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Was du über Rechnungsstellung und Buchhaltung wissen solltest

Wie ordne ich meine Belege für die Steuererklärung?

Steuerklärung old school: Wir erklären dir, wie du von Anfang an Ordnung in deine Ablage bringst.

So wird aus deiner Belegsammlung eine erstklassige Zusammenstellung fürs Finanzamt.


Wenn die Abgabe der Steuererklärung näher rückt, ist es für viele Selbständige schon zu spät: Sie ertrinken in einem Sumpf aus ungeordneten Belegen und wissen manchmal noch nicht einmal, wie diese auszusehen haben.

unsortierte Originalbelege auf dem Tisch

Basiswissen Belege, Einnahmen und Ausgaben

Egal, ob du eine Rechnung geschrieben oder eine Quittung/Rechnung erhalten hast: Weißt du, welche Kriterien erfüllt sein müssen für

Schreibst du Rechnungen als Kleinunternehmer?

Dann denke bitte immer an den Zusatz UStG §19.

Auch ist es ratsam, sich einmal richtig über den Bewirtungsbeleg schlau zu machen.

Bist du viel auf Geschäftsreise? Dann zahlt sich deine Sorgfalt in einer zeitnah ausgeführten Reisekostenabrechnung aus.

Der Selbständige, das Ordnungstier

Keine Angst vor der Dokumentation deiner Belege!

Insbesondere wenn du Kleinunternehmer bist und/oder nur zur Einnahmenüberschussrechnung verpflichtet, ist alles nur halb so wild.

Wichtig ist, dass du dich regelmäßig mit deiner Buchhaltung beschäftigst, am besten einmal in der Woche. Mindestens.

Checkliste Belege

  • Rechnungen an deine Kunden
  • Verträge mit Geschäftspartnern
  • Quittungen und Rechnungen, die du als Betriebsausgaben geltend machen willst
  • Kreditkartenabrechnungen
  • Kontoauszüge deiner Konten, insbesondere Geschäftskonten
  • Belege über Säumniszuschläge, Mahnungen usw.
  • Kassenbuch, wenn du Bargeld verwaltest

Merke: Alle Belege müssen Originale sein. Quittungen auf Thermopapier solltest du mindestens extra kopieren oder aber scannen und das Original dazuheften/aufbewahren. Alle Unterlagen sind zehn Jahre zu archivieren.

Empfehlenswert: die chronologische Ablage von Belegen

  • Trennung zwischen Einnahmen und Ausgaben
  • nach Datum (aufsteigend!) der Buchung sortieren und mit Kontoauszug belegen
  • Ausgaben, die nicht vom Konto abgebucht wurden, sondern bar getätigt, nach dem Ausstellungstag der Quittung in den Kassenordner oder Barbelegordner einsortieren
  • Datum und Zahlungsbetrag mit Textmarker hervorheben

Achtung: Eine laufende Nummerierung deiner Belege ist nicht notwendig. Eine solche Nummer hat nichts mit der korrekten Nummerierung auf deinen Rechnungen (Rechnungs-Nr.) zu tun. Diese ist unerlässlich.

Nimm Rücksprache mit deinem Steuerberater

Das Ablagesystem deiner Buchführung ist nicht in Stein gemeißelt und hängt mit Art und Größe deines Business zusammen.

So kann dir dein Steuerberater auch empfehlen, deine Belege in sogenannten „Buchungskreisen“ oder „Belegkreisen“ zu ordnen.

Merke: Je unordentlicher du deine Belege in deinem Steuerberaterbüro abgibst, umso höher wird die Rechnung, die du von dort erhältst!

Schon gewusst?
Ausgaben erfasst du kinderleicht mit der Buchhaltungssoftware von Debitoor. Der Debitoor App Partner Xpenditure kann die Belege sogar automatisch einlesen und lästige Tipparbeit entfällt.

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