Wie kann ich meine Telefonkosten richtig absetzen?

Rrrrrring rrrrring - und schon wieder läutet dein Telefon? Als Unternehmer läuft bei dir bestimmt oft die Telefonleitung heiß. Die gute Nachricht ist: Du kannst deine betrieblichen Telefonkosten absetzen.

Früher ging alles eine gemächlicheren Gang. Da musste man noch lange Briefe schreiben, um mit Kunden, Lieferanten und Partnern in Kontakt zu treten. Heute geht das ruckzuck – man greift einfach zum Telefonhörer oder Handy!

Wer kommt aber nun für die Telefonkosten auf? Schließlich handelt es sich um geschäftliche Telefonate. Tatsächlich lassen sich diese Telefonkosten absetzen - als Betriebsausgaben. Die Regelungen für Unternehmer und Mitarbeiter unterscheiden sich aber im Detail.

Telefonkosten absetzen als Unternehmer

Wer als Unternehmer sein Handy zu mindestens 10% geschäftlich nutzt, kann seine betrieblichen Telefonkosten absetzen. Erfüllst du diese Voraussetzung nicht, musst du deine Telefonkosten leider zu 100% privat tragen.

Nehmen wir an, du nutzt dein Handy zu mehr als 10% geschäftlich. Dann kannst du sowohl den jeweiligen geschäftlichen Anteil der Kaufsumme des Handys betrieblich absetzen, als auch die anteilig laufenden Telefonkosten.

Der Einzelverbindungsnachweis

Die umständliche Methode der Ermittlung des geschäftlichen Anteils deiner Telefonkosten ist der Einzelverbindungsnachweis. Hier musst du jedes Monat eine genaue Übersicht darüber führen, welche Telefonate geschäftlicher und welcher privater Natur sind. Ähnlich wie das Fahrtenbuch deines PKWs.

Die Schätzung

Einfacher ist es, den Anteil der geschäftlichen Nutzung deines Telefons zu schätzen. In einem Fall ist das sogar unumgänglich: Wenn du eine Handy-Flatrate hast.

Dazu notierst du drei Monate lang dein Telefonierverhalten mittels Einzelverbindungsnachweis und errechnest daraus anschließend den Mittelwert deiner geschäftlichen Nutzung. Diesen Teil kannst du dann künftig pauschal als Betriebsausgaben absetzen – ohne einen weiteren Nachweis erbringen zu müssen.

Telefonkosten absetzen bei Mitarbeitern

Nun hast du aber vielleicht auch Mitarbeiter. Denen du ein Handy zur Verfügung stellst oder die von ihren privaten Handys aus geschäftliche Anrufe tätigen. Wie kannst du nun diese Telefonkosten absetzen?

Du stellst deinem Mitarbeiter ein Handy zur Verfügung

Stellst du einem Mitarbeiter ein Handy zur Verfügung, kannst du die Kosten dafür zu 100% steuerlich absetzen – auch wenn dein Mitarbeiter das Handy nebenbei privat nutzt. Diese Regelung umfasst sogar Handys des jeweiligen Lebenspartners.

Nehmen wir an, du stellst deinem Mitarbeiter und seiner Lebensgefährtin zwei Handys zur Verfügung. Dein Mitarbeiter nutzt sein Handy zu 60% betrieblich und seine Lebenspartnerin ausschließlich für private Zwecke. Die Kosten dafür kannst du nun zu 100% als Telefonkosten absetzen.

Nach § 3 Nummer 45 Einkommensteuergesetz muss der Unternehmer die private Nutzung des Handys bei seinem Arbeitnehmer übrigens nicht als Lohn versteuern lassen.

Dein Mitarbeiter tätigt geschäftliche Telefonate mit seinem privaten Handy

Darüber hinaus kann es vorkommen, dass dein Mitarbeiter von seinem privaten Telefonanschluss oder Handy geschäftliche Anrufe tätigt oder entgegennimmt. In beiden Fällen handelt es sich für dich ebenfalls um Betriebsausgaben, die du absetzen kannst. Drei Möglichkeiten hast du:

Der Einzelverbindungsnachweis

Analog zur Regelung für Unternehmer, führt dein Mitarbeiter einen entsprechenden Einzelnachweis der Gespräche – und du erstattest ihm die betrieblichen Kosten steuerfrei zurück.

Die Schätzung

Die Schätzung erfolg ebenfalls analog zur Unternehmer-Regelung: Dein Mitarbeiter ermittelt über einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten den betrieblichen Anteil seiner Telefonate. Entsprechend kannst du dann auch künftig eine steuerfreie Erstattung der anteiligen Aufwendungen vornehmen.

Die 20%-Regelung

Ausschließlich für Mitarbeiter gilt die dritte Option der 20%-Regelung. Diese Methode ist gleichzeitig die am wenigsten aufwendige. Bis zu 20% der monatlichen Telefonkosten können nämlich auch ohne weitere Prüfung pauschal steuerfrei abgesetzt werden.