durch diese Vorauszahlung ist deine Steuerlast gleichmäßiger über das Jahr verteilt. So werden Zahlungsschwierigkeiten am Ende des Jahres vermieden. Wenn du selbst Vorsteuer zahlst, kannst du sie dir zeitnah vom Finanzamt zurückholen.

Praxistipp: Falls du kein Kleinunternehmer bist, bist du vom ersten Tag deines Unternehmerdaseins umsatzsteuerpflichtig. Darum solltest du dich so früh wie möglich mit dem Thema Umsatzsteuervoranmeldung auseinandersetzen!

Frage 2: Wer muss eine Umsatzsteuervoranmeldung machen?

In Deutschland muss jeder Unternehmer, der eine gewerbliche oder freiberufliche Tätigkeit ausübt, regelmäßig eine Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt stellen.

Es gibt drei Ausnahmen:

• Existenzgründer, die die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen. Als Kleinunternehmer gelten alle Selbstständigen, die im Vorjahr einen Umsatz von nicht mehr als 22.000 Euro erzielt haben und im aktuellen Jahr einen Umsatz von 50.000 Euro nicht überschreiten. Auch Freiberufler können von dieser Umsatzsteuerbefreiung Gebrauch machen, wenn sie unter der festgelegten Umsatzgrenze liegen.
• Bestimmte Berufsgruppen wie Ärzte, Zahnärzte, Physiotherapeuten oder Versicherungsmakler sind ebenfalls von der Umsatzsteuer ausgenommen und müssen dementsprechend keine Umsatzsteuervoranmeldung machen.
• Lag deine Umsatzsteuerzahllast im vorangegangenen Jahr unter 1.000 Euro, kannst du nach Rücksprache mit dem Finanzamt von der Abgabe einer Umsatzsteuervoranmeldung befreit werden. In diesem Fall musst du nur einmal jährlich eine Umsatzsteuererklärung abgeben.

Praxistipp: Auch Einzelpersonen, die Waren auf eBay verkaufen, können umsatzsteuerpflichtig sein! Selbst dann, wenn sie nicht als Powerseller registriert sind. Da es sich hier um eine rechtliche Grauzone handelt, solltest du dich im Zweifel lieber selbst als umsatzsteuerpflichtigen Unternehmer einstufen – bevor es die Steuerfahndung tut.

Frage 3: Umsatzsteuervoranmeldung: telefonisch, per Post oder online?

Die Umsatzsteuervoranmeldung darf ausschließlich online abgegeben werden. Die Abgabe in Papierform ist nur in Härtefällen und ausschließlich auf Antrag erlaubt.

Aber keine Angst: Das Umsatzsteuervoranmeldung-Formular ist gerade mal zwei Seiten lang. Das eigentliche Ausfüllen dauert keine drei Minuten, die Übermittlung der Daten geht super fix.

Lade dir für die Übermittlung deiner Umsatzsteuervoranmeldung die kostenlose Steuererklärungssoftware ELSTER herunter. Dazu benötigst du ein elektronisches Zertifikat, das du über das ElsterOnline-Portal bestellen kannst. Dieses Zertifikat funktioniert quasi als digitale Unterschrift und gewährleistet die Authentizität deiner Steuerdaten.

Praxistipp: Die Anmeldung für das elektronische Elster-Zertifikat kann bis zu 14 Tagen dauern! Wenn du dir die Zeit und Mühe mit der Elster-Registrierung sparen willst, kannst du die UStVA direkt mit einem Rechnungsprogramm senden. Debitoor füllt relevante Ziffern automatisch aus.

Frage 4: Wie wird die Umsatzsteuer für die UStVA berechnet?

Immer der richtige Steuersatz!

Die Umsatzsteuer nennt man im Sprachgebrauch auch Mehrwertsteuer. Egal, für welche Terminologie du dich entscheidest – Hauptsache, du vergisst sie nicht auf der Rechnung.

