Wie erstelle ich eine sinnvolle Rechnungsnummer?
Die sinnvollste Rechnungsnummer ist eine fortlaufende numerische Rechnungsnummer, um die Rechnungen im Ausgangsbuch nachzuhalten. Welchen Zweck das Rechnungsausgangsbuch hat und warum übertriebende Kreativität bei den Rechnungsnummern nachteilig sein kann, erfährst du im Artikel.
Gesetzliche Regelung von Rechnungsnummern
Oft findest du die Antwort im Gesetz. Hier: Umsatzsteuergesetz, und zwar Paragraph 14, die „Norm zur Ausstellung von Rechnungen“.
Im vierten Absatz ist geregelt, was auf eine Rechnung drauf muss. Das haben wir im Artikel zu den Pflichtangaben auf einer Rechnung erklärt.
Satz vier definiert die selbige Rechnungsnummer:„(...) eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer) (...)“.
Diesen Text wollen wir einmal aufdröseln.
Rechnungsnummer: einfach und einmalig
Grundsätzlich gilt: Kreativität ist schön, sollte aber nicht unbedingt bei der Rechnungsnummer ausgelebt werden. Gerade, wenn du viele Rechnungen schreibst, kannst du schnell mal durcheinanderkommen.
Das einfachste System ist: bei 1 anfangen und fortlaufend durchnummerieren. Und weil das Rechnungsprogramm Debitoor es nicht gerne unnötig kompliziert macht, wird genau dieses System für dein Rechnungsnummern angewandt.
Großer Vorteil eines Rechnungsprogramms ist außerdem: Jede Rechnungsnummer wird garantiert nur einmal vergeben - Fehler ausgeschlossen.
Je einfacher die Rechnungsnummer, desto besser
Am besten ist, wenn du dir keine große Mühe bei den Rechnungsnummern gibst und du mühelos den Überblick behalten kannst.
Tipp: Halte deine Rechnungsnummer einfach!
Fange doch bei Nummer eins an. Wenn dir zwei Nummernkreise zur Verfügung stehen könntest du eine gerade Zahlreihe, also 2,4,6,... und eine ungerade, also 1,3,5, ...wählen.
Rechnungsnummer überspringen?
Der gute Rat lautet 'Nein'. Die Nummer soll fortlaufend sein. Dementsprechend solltest du Lücken und große Sprünge bei der Rechnungsnummer tunlichst vermeiden. Ansonsten musst du nachweisen, dass du keine Rechnung „gelöscht“ hast und alle Transaktionen anhand deines Bankkontos lückenlos aufzeigen. Wenn ein Zahlungseingang nicht durch eine erstellte Rechnung gedeckt ist, kann man dir Steuerhinterziehung vorwerfen.
Dies hat in der Praxis zwei Vorteile:
1. Das Finanzamt hat es einfach und muss keine unnötigen Fragen stellen
2. Du kommst nicht in Erklärungsnot beim Finanzamt.
Wer will schon mit dem Finanzamt diskutieren?
Einmalige Sache bei den Rechnungsnummern
Jede Rechnung darf nur einmal ausgestellt werden. Da die Rechnungsnummer, wie eben gelernt, laut Umsatzsteuergesetz auf die Rechnung muss, kann sie konsequenterweise nur einmalig sein.
Das Prinzip der Einmaligkeit hat in der Rechtssprechung oberstes Gebot.
Und mal ehrlich, wer will nicht einmalig sein?
Die Sache mit dem Rechnungsausgangsbuch
Ein langes Wort: Rechnungs-Ausgangs-Buch; ist geregelt in §238 Handelsgesetzbuch.
Sorry, schon wieder ein rechtlicher Passus.
Aber demnach ist „(...)Jeder Kaufmann (...) verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung ersichtlich zu machen. (...)“
Kurzum: Du solltest alle deine Rechnungen listen und mit Originalen belegen.
Wichtig: Die Grundsätze der Archivierung legen die Aufbewahrungspflicht von Rechnungen mit einer Dauer von 10 Jahren fest. Die Archivierung in einem Buchhaltungsprogramm wie z.B. Debitoor befreit dich nicht von der Aufbewahrungspflicht.
Rechnungsausgangsbuch und Rechnungsnummer?
Im Rechnungsausgangsbuch erweist es sich als hilfreich, praktisch und eindeutig, wenn du nur eine fortlaufende Rechnungsnummer nutzt.
Da kommen du, dein Buchhalter und der Finanzbeamte nicht durcheinander. Good vibrations sind immer gut. Zudem §238 HBG sogar definiert, dass ein Dritter zügig durch deine Unterlagen blicken können muss.
Falls der Check eine Ewigkeit, also eine schier unzumutbare Zeit dauert, wird dir das Finanzamt ans Herz legen von vorne anzufangen und unangenehme Fragen stellen. Du hast doch nicht etwas versucht zu schummeln? Ein „Nein“ als Antwort reicht da leider nicht.
Faustregel: Betrachte deine Buchhaltung mit den Augen eines Finanzbeamten.
Was ist jetzt eine sinnvolle Rechnungsnummer?
Zurück zum Anfang. Sicher hilft dir der kleine Exkurs die Eingangsfrage besser beantworten zu können.
Eine sinnvolle Rechnungsnummer ist einfach. Übertriebene Kreativität ist fehl am Platz.
Dennoch, letztendlich musst du du selbst entscheiden, was Sinn macht.
Wenn du z.B. nur 5 Kunden hast und dein Programm mehrere Nummerkreise hergibt könntest du auch Buchstaben als Präfix nehmen.
Beispiel kreativer Rechnungsnummern
Für Kunde „Apfel“ könntest du schreiben: AP-1-Datum. Und für Kunde „Fenster“: FE-1-Datum.
Hauptsache: Nicht durcheinander kommen.
In einigen Rechnungsprogrammen hast du die Freiheit die Rechnungsnummer selbst zu bestimmen. Mach einfach das Beste draus.
Im Rechnungsprogramm Debitoor gibst du zu Beginn eine Rechnungsnummer ein und das System zählt von da an fortlaufend weiter. Ganz einfach.
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