Werbetexter haben es ja in der Regel eher mit Worten als mit Zahlen. Da kommt beim Thema Rechnungsstellung wenig Freude auf. Aber keine Sorge: Wir klären, was man als Copywriter beim Rechnung schreiben beachten muss.
Werbetexter - Wann muss ich eine Rechnung schreiben?
Auch wenn du in der Anfangszeit nur kleinere Umsätze machst, gilt für dich das Gleiche wie für andere Selbstständige: Du musst Rechnungen ausstellen.
Immer? Nein, tatsächlich ist das nicht in allen Fällen zwingend notwendig. Grundsätzlich unterscheidet man zwischen zwei Szenarien: Rechnungen schreiben an andere Unternehmen und Rechnungen schreiben an Privatkunden.
Als Copywriter Rechnungen an andere Unternehmen ausstellen
Wurdest du von einem Unternehmen beauftragt, Werbetexte für dieses zu verfassen, so fällt das in das sog. B2B-Geschäft (Business to Business). Hier bist du tatsächlich gesetzlich dazu verpflichtet, eine Rechnung auszustellen.
Üblich sind im B2B-Bereich übrigens Nettorechnungen, da der Kunde sich die Umsatzsteuer i.d.R. als Vorsteuer vom Finanzamt zurückholen kann. Entscheidend ist für den B2B-Kunden daher der Nettopreis.
Als Copywriter Rechnungen an Privatkunden ausstellen
Nimmt dagegen eine Privatperson deine Leistungen als Werbetexter in Anspruch, spricht man von einem B2C-Geschäft (Business to Customer). In solchen Fällen ist das Ausstellen einer Rechnungen an den Kunden nicht zwingend notwendig - außer du wirst vom Auftraggeber explizit darum gebeten. Dann solltest du auf jeden Fall eine Bruttorechnung an den Kunden ausstellen.
Achtung: Auch wenn du bei B2C-Geschäften keine Rechnung ausstellst, musst du dennoch auch diese Einnahmen korrekt in deiner Buchhaltung erfassen.
Werbetexter - Was muss auf meiner Rechnung stehen?
Auch hier bist du als selbstständiger Copywriter an die gleichen Gesetze wie andere Selbstständige gebunden. Bei der Rechnungsstellung ist besonders § 14 UStG wichtig, denn darin werden die Pflichtangaben, die auf einer Rechnungen gemacht werden müssen, festgelegt:
- leistendes Unternehmen (d.h. Name und Anschrift deines Unternehmens)
- Leistungsempfänger (Name und Anschrift deines Kunden)
- deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID)
- ist dein Kunde im EU-Ausland ansässig, dessen USt-ID
- Rechnungsdatum (Tag, an dem die Rechnung geschrieben wurde)
- Rechnungsnummer (einmalig vergeben und fortlaufend)
- Menge und Art der gelieferten Produkte bzw. Umfang und Art sonstiger Leistungen
- Lieferdatum bzw. Leistungsdatum
- Nettobetrag, Steuerbetrag und Steuersatz (außer bei der Kleinunternehmerregelung)
- Bruttobetrag
Neben der Kleinunternehmerregelung, unter die du ggf. fällst, ist noch der Betrag der Rechnung zu beachten: Rechnungen bis 250 € brutto gelten als Kleinbetragsrechnungen. Dabei reichen folgende Angaben:
- leistendes Unternehmen
- Rechnungsdatum
- Menge und Art der gelieferten Produkte bzw. Umfang und Art sonstiger Leistungen
- Bruttobetrag und Steuersatz
Brauche ich als Copywriter ein Rechnungsprogramm?
Gerade in der Anfangszeit schreiben viele Unternehmer ihre Rechnungen mit Word oder Excel. Das ist auch völlig in Ordnung. Auf lange Sicht empfiehlt sich jedoch das Investieren in ein Rechnungsprogramm wie Debitoor.
Denn die Nachteile von Word und Excel sind:
- der Zeitaufwand, da man vieles händisch eintippen muss
- das Fehlerrisiko, da man sich leicht mal vertippen kann
- das Fehlen weiterer nützlicher Funktionen
Ein Rechnungsprogramm bietet dagegen u.a.:
- professionelle Rechnungen (vorgefertigten Vorlagen, verschiedenen Designoptionen und mit allen Pflichtangaben nach § 14 UStG)
- Zeitersparnis (viele Rechnungsdaten werden automatisch ausgefüllt, das Versenden geht in wenigen Klicks)
- weitere Funktionen wie Ausgabenerfassung, das Erstellen von Angeboten oder ein automatischer Zahlungsabgleich
- einen besseren Überblick (um z.B. zu sehen, welche Rechnungen noch unbezahlt sind)
- Buchhaltungsfunktionen und Steuerberater-Zugang
Wir sind bei dem Thema natürlich etwas voreingenommen, aber grundsätzlich lohnt sich ein Rechnungsprogramm schon allein um Zeit zu sparen. So muss man sich weniger mit dem lästigen Papierkram herumschlagen und kann sich stattdessen auf sein Kerngeschäft - in deinem Fall das Texten - konzentrieren. :)
