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Was du über Rechnungsstellung und Buchhaltung wissen solltest

Was ist eine Kleinbetragsrechnung?

Kleinvieh macht auch Mist, sagt der Volksmund.

Bedeutet: Auch kleine Gewinne haben ihren Wert. Es soll tatsächlich Selbständige geben, die darauf verzichten, kleine Beträge in Rechnung zu stellen – aus Angst, etwas falsch zu machen. Verrückt, denn eine Kleinbetragsrechnung ist deutlich einfacher zu stellen als eine normale Rechnung.


Kleinbetragsrechnung = Rechnung bis 250 Euro

Kleinbetragsrechnungen sind alle Rechnungen über geringfügige Beträge bis einschließlich 250 Euro. Die Umsatzsteuer ist darin bereits enthalten. Dieser Rechnungstyp wird Kleinbetragsrechnung oder Kleinbetrag-Rechnung genannt.

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Kleinbetrag = Kleinunternehmer? Nein! Die beiden Begriffe haben grundsätzlich nichts miteinander zu tun.

Kleinbetragsrechnung – was muss rein?

Bei Rechnungen über kleine Beträge sind die formalen umsatzsteuerlichen Vorschriften gelockert. Dementsprechend muss eine Kleinbetragsrechnung weniger Angaben enthalten als eine herkömmliche Rechnung.

Folgendes darf laut Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung in einer Kleinbetragsrechnung nicht fehlen:

  • Vollständiger Name des Dienstleisters
  • Vollständige Anschrift des Dienstleisters
  • Datum der Ausstellung
  • Art und Umfang der Leistung bzw. Lieferung
  • Brutto-Entgelt und darauf anfallender Steuerbetrag in einer Summe
  • Anzuwendender Umsatzsteuersatz (z. B. 19 %) oder Hinweis auf Steuerbefreiung

Und was darf bei der Kleinbetragsrechnung guten Gewissens weggelassen werden?

Vorsicht bei der Vorsteuer

Als Unternehmer sammelst du mit der Zeit eine Menge Kleinbetragsrechnungen, z. B. Kassenbons, Fahrscheine und Taxiquittungen. Auch für diese Ausgaben solltest du dir vom Finanzamt die Vorsteