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So geht DJ Buchhaltung: Rechnung schreiben als DJ

Egal, ob du gerade noch in den Startlöchern deiner DJ-Karriere stehst oder den Massen auf dem Dancefloor schon ordentlich einheizt – früher oder später musst auch du dich wahrscheinlich mit deiner Buchhaltung auseinandersetzen.

DJ auf der Bühne

Solange du nur für deine Freunde auflegst und bei Geburtstagsparties oder anderen Privatveranstaltungen die Tanzfläche zum Kochen bringst und kein Geld oder andere Gegenleistungen für deine Show bekommst, ist das Schreiben deiner DJ Rechnung noch nicht unbedingt relevant.

Spätestens aber dann, wenn der Erfolg kommt, du dein Hobby zum Beruf (oder Nebenberuf) machst und von Clubs, Festivals und Co. gebucht wirst, solltest du dich selbstständig machen. Nur so kannst du professionell arbeiten und deine DJ Rechnung schreiben und verschicken.

Warum dies so wichtig ist, erfährst du im Folgenden:

Warum musst du auch als DJ unbedingt eine Rechnung schreiben?

Wenn du Geld für eine Dienstleistung erhältst, dann musst du dafür auf jeden Fall eine Rechnung schreiben und an deinen Kunden weiterleiten, damit er diese begleichen kann.

Im Nachtleben kommt es oftmals vor, dass Geschäfte „unter dem Tisch” abgewickelt werden. Auch, wenn du denkst, dass der kleine Gig in deiner Lieblingsbar nicht der Rede wert ist, weil du dafür nur einen kleinen Betrag in cash erhälst, kann dir dies irgendwann zum Verhängnis werden.

Professionelle Rechnungen sind auch für einen DJ ein Muss. Schließlich weißt du nie, wo das Finanzamt lauert – denn auch Finanzbeamte gehen nach Feierabend in die Bar oder in den Club und nehmen Kleinunternehmer und Freelancer gerne unter die Lupe.

Schwarzarbeit kann hohe Strafen nach sich ziehen, die letztlich eine große finanzielle Belastung für dich werden können. Im schlimmsten Fall kann dir sogar dein Gewerbeschein entzogen bzw. dein Kleinunternehmerstatus aberkannt werden.

Das bedeutet, dass du nie wieder als Selbstständiger arbeiten kannst – so kann der Traum von der Karriere im Musikbusiness leider ganz schnell platzen. Um das zu verhindern, haben wir alles zusammengefasst, was für deine DJ-Karriere aus buchhalterischer Sicht wichtig ist.

DJ live

Als DJ Rechnung schreiben – mit oder ohne Rechnungsprogramm?

Kommen wir nun zum angenehmeren Teil: Dein wohlverdienter Lohn nach einer durchzechten Nacht. Du hast stundenlang aufgelegt und kannst dich nun an das Schreiben der Rechnung machen.

Die meisten greifen auf das altbewährte Word-Dokument zurück, meistens aus dem Grund, weil sie nicht mit Buchhaltungsprogrammen vertraut sind. Hierbei gibt es allerdings das Problem, dass immer wieder Fehler auftreten können, zum Beispiel bei Rechnungsnummer, Angabe der Mehrwertsteuer etc.

DJ Vorlage Rechnung

Verwendest du ein professionelles Rechnungsprogramm, werden die Rechnungsnummern automatisch angeglichen. Außerdem findest du viele unterschiedliche DJ Rechnung Muster in einem solchen Programm, die du deinen individuellen Wünschen und Vorstellungen anpassen kannst.

Die Rechnung Vorlage, die dir eine Software wie Debitoor anbietet, ist rechtskonform und enthält alle Pflichtangaben. Bevor du deine Rechnung an deinen Kunden schickst, solltest du sicherstellen, dass diese Punkte erfüllt sich, um Ärger mit dem Finanzamt zu vermeiden.

Was enthält deine DJ Rechnung?

Wir haben für dich zusammengefasst, welche Angaben deine Rechnung als DJ beinhalten sollte:

  • Der vollständiger Name (von dir und des Rechnungsempfängers)
  • Die vollständige Adresse (von dir und des Rechnungsempfängers)
  • Deine Leistung: In deinem Fall also dein Gig und das Datum des Gigs
  • Der Umfang deiner Arbeitszeit in Stunden
  • Das Honorar, das im Vorfeld vereinbart wurde
  • Deine Steuernummer
  • Das Datum der Rechnungsstellung
  • Zahlungsziel

Hast du mit dem Veranstalter zusätzlich eine Kilometerpauschale oder Übernachtungskosten ausgehandelt? Auch das gehört auf deine Rechnung!

Rechnung erstellen als Kleinunternehmer DJ

Falls du DJ Kleinunternehmer bist, vergiss nicht den Hinweis auf deine Steuerbefreiung auf deiner Rechnung.

Wenn du hingegen kein Kleinunternehmer bist und mehr als 22.000 € jährlich mit deiner Musik verdienst, musst du den Steuersatz als Prozentzahl und Betrag angeben und auf deinen Rechnungsbetrag schlagen.

Kleinbetragsrechnung schreiben als DJ

Du hast darüber hinaus die Möglichkeit, Kleinbetragsrechnungen als DJ auszustellen, wenn dein Honorar 250 € brutto nicht übersteigt. DJ Kleinbetragsrechnungen sind vereinfachte Rechnungen, auf denen Rechnungsempfänger, Leistungsdatum und Umsatzsteuerausweis nicht zwangsläufig angegeben werden müssen.

Aufbewahrungspflicht deiner DJ Rechnung

Ordnung ist das halbe Leben – das gilt auch für DJs. Deine Rechnung musst du 10 Jahre lang aufbewahren, diese Aufbewahrungspflicht schreibt das Handelsgesetz vor und du solltest sie unbedingt ernst nehmen.

Die Aufbewahrungspflicht gilt auch für Belege, die du in deiner Steuererklärung geltend machen kannst. Hierzu zählen unter anderem Ausgaben für neues DJ Equipment, über iTunes und Beatport etc. gekaufte Tracks, Verpflegungsaufwendungen und Reisekosten sowie Marketingausgaben wie zum Beispiel das Drucken von Flyern.

DJ Equipment

Als DJ Rechnung schreiben ohne Gewerbe – geht das?

Legst du nur auf und bist ausschließlich als DJ tätig, spielst damit also nur die Songs anderer Künstler, musst du ein Gewerbe anmelden, denn du bist nicht künstlerisch tätig. Produziert du zusätzlich aber auch deine eigenen Tracks, was viele DJs mittlerweile tun, bist du ein Artist und schaffst „Kunst”.

Wer eigene Musik produziert, gilt als Freiberufler und ist somit auch von der Gewerbesteuer befreit. Solange deine DJ-Gagen überschaubar sind und du selbst Musik schaffst, empfehlen wir dir, dich als Freiberufler mit Kleinunternehmerstatus selbstständig zu machen.

Hierbei musst du keine Mehrwertsteuer abführen und du ersparst dir einiges an Aufwand, was die Buchhaltung angeht. Bedingung hierfür ist allerdings, dass du unter 22.000 € jährlich verdienst.

Anders verhält es sich aber, wenn du zum Beispiel dein Musik-Equipment wie Controller und Co. vermietest und mit zu deinem Gig nimmst.

In diesem Fall wirst du zu einem Gewerbetreibenden und musst ein Gewerbe anmelden. Die Gewerbeanmeldung kostet um die 50 € und die Quittung dafür solltest du gut aufheben, denn sie wird zu deiner ersten Geschäftsausgabe.

Hinweis: Hast du noch einen Hauptberuf und machst das DJing nur nebenberuflich? Dann sprich vorher mit deinem Arbeitgeber und lass dir bescheinigen, dass du eine Nebentätigkeit ausführen darfst.

Steuererklärung vorbereiten als DJ

Klaro, Steuererklärungen sind ein leidiges Thema und du beschäftigst dich bestimmt lieber mit Musik. Aber am Ende kann sich die Steuererklärung sogar für dich lohnen und du musst weniger Steuern an das Finanzamt abführen, als du vielleicht denkst.

Tipp: Wenn du deine Belege immer ordentlich aufhebst und elektronisch speicherst, hast du am Ende des Jahres keinen großen Aufwand und Ärger, um alle Dokumente zusammenzutragen und die Steuererklärung macht sich quasi wie von selbst!

Benötigst du als DJ ein Rechnungsprogramm?

Jetzt denkst du dir bestimmt: “Oh Gott, ich will doch einfach nur auflegen und Stimmung machen und mich nicht mit nervigen Rechnungen und Buchhaltung auseinandersetzen!”

Keine Sorge, es gibt zum Glück Rechnungsprogramme für DJs, die dir mit ihren Vorteilen das Leben vereinfachen und dich vor Nervenzusammenbrüchen bewahren ;-)

Mit einem Rechnungsprogramm kannst du als DJ Rechnungen schreiben ohne Gewerbe und mit Gewerbe. Eine Software wie Debitoor bietet dir zahlreiche Rechnungsvorlagen für DJs, die rechtskonform sind und die du individuell gestalten kannst.

Du bist als DJ viel unterwegs und immer auf dem Sprung? Gerade dann lohnt sich ein DJ Rechnungsprogramm, denn du kannst deine Rechnung von unterwegs mit dem Smartphone erstellen und verschicken.

Direkt nach dem Gig schreibst du deine Rechnung in Sekundenschnelle und sendest sie dann direkt an den Veranstalter. Wenn du ein Rechnungsprogramm mit Bankintegration auswählst, kannst du außerdem direkt sehen, sobald deine Rechnung beglichen wird.

Das ist aber noch nicht alles, denn in einem Buchhaltungsprogramm für DJs kannst du alle deine Belege und Aufwendungen einfach abfotografieren und hinzufügen. So kannst du immer auf die Belege zugreifen und sie werden elektronisch für dich aufbewahrt.

Sogar deine Steuererklärung kannst du dank der DATEV Schnittstelle ganz einfach an das Finanzamt übermitteln. Bei Debitoor kannst du deinen Steuerberater zur Zusammenarbeit einladen und sparst dir durch die Vereinfachung seiner Aufgaben eine Menge Geld.

Alles in Allem lohnt sich ein Buchhaltungsprogramm für DJs also durchaus! Teste Debitoor kostenlos und danach kannst du deine Entscheidung treffen, ein Abo abzuschließen.

Sonja
Geschrieben von
am 21.01.20