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Rechnung schreiben für Einsteiger: So geht’s!

Gründerin beim Rechnung schreiben mit ihrer Rechnungsvorlage

Als Gründerin bzw. Gründer wirst du erstmal ins kalte Wasser geworfen. Denn so gut du dich auch auf deine Gründung vorbereitest – die Praxis sieht dann häufig doch etwas anders aus.

Auch bei deiner Rechnungsstellung ist das so. Wir geben dir hier die wichtigsten Praxistipps zum Thema Rechnung schreiben für Einsteiger:

Rechnung schreiben mit einer professionellen Rechnungsvorlage

Vielleicht hast du dir im Vorfeld deiner Gründung ja bereits überlegt, wie du deine Rechnungsstellung und Buchhaltung organisieren möchtest. Und hast dir schon eine der vielen Rechnungsvorlagen für Word und Excel aus dem Internet downgeloaded – vorsorglich.

Aber ist deine Rechnungsvorlage auch rechtlich einwandfrei? Überprüfe spätestens beim Schreiben deiner ersten Rechnung, ob deine Rechnungsvorlage alle Anforderungen erfüllt:

  • Ist dein Unternehmensname und deine Anschrift angeführt?
  • Sind auch Unternehmensname und Anschrift deine Kunden angegeben?
  • Findest du deine Steuernummer auf der Rechnung wieder?
  • Hat deine Rechnung ein Rechnungsdatum und eine Rechnungsnummer?
  • Steht das Leistungs-, und Lieferdatum auf deiner Rechnung?
  • Hast du alle Angaben zum Produkt vollständig angegeben (Art und Menge)?
  • Ist die Rechnungssumme entsprechend getrennt in Nettopreis, Umsatzsteuersatz, Umsatzsteuerbetrag und Bruttopreis angeführt?

Tipp: Eine professionelle Rechnung schreiben: Das geht am besten mit einem Online Rechnungsprogramm wie Debitoor. Hier sind alle rechtlichen Vorgaben erfüllt – und du kannst beruhigt deine Rechnung schreiben.

Online-Zahlungsinformationen auf deiner Rechnung anbieten

Ein wichtiger Praxistipp für Einsteiger, die zum ersten Mal eine Rechnung schreiben: Biete Online-Zahlungsoptionen wie Paypal und Sofort-Überweisung auf deiner Rechnung an. Schließlich willst du schnell bezahlt werden, oder?

Und das kann dauern, wenn dein Kunde sich erstmal in sein Online-Banking einloggen und dann deine Rechnungsdaten mühsam manuell eintippen muss. Oder noch aufwendiger: Einen Überweisungsträger ausfüllt und zur Post bringt.

Du erleichterst deinem Kunden die Zahlung deiner Rechnung um einiges, wenn du Online-Zahlungsoptionen anbietest – er wird es dir danken, indem er deine Rechnung um bis zu 10% schneller bezahlt.

Tipp: Versende deine Rechnungen am besten online mit einem Online Rechnungsprogramm. Denn damit kannst du einen direkten „Jetzt bezahlen“ Button in deine Rechnungs-Email integrieren. Und dein Kunde kann deine Rechnung ganz einfach per Mausklick bezahlen.

Geheimtipp: Rechnung schreiben mit Skonto

Neben den rechtlich verpflichtenden Rechnungsangaben solltest du beim Rechnung schreiben einen kleinen Trick beachten: Skonto! Bei Skonto handelt es sich um eine Preisermäßigung, die du Kunden gewährst, wenn sie schnell bezahlen. Sehr effektiv – denn wer spart nicht gerne Geld und Kosten ein?

Gewöhne es dir darum an, beim Schreiben deiner Rechnungen Skonto anzuführen – im Regelfall in Höhe von 3% oder 4%.

Tipp: Vermerke den Hinweis auf Skonto „3% Skonto bei Zahlung bis XXX“ prominent in einem Hinweisfeld deiner Rechnung. So machst du deinen Kunden sofort auf den Preisnachlass aufmerksam – und versüßt ihm eine schnelle Zahlung.

Beim Rechnung schreiben auf das Rechnungsdesign achten

Eine Rechnung ist wie jedes andere Geschäftsdokument ein Aushängeschild deines Unternehmens. Darum ist es wichtig, dass du beim Rechnung schreiben auf ein professionelles Design achtest. Check also nochmal deine Rechnungsvorlage, bevor du dich ans Schreiben deiner Rechnung machst: Sieht sie seriös aus?

Das erwartet dein Kunde von deiner Rechnung:

  • Eine gängige Rechnungsstruktur mit Header, Mittelteil, Footer
  • Rechnungsangaben an bestimmten Stellen: z.B. Logo rechts oder links oben im Header, Bankverbindung und Kontaktdaten im Footer
  • Ein professionelles, seriöses Rechnungsdesign: z.B. gedeckte Farben, klassische Schrift

Tipp: Mit einem Rechnungsprogramm kannst du per Mausklick ganz einfach tolle Designs erstellen – und deine Rechnung sieht immer professionell aus!

Sonderfälle bei der Rechnungsstellung beachten

Vor der Gründung hast du dir vermutlich nicht so genau überlegt, was deine Rechnungsvorlage so alles können muss. Bestimmte Sonderfälle nämlich, beispielsweise ein Kunde aus einem anderen EU-Land. Dann musst du bei der Rechnungsstellung nämlich spezielle Regelungen beachten:

Nettorechnung oder Bruttorechnung?

Wenn du eine Rechnung schreibst, musst du dich entscheiden, ob du sie in Form einer Nettorechnung, oder als Bruttorechnung ausstellst. Der Unterschied liegt in der Preisauszeichnung.

Erfahre hier mehr darüber: Nettorechnung oder Bruttorechnung schreiben?

Kleinunternehmerrechnung schreiben

Als Kleinunternehmer führst du keine Umsatzsteuer an das Finanzamt ab. Das bedeutet: Du darfst auch keine Umsatzsteuer von deinen Kunden einfordern – sprich: Beim Rechnung schreiben darauf achten, dass die Rechnung umsatzsteuerfrei ist.

In den Einstellungen deines Rechnungsprogramms kannst du die Kleinunternehmerregelung automatisch festlegen. Näheres erfährst du hier: Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer

Rechnung schreiben mit ermäßigtem Steuersatz

Nicht auf alle Produkte oder Dienstleistungen fällt der reguläre Steuersatz von 19% an. Achte also darauf, dass du auf deiner Rechnungsvorlage auch den ermäßigten Steuersatz von 7% angeben kannst – und die Rechnungssumme dann entsprechend automatisch neu berechnet wird. Mit einem Rechnungsprogramm kein Problem!

Rechnung schreiben im Reverse-Charge Verfahren

Hat dein Kunde seinen Sitz in einem anderen EU-Land, kann es sein, dass du das Reverse-Charge Verfahren anwenden musst. Dabei darfst du keine Umsatzsteuer auf deiner Rechnung anführen.

Ein gutes Rechnungsprogramm erkennt automatisch, wenn du eine Rechnung an einen Kunden im EU-Ausland schreibst – und aktiviert da Reverse-Charge Verfahren. Näheres dazu findest du in unserem Beitrag zum Thema: Rechnung schreiben im Reverse-Charge Verfahren

Rechnung in verschiedenen Sprachen und Währungen schreiben

Auch das ist ein Fall, den deine Rechnungsvorlage berücksichtigen sollte: Rechnungen in verschiedenen Sprachen und Währungen schreiben. In einem Rechnungsprogramm kannst du die Rechnungssprache und Währung ganz einfach per Mausklick ändern – und ersparst dir Mühe und Zeit.