Im heutigen digitalen Zeitalter kann man als Unternehmer kaum noch auf Computerprogramme und Softwares verzichten. Das ist auch an sich nichts Schlechtes, da diese uns viel Zeit und Aufwand ersparen. Doch gerade für Solo-Selbstständige können IT-Anschaffungen doch schon ganz schön ins Geld gehen.
Bist du Unternehmer und nutzt für deine Buchhaltung eine kostenpflichtige Software? Dann aber aufgepasst, denn grundsätzlich lautet die Antwort auf die Frage „Kann ich mein Rechnungsprogramm von der Steuer absetzen?‟: Ja.
Denn das Schreiben von Rechnungen, Erfassen von Ausgaben, Verschicken der Umsatzsteuervoranmeldung sowie alle anderen buchhalterischen Vorgänge, die du über dein Rechnungsprogramm erledigst, gelten als betrieblich bedingte Tätigkeiten.
Die einzige Ausnahme gilt bei Selbstständigen, die die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen. Diese führen keine Umsatzsteuer ans Finanzamt ab und sind daher auch nicht vorsteuerabzugsberechtigt.
So, die Frage ist also schon beantwortet. Und war’s das jetzt mit dem Artikel? Nein, denn bei der Versteuerung von IT-Kosten wird nach Art und Wert der Anschaffung unterschieden.
Was genau fällt in den Bereich IT-Kosten?
IT-Kosten sind jegliche Ausgaben für Hardware und/oder Software. Hardware-Anschaffungen können z.B. ein neuer Laptop, ein Smartphone oder auch ein Drucker sein.
Im Bereich Software können Kosten für Betriebssysteme, installierte Programme, den Kauf und die Verlängerung von Lizenzen sowie für online genutzte Cloud-Softwares anfallen. In diese Kategorie fallen also auch Buchhaltungssoftwares und Rechnungsprogramme.
Vorsteuerabzug fürs Rechnungsprogramm
Bist du vorsteuerabzugsberechtigt, so kannst du für den Zeitraum, in dem du deine Buchhaltungssoftware gekauft oder ein Abo dafür abgeschlossen hast, die Umsatzsteuer als Vorsteuer abführen.
Das machst du über deine Umsatzsteuervoranmeldung, welche du monatlich, quartalsweise oder fürs gesamte Jahr ans Finanzamt schickst. Hier werden die Umsatzsteuerbeträge deiner Ein- und Ausgaben miteinander verrechnet. Die Differenz wird dann entweder vom Finanzamt an dich gezahlt - wenn die Vorsteuer größer als die Umsatzsteuer war - oder umgekehrt. Beim Rechnungsprogramm von Debitoor kannst Du übrigens die UStVA direkt ans Finanzamt schicken.
Verschiedene IT-Anschaffungen und ihre Versteuerung
Hardware
Hardware fällt in den Bereich materielle Wirtschaftsgüter. Bis zu einem Wert von 800 € netto kannst du diese noch im Jahr der Anschaffung zu 100% abschreiben. Kostet eine Hardware-Anschaffung dich dagegen mehr als 800 €, so wird diese in der Regel über einen Zeitraum von 3 Jahren abgeschrieben.
Sogenannte Peripheriegeräte wie eine Maus oder ein Drucker können nicht selbstständig (also ohne Computer) genutzt werden. Deshalb müssen sie zu den Anschaffungskosten des Computers hinzugerechnet werden. Überschreitet man, nachdem man die Kosten addiert hat, die 800-€-Grenze, ist nur eine Abschreibung über drei Jahre möglich.
Computerprogramme und Softwares
Computerprogramme fallen in die Kategorie der immateriellen Wirtschaftsgüter. Deren sogenannte betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer liegt meist ebenfalls bei drei Jahren. Eine Ausnahme wird bei ERP-Softwares (Enterprise-Resource-Planning-Softwares, welche zur Steuerung sämtlicher Geschäftsprozesse eines Unternehmens dienen) gemacht. Diese werden über 5 Jahre hinweg abgeschrieben.
Auch hier gilt die 800-€-Grenze: Bis zu diesem Betrag können die Programme als Trivialsoftware abgeschrieben werden - und das direkt im Jahr der Anschaffung. Vorsicht aber bei Software, die zusammen mit Hardware angeschafft wird: Hier wird vom Finanzamt eine gemeinsame Abschreibung verlangt.
Updates
Oft ist man bei der Nutzung von Computerprogrammen gezwungen, die aktuellsten Updates zu erwerben. Diese gelten als Instandhaltungsaufwand, da man das ursprüngliche Programm beibehält und meist nur Teile der Software aktualisiert werden. Die entstehenden Kosten in dieser Kategorie kannst du sofort als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen.
Achtung: Falls das Update das Programm grundlegend verändert, so kann das vom Finanzamt dagegen schon als Anschaffung gewertet werden.
Lizenzen
Für viele Softwares muss man Lizenzen erwerben, damit man deren vollen Funktionsumfang legal nutzen kann. Zahlst du als Unternehmer einen laufenden Betrag, der monatlich oder jährlich anfällt, dann wird das als sofortiger Aufwand für das Unternehmen gewertet. Die damit verbundenen Kosten sind daher auch sofort als Betriebsausgaben von der Steuer absetzbar.
Gemischte Nutzung - geschäftlich und privat
Da viele Selbstständige von Zuhause aus arbeiten, kommt es leicht mal vor, dass man den Arbeitscomputer zum Buchen der privaten Urlaubsreise nutzt. Auch ist es nicht selten, dass beispielsweise das private Handy für ein geschäftliches Telefonat genutzt wird. Wirken sich solche Fälle auf die Versteuerung aus?
Grundsätzlich erkennt das Finanzamt Anschaffungen wie Computer, Drucker, Rechnungsprogramme und ähnliches problemlos als Betriebsausgabe an. Denn es ist klar, dass diese für unternehmerische Tätigkeiten notwendig sind. Auch Kosten für Wartung, Reparaturen und Weiterbildungskurse zur Nutzung einer Software sind hier kein Problem.
Entscheidend ist die Frage, in welchem Umfang eine IT-Anschaffung geschäftlich bzw. privat genutzt wird. Hier wird eine geringe private Nutzung vom Finanzamt durchaus akzeptiert (bis zu 10%). Sollte das Finanzamt die mindestens 90-prozentige Nutzung für berufliche Zwecke nicht akzeptieren, solltest du versuchen, einen anteiligen Kostenabzug zu erhalten. In den meisten Fällen schätzen die Finanzämter den geschäftlichen Anteil dann auf 50%.
Absprache mit dem Steuerberater
Vor allem bei größeren IT-Anschaffungen lohnt es sich, diese im Vorfeld mit dem Steuerberater zu besprechen. Das liegt daran, dass der Anschaffungszeitpunkt bei der Versteuerung einen Unterschied machen kann. Denn dieser bestimmt, ob die Abschreibung für das gesamte Steuerjahr oder nur einen Teil davon gemacht werden kann.
Was die private Nutzung von IT-Zubehör angeht, so ist bei Zweifeln auch hier eine Absprache mit dem Steuerberater empfehlenswert.
Debitoor von der Steuer absetzen
Und zuletzt die gute Nachricht: Auch das Rechnungsprogramm von Debitoor ist hier keine Ausnahme. Denn auch dafür sind die Abo-Kosten steuerlich absetzbar - vorausgesetzt man macht nicht von der Kleinunternehmerregelung gebrauch.
Und da unser umfangreichster Plan nur maximal 30 € im Monat kostet, kann das Abo auch in jedem Fall komplett im Anschaffungsjahr abgeschrieben werden.
