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Rechnungsstellung & Buchhaltung einfach erklärt

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Betriebsausgaben - Was sind Betriebsausgaben?

Betriebsausgaben sind Ausgaben, die in einem wirtschaftlichen Zusammenhang mit dem Betrieb stehen. Sie verringern im Gegensatz zu Einnahmen zwar den Gewinn des Unternehmens. Sie sparen aber auch Steuern.

Daher ist es wichtig, deine Betriebsausgaben zu erfassen. In einem Rechnungsprogramm sammelst Du deine Ausgaben und kategorisierst sie. Weil durch die Ausgaben der Gewinn sinkt, sinken auch deine steuerlichen Abgaben

Zu den Betriebsausgaben zählen sowohl Geldausgaben als auch Abflüsse als Sachwerte. Betriebsausgaben werden in der GuV oder EÜR den Einnahmen gegenübergestellt.

Betriebskosten können bereits vor der Gründung anfallen. Dabei kann es sich um Beratungs- oder Notarkosten handeln oder auch Reise- und Finanzierungskosten.

Welche Betriebsausgaben werden anerkannt?

Ob eine Ausgabe für den Betrieb notwendig ist, wird vom Inhaber des Unternehmens festgelegt. Das heißt aber nicht, dass jede Ausgabe als betriebliche Ausgabe anerkannt wird, wie zum Beispiel Spenden über der Fördergrenze, Geschenke an Geschäftspartner über 35,00€ oder zu hohe Bewirtungskosten.

Außerdem werden private Kosten nicht anerkannt. Eine Trennung von privaten und betrieblichen Kosten ist jedoch häufig nicht einfach.

Betriebsausgaben: Trennung von privaten und betrieblichen Kosten

Private Kosten können für die Buchführung nur geltend gemacht werden, wenn ihr Anteil unter 10% einer betrieblichen Ausgabe liegt. Eine Ausgabe mit privaten und betrieblichen Anteil kann auch dann abgezogen werden, wenn der betriebliche Anteil objektiv gemessen werden kann, zum Beispiel in Quadratmetern oder Einheiten.

Beispiele von Ausgaben, bei denen eine objektive Trennung möglich ist:

  • PKW-Fahrtkosten
  • Telefonkosten
  • Arbeitszimmer

Ein häusliches Arbeitszimmer kann allerdings nur als Aufwendung erfasst werden, wenn das Arbeitszimmer im Zentrum der betrieblichen und beruflichen Tätigkeit steht.

Ein Beispiel für gemischte Kosten sind auch Geschäftsreisen. Können bei einer 5-tägigen Reise, 3 Tage eindeutig einem betrieblichen Zweck zugeordnet werden, dann können drei Übernachtungen sowie An- und Abreise als betriebliche Ausgaben erfasst werden.

Beispiele von Ausgaben für nicht-trennbare Kosten:

  • Computer
  • Tageszeitung
  • Allgemeine Literatur
  • Brille oder Hörgerät

Eine eindeutige Trennung von betrieblichen und privaten Ausgabe gegenüber dem Finanzamt ist hier nicht möglich.

Diese Ausgaben brauchst Du daher in deinem Rechnungsprogramm nicht erfassen.

Häufig kommt es zu Fragen bei Bewirtungsausgaben. Ein Essen mit einem Geschäftspartner muss betrieblich veranlasst sein. Daher sollte der Anlass in deinem Buchhaltungsprogramm vermerkt werden, zum Beispiel: Besprechung des neuen Webdesigns.

Betriebsausgaben in einem Rechnungsprogramm

In einem Rechnungsprogramm erfasst Du deine Ausgaben. Hier werden die Belege zu den Ausgaben hinterlegt. Für die Buchhaltung hälst Du fest, in welche Kategorien deine Ausgaben fallen. Durch die Erfassung der Ausgaben und Einnahmen erhälst Du einen Überblick über den Stand deiner Finanzen