Die Höhe der Umsatzsteuer wird anhand des entsprechenden Steuersatzes berechnet. Der aktuelle Mehrwertsteuersatz beträgt 19 %. Bei bestimmten Leistungsarten, etwa bei Kreativarbeiten, gilt ein reduzierter Satz von 7 %. Die genaue Einteilung findest du im Umsatzsteuer-Anwendungserlass.

Du bist dazu verpflichtet, deinen Kunden für jede verkaufte Ware oder Leistung die Umsatzsteuer in Rechnung zu stellen. Die eingenommene Mehrwertsteuer musst du in deiner Umsatzsteuervoranmeldung angeben und dann an das Finanzamt abführen.

Sammle Vorsteuer-Belege!

Neben deinen Einnahmen hast du als Unternehmer natürlich auch Ausgaben und Investitionen, auf die du Mehrwertsteuer zahlst. Diese Mehrwertsteuer wird als Vorsteuer bezeichnet. Du erhältst abziehbare Vorsteuerbeträge vom Finanzamt zurück. Wichtig ist, dass die Mehrwertsteuer auf den Rechnungen, die du bezahlst, explizit ausgewiesen ist. Die Belege musst du sammeln und zehn Jahre lang aufbewahren.

Kurz gesagt: Eingenommene Mehrwertsteuer – ausgegebene Vorsteuer = zu zahlende Umsatzsteuer. Das Steuerprogramm ELSTER rechnet die Differenz, die du zahlen musst, für dich aus. Sollte sich ein negativer Wert, ein sogenannter Vorsteuerüberhang ergeben, erhältst du diesen Betrag vom Finanzamt erstattet.

Soll-Besteuerung oder Ist-Besteuerung?

Bei Unternehmensgründung kannst du die Ist-Besteuerung beantragen. Ansonsten bist du automatisch Soll-Versteuerer. Die Ist-Besteuerung hat den Vorteil, dass du erst dann Umsatzsteuer zahlen musst, wenn eine von dir gestellte Rechnung auch tatsächlich beglichen wurde. Bei der Soll-Besteuerung wird die Umsatzsteuer schon bei der Erbringung der Leistung fällig, egal ob der Kunde die Rechnung bezahlt oder nicht. Für Neugründer ist in jedem Fall die Ist-Besteuerung empfehlenswert.

Lies mehr über Soll-Versteuerung und Ist-Versteuerung in der Debitoor Gründerlounge.

Praxistipp: Ein besonders schneller und einfacher Weg, deine Umsatzsteuervoranmeldung zu machen, ist Debitoor. Auf Basis deiner Rechnungen und Belege füllt das online Buchaltungsprogramm automatisch deine UStVA-Formulare für das Finanzamt aus. So kannst du deine Umsatzsteuervoranmeldung binnen weniger Sekunden erstellen und versenden.

UStVA-Termine – Wie oft muss ich die Umsatzsteuervoranmeldung machen?

Die Umsatzsteuervoranmeldung muss entweder einmal im Monat oder einmal im Quartal vorgenommen werden. Stichtag ist jeweils der 10. d.F. (des Folgemonats). Wichtig: Diese Frist für die Umsatzsteuervoranmeldung ist gleichzeitig auch die Deadline für die Zahlung der Umsatzsteuer. Wenn du dem Finanzamt eine Einzugsermächtigung erteilst, bist du hier auf der sicheren Seite.

Monatliche UStVA

Die monatliche Umsatzsteuervoranmeldung ist in den ersten beiden Jahren einer Existenzgründung immer Pflicht. Ausnahme davon bilden wieder die Kleinunternehmer, die nicht umsatzsteuerpflichtig sind. Später muss die Anmeldung bei einer Umsatzsteuerschuld von über 7.500 Euro monatlich vorgenommen werden. Die Umsatzsteuervoranmeldung ist bis zum 10. Tag des darauffolgenden Monats an das Finanzamt zu übermitteln. Die Umsatzsteuervoranmeldung für Januar muss also beispielsweise bis zum 10. Februar abgegeben werden.

Umsatzsteuervoranmeldung vierteljährlich

Wer eine Steuerschuld zwischen 1.001 und 7.500 Euro hat und bereits seit zwei Jahren regelmäßig eine monatliche Umsatzsteuervoranmeldung macht, muss seine Umsatzsteuervoranmeldung statt zwölfmal nur noch viermal im Jahr abgeben. Anmelde- und Zahlungstermin ist dann der 10. Tag nach Quartalsende, also z. B. für das erste Quartal eines Jahres der 10. April. Um die Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung vierteljährlich vornehmen zu dürfen, benötigst du allerdings die ausdrückliche schriftliche Erlaubnis vom Finanzamt.

Praxistipp: Zehn Tage sind dir zu knapp? Du kannst eine Dauerfristverlängerung beantragen. Damit hast du stets einen Monat länger Zeit, die UStVA-Formulare auszufüllen und die Umsatzsteuer zu bezahlen. Das kann Unternehmern helfen, besser zu wirtschaften.

Beachte aber, dass wenn du deine UStVA monatlich einreichen musst, du bei der Dauerfristverlängerung eine sogenannte Sondervorauszahlung ans Finanzamt tätigen musst. Die Höhe der Sondervorauszahlung beträgt ein Elftel der Umsatzsteuer-Zahllast des Vorjahres. Hattest du im Vorjahr keine Zahllast ans Finanzamt – weil du mehr Vorsteuer gezahlt als Umsatzsteuer eingenommen hast –, musst du auch keine Sondervorauszahlungen vornehmen.

Aber keine Sorge: Die Sondervorauszahlungen verrechnest du am Ende des Geschäftsjahres mit der Umsatzsteuer, sodass die Dauerfristverlängerung nicht dazu führt, dass du mehr zahlst.

Frage 6: Was, wenn ich keine Umsatzsteuervoranmeldung mache?

Dann wird’s kritisch. Wenn du das Umsatzsteuervoranmeldung-Formular zu spät einreichst oder nicht rechtzeitig zahlst, ist das Finanzamt berechtigt, Säumniszuschläge zu erheben.

Dieser Verspätungszuschlag hängt von verschiedenen Faktoren ab (wie groß die Verspätung ist, wie oft man die Frist schon versäumt hat und vom Ermessen des Finanzbeamten) – Er darf aber nicht mehr als 10 % des angemeldeten Steuerbetrags und auch nicht mehr als 25.000 € betragen.

Wenn deine UStVA-Unterlagen nicht mit den Angaben in deiner jährlichen Steuererklärung übereinstimmen, kann dies eine unangenehme Steuerprüfung nach sich ziehen. Zum Glück kannst du die Umsatzsteuervoranmeldung korrigieren (Schritt 4) – am besten so schnell wie möglich.

Wenn du gerade knapp bei Kasse bist, solltest du trotzdem deine Umsatzsteuervoranmeldung machen und gleichzeitig das Finanzamt um Stundung der Zahlungen bitten.

UStVA im Sauseschritt

Klar, die Umsatzsteuervoranmeldung nervt. Aber auch hier ist es wie mit so vielen Dingen im Leben: Wenn man erst mal damit anfängt, läuft es fast von allein. Und von Mal zu Mal geht das Ausfüllen der lästigen Formulare schneller.

Praxistipp: Noch schneller gehts wenn du dir den Umweg über das manuelle Ausfüllen bei ELSTER sparst. Wenn du deine Einnahmen und Ausgaben in einem Rechnungsprogramm wie Debitoor erfasst, kannst du deine UStVA ebenfalls direkt aus dem Programm senden – Kein Elster-Login, kein Ausfüllen mehr!