Als Selbstständiger lebst du vom Vertrieb deiner Produkte. Dir ist klar: Von der Rechnung zur Lieferung muss einfach alles glatt laufen. Denn zum einen steht Kundenzufriedenheit bei dir sicherlich an erster Stelle; zum anderen musst du bestimmte rechtliche Vorgaben erfüllen.
Finde heraus, wie dein Rechnungsprogramm dir dabei hilft, sowohl rechtskonform als auch kundenorientiert zu arbeiten.
1. Wähle die korrekte Rechnungsvorlage
Klingt im ersten Moment vielleicht komisch, aber tatsächlich gibt es so etwas wie eine „korrekte‟ Rechnungsvorlage.
Hast du auch schon mal mit dem Gedanken gespielt, dir per Suchmaschine eine schöne, kostenlose Rechnungsvorlage aus dem World Wide Web zu ziehen? Das ist natürlich verständlich – Jedoch läufst du dabei ein gewisses Risiko. Es kann bei kostenlosen Rechnungsvorlagen beispielsweise sein, dass:
- du die Rechnung nicht individuell, z.B. durch Hinzufügen deines Logos, gestalten kannst;
- die Währung, in der du deine Produkte anbietest, nicht verfügbar ist;
- die Rechnungsvorlage nicht automatisch Zwischensumme und Gesamtsumme berechnet;
- der Steuersatz nicht stimmt oder die Umsatzsteuer nicht automatisch kalkuliert wird;
- bestimmte, für dein Land notwendige Felder fehlen (z.B. für den Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung).
Behalte also immer im Hinterkopf, dass eine Rechnung bestimmte Pflichtangaben enthalten muss, um beim Finanzamt durchzugehen. Unser Tipp: Ein Rechnungsprogramm ist darauf spezialisiert, rechtskonforme sowie individuell gestaltbare Rechnungen zu generieren – garantiert ohne Kopfzerbrechen!
2. Prüfe die Angaben auf der Rechnung
Bevor du die Rechnung abschickst, solltest du prüfen, ob auch alle Angaben stimmen. Hast du die Adresse des Kunden richtig übernommen? Ist der Steuersatz korrekt? Hast du die gewünschten Zahlungsoptionen angegeben? etc.
Warum das Ganze? Fehler auf der Rechnung können unangenehme Folgen haben – vom aufwendigen Erstellen einer Stornorechnung bis hin zu Ärger mit dem Finanzamt. Daher lohnt es sich, wenn du beim Rechnung schreiben gewissenhaft bist.
Übrigens: In Debitoor kannst du gespeicherte Kunden- und Produktdaten einfach in der Rechnung einfügen. Dann musst du nur beim ersten Eingeben sicherstellen, dass die Angaben korrekt sind. Für alle weiteren Rechnungen an die gleichen Kunden bzw. mit den gleichen Produkten weißt du, dass sich keine Tippfehler mehr einschleichen können.
3. Verschicke deine Rechnung an den Kunden
Hast du die Angaben auf der Rechnung geprüft und bist mit dem Layout zufrieden, ist es an der Zeit, sie an deinen Kunden zu verschicken.
Vielleicht geht es dir wie uns und du bist das ewige Papierchaos leid. Kein Problem! Ein Rechnungsprogramm ermöglicht es dir, die Rechnung digital, per E-Mail, an den Kunden zu verschicken. In der mobilen App von Debitoor kannst du die Rechnung sogar über weitere Kanäle, wie z.B. WhatsApp, mit deinem Kunden teilen.
Der Vorteil: Du und deine Kunden haben jederzeit und überall per Mobilgerät Zugang zu den Rechnungen. Du siehst im Rechnungsverlauf außerdem, ob der Kunde die Rechnung gesehen oder bezahlt hat, sowie ob die Rechnung überfällig ist.
4. Ermögliche deinen Kunden eine mühelose Bezahlung
Lass deine Kunden wissen, bis wann die Zahlung fällig ist, indem du auf der Rechnung eine Zahlungsfrist angibst (z.B. 14 Tage). Legst du kein bestimmtes Zahlungsziel fest, ist das kein Grund zur Sorge, denn laut Gesetzgeber muss dein Kunde in dem Fall innerhalb von 30 Tagen die Rechnung bezahlen.
Wir empfehlen dir aber trotz dieser Absicherung die Zahlungsbedingungen immer eindeutig auf der Rechnung anzugeben. So vermeidest du unangenehme Missverständnisse.
Neben der Zahlungsfrist sind auch die Zahlungsoptionen, die du deinen Kunden anbietest, entscheidend. Das traditionelle Bezahlen mit Bargeld oder per Überweisung ist für viele Schnee von gestern. Viel einfacher machst du es deinen Kunden, wenn sie online per Knopfdruck mit Karte zahlen können.
In Debitoor kannst du beispielsweise SumUp oder PayPal anbinden und deinen Kunden so ganz einfach Kartenzahlung ermöglichen. Noch ein Vorteil dabei: Deine Einnahmen über diese Dienste können dank Banking-Funktion automatisch mit den entsprechenden Rechnungen abgeglichen werden, sodass du benachrichtigt wirst, wenn ein Kunde bezahlt hat.
5. Erstelle und verschicke einen Lieferschein
Ist die Rechnung verschickt und die Zahlung mit dem Kunden abgesprochen, kann es ans Vorbereiten der Lieferung gehen. Üblich ist es, einen Lieferschein beizufügen, in dem die in der Lieferung enthaltenen Produkte aufgelistet sind. So kann der Kunde dies beim Erhalt noch einmal prüfen.
Lieferschein erstellen klingt aufwendig? Muss nicht sein! In Debitoor kannst du in wenigen Klicks aus einer Rechnung den entsprechenden Lieferschein erstellen und drucken. Dieser enthält automatisch die nötigen Informationen und sieht noch dazu professionell aus.
