Bist du selbstständig und musst deine erste Rechnung schreiben? Dann verwendest du vielleicht – wie viele andere Gründer anfangs auch – eine Rechnungsvorlage für Word.
Google hilft dabei: Denn wenn du nach einer Rechnungsvorlage für Word suchst, zeigt Google mehrere hunderttausend Ergebnisse an. Du hast also die Qual der Wahl. Und der Vorteil scheint auch klar: Diese Rechnungsvorlagen sind völlig kostenlos.
Aber ist eine Rechnungsvorlage für Word tatsächlich der Weisheit letzter Schluss? Oder nutzt du lieber doch ein Rechnungsprogramm wie Debitoor? Um das zu entscheiden, solltest du dir vorab diese vier Fragen stellen:
1. Wie sicher und aktuell ist meine Rechnungsvorlage?
Du hast eine Rechnungsvorlage für Word downgeloaded, die deiner Meinung nach auch recht passabel aussieht. Aber weißt du auch, ob die Rechnungsangaben aktuell und rechtskonform sind? Das müsstest du zuvor überprüfen. Und dich bezüglich möglicher gesetzlicher Änderungen auch immer Up-to-Date halten.
Verwendest du ein Rechnungsprogramm wie Debitoor, kannst du sicher sein, dass deine Rechnungsvorlage rechtskonform und auf dem aktuellsten Stand ist. Denn hier werden Updates regelmäßig automatisch eingespielt.
2. Wie organisiere ich meine Rechnungen?
Hast du ein paar Rechnungen geschrieben, musst du diese natürlich auch organisiert bekommen. Erstellst du deine Rechnungen in Word, musst du diese bei dir lokal in einem Ordner abspeichern. Und dir überlegen, wie du sie ordnest.
Nach Kundennamen? Z.B.: „Bill Baumeister“? Nach Rechnungsnummer? Z.B. „01_2016“? Egal wie du sie ordnest – du wirst bei wachsender Rechnungszahl zunehmend ein Problem damit bekommen, die Rechnung die du suchst, auch zu finden.
Mit einem Rechnungsprogramm wie Debitoor verwaltest du deine Rechnungen ganz automatisch. Per Suchfunktion kannst du Rechnungen nach Kundename, Rechnungsdatum, bezahlten und unbezahlten Rechnungen filtern. Jede Rechnung wird außerdem automatisch weiternummeriert – sodass du keine Rechnungsnummern versehentlich doppelt vergibst.
3. Wie professionell sieht meine Rechnungsvorlage aus?
Zu einer professionellen Rechnungsvorlage zählt natürlich auch das Design. Wenn du seriös wirken willst und einen guten Eindruck beim Kunden erzeugen möchtest, solltest du deine Rechnungen entsprechend gestalten.
Mit einer Rechnungsvorlage für Word kommst du in Sachen Design schnell ans Limit. Hier passt der Seiteneinzug nicht, dort ist das Logo verrutscht und der Zeilenumbruch ist auch nicht da, wo er sein soll.
Deine Rechnungsvorlage in einem Rechnungsprogramm wie Debitoor hingegen sieht immer professionell und einwandfrei aus. Du wählst einfach eine von sechs verschiedenen Designvorlage aus – und fertig!
4. Wie viel Zeit will ich für meine Rechnungen aufwenden?
Seien wir ehrlich: Als Gründer und Unternehmer hast du besseres zu tun, als dich tagein tagaus mit deiner Buchhaltung und Rechnungsstellung zu beschäftigen. Zeit ist kostbar. Und darum solltest du Rechnungen ruckzuck schreiben und versenden können.
Nutzt du eine Rechnungsvorlage für Word, musst du deine Rechnung manuell ausfüllen, abspeichern, dann dein Emailprogramm öffnen, die Rechnung als Anhang hochladen und dann versenden. Das kostet dich wahrscheinlich mindestens zehn Minuten.
Alle diese Prozesse sind in einem Rechnungsprogramm wie Debitoor automatisiert. Deine Rechnungsvorlage füllst du per Mausklick blitzschnell aus – klickst dann auf senden – und schwups landet deine Rechnung im Email Postfach deines Kunden. Das kostet dich weniger als eine Minute
Fazit: Eine Rechnungsvorlage für Word lässt sich bestimmt auch für dich nutzen. Einfacher, schneller und weniger aufwendig ist es aber, wenn du deine Rechnungen mit einem Rechnungsprogramm schreibst.
Das könnte dich ebenfalls interessieren:
5 Gründe warum du deine Rechnungen online schreiben solltest
Was muss auf einer Rechnung stehen?
Was müssen Kleinunternehmer bei der Rechnungsstellung beachten?
