Bevor du dich für ein Rechnungsprogramm entscheidest, willst du wahrscheinlich wissen: Welches Rechnungsprogramm ist gut? Und woran erkenne ich, ob ein Rechnungsprogramm gut oder schlecht ist?
Wir erklären dir, was ein gutes Rechnungsprogramm können muss.
Grundfunktionen: Das muss ein gutes Rechnungsprogramm können
Die meisten Rechnungsprogramme kannst du online testen. Das solltest du auch tun, um zu überprüfen, ob ein Rechnungsprogramm gut ist und ob es deinen Anforderungen genügt.
Folgende Funktionen sollte dein Rechnungsprogramm beherrschen:
Kunden & Produkte verwalten
Bevor du eine Rechnung schreibst, solltest du Kunden und Produkte anlegen. Dies ist eine wichtige Funktion in einem Rechnungsprogramm – denn sobald du Kunden und Produkte angelegt hast, kannst du sie für deine Rechnungen direkt aus einem Dropdown Menü auswählen.
So musst du Kundendaten und Produktdaten nicht jedes Mal manuell in die Rechnungsvorlage eintippen, sparst Zeit und vermeidest Tippfehler.
Tipp: Lies hier nach, wie du mit Kunden-, und Produktlisten schneller Rechnungen schreibst.
Rechnung schreiben, designen & direkt versenden
Ein Rechnungsprogramm sollte es dir natürlich ermöglichen, schnell Rechnungen zu schreiben und zu versenden. Sobald du Kunden und Produkte angelegt hast, kannst du deine erste Rechnung schreiben.
Dazu füllst du einfach die Rechnungsvorlage im Rechnungsprogramm aus. Ein gutes Rechnungsprogramm hat eine Auto-Fill-In Funktion und übernimmt das heutige Rechnungsdatum sowie die aktuelle Rechnungsnummer automatisch. Kunde und Produkt kannst du direkt aus dem Dropdown-Menü auswählen.
Sobald du die Rechnung fertiggestellt hast, kannst du noch das Design anpassen. Ein gutes Rechnungsprogramm stellt dir davor verschiedene professionelle Rechnungsdesigns zur Verfügung. Dann klickst du auf „Senden“. Deine Rechnung landet jetzt direkt im Email Postfach deines Kunden.
Du siehst: Mit einem guten Rechnungsprogramm kannst du Rechnungen blitzschnell schreiben, designen und versenden.
Zahlungsoptionen anbieten
Wir haben uns anfangs die Frage gestellt: „Welches Rechnungsprogramm ist gut?“ Ein wichtiger Faktor ist die Möglichkeit, Zahlungsoptionen direkt mit der Rechnung zu verknüpfen.
Erhält dein Kunde die gerade von dir gesendete Rechnung, kann er direkt in der Email auf „Jetzt bezahlen“ klicken und kann dann die entsprechende Zahlart auswählen, z.B. PayPal, Kreditkarte etc. Dadurch erleichterst du dem Kunden die Zahlung – er zahlt schneller und du erhältst dein Geld früher.
Was, wenn dein Kunde bar oder per Karte vor Ort bezahlen möchte? Auch diese Option bietet ein gutes Rechnungsprogramm an: Du kannst Bareinnahmen erfassen und auch ein Kartenlesegerät damit verknüpfen.
Somit bietet dir ein gutes Rechnungsprogramm alle Möglichkeiten, deinen Kunden einen guten Zahlungsservice zu bieten.
Tipp: Hier geben wir dir 7 Tipps, damit deine Rechnungen schneller bezahlt werden.
Zahlungen mit der Rechnung verknüpfen
Hat dein Kunde bezahlt, musst du die Zahlungen in deinem Rechnungsprogramm verwalten. Ein gutes Rechnungsprogramm verfügt über eine so genannte Banking-Funktion. Das bedeutet, du kannst die auf deinem Bankkonto eingehenden Zahlungen automatisch importieren.
Das Rechnungsprogramm erkennt automatisch, welche Zahlung zu welcher Rechnung gehört, matcht die Zahlung mit der Rechnung und markiert die entsprechende Rechnung als „bezahlt“.
So ersparst du dir die Zeit & Mühe, deine Kontoauszüge und Zahlungen manuell zu checken und bezahlte Rechnungen manuell zu markieren.
Rechnungsübersicht mit aktuellem Rechnungsstatus
Wie viele Rechnungen schreibst du pro Monat? Nur eine Handvoll oder Dutzende? Je mehr Rechnungen es sind, desto wichtiger ist eine gute Rechnungsverwaltung und Rechnungsübersicht.
Wenn du dir also die Frage stellst „Welches Rechnungsprogramm ist gut?“ solltest du auch auf eine professionelle Rechnungsübersicht achten. Sie ermöglicht es dir, den Status jeder Rechnung blitzschnell zu erfassen. Jede Rechnung in der Rechnungsübersicht ist mit einem Statussymbol gekennzeichnet, z.B. „gesendet“, „unbezahlt“, „bezahlt“ etc. Außerdem kannst du gezielt nach Rechnungen per Filterfunktion suchen.
So hast du deine Rechnungen immer im Blick – und kannst überfällige Rechnungen per Mausklick direkt in eine Mahnung umwandeln.
Weitere Funktionen: Ausgaben anlegen, Umsatzsteuervoranmeldung einreichen u.v.m.
Natürlich willst du mit einem Rechnungsprogramm nicht nur Rechnungen schreiben. Welches Rechnungsprogramm ist also gut? Ganz klar: Eines, das es dir ermöglicht, die tägliche Buchhaltung selbst zu erledigen. Dazu zählen folgende weitere Funktionen:
- Ausgaben anlegen und kategorisieren
- Umsatzsteuervoranmeldung direkt per Mausklick erstellen & versenden
- Berichte wie GuV und Bilanz erstellen
- Daten in DATEV exportieren
- Steuerberater-Zugang für die einfache Zusammenarbeit mit dem Steuerberater
- etc.
Mit einem professionellen Rechnungsprogramm stehen dir alle diese Funktionen zur Verfügung. So erledigst du deine Buchhaltung schnell & einfach.
Beispiel: Welches Rechnungsprogramm ist gut?
Bisher haben wir dir die wichtigsten Funktionen eines guten Rechnungsprogramms erklärt. Nun zeigen wir dir an einem praktischen Beispiel, welches Rechnungsprogramm gut ist.
Rechnungsprogramm Debitoor: Rechnungen schreiben, versenden und verwalten
Mit dem Rechnungsprogramm Debitoor steht dir ein professionelles Rechnungsprogramm für dein Unternehmen zur Verfügung. Du kannst damit ganz einfach Rechnungen schreiben, versenden und verwalten.
Die praktische Kunden-, und Produktverwaltung ermöglicht es dir, deine Rechnungen schnell fertigzustellen, indem du Kunde und Produkt einfach aus dem Dropdown-Menü auswählst. Die restlichen Rechnungsdaten füllt Debitoor automatisch für dich ein. Schon ist deine Rechnung fertig!
Deine Rechnung kannst du bar, per Karte (über eine Integration mit SumUp) oder online bezahlen lassen. Somit bietest du deinen Kunden vielfältige Zahlungsmöglichkeiten, machst dadurch mehr Umsatz und erhältst deine Zahlungen schneller. Alle Zahlungen kannst du über die Banking-Funktion direkt in dein Rechnungsprogramm importieren und automatisch mit der entsprechenden Rechnung matchen.
In der praktischen Rechnungsübersicht siehst du dann auch immer den aktuellen Status deiner Rechnung. Ist eine Rechnung unbezahlt und fällig, kannst du sie beispielsweise direkt per Klick in eine Mahnung umwandeln.
Du siehst: Mit Debitoor steht dir ein professionelles Rechnungsprogramm zur Verfügung, dass alle wichtigen Anforderungen abdeckt – und die Rechnungsstellung für dich automatisiert.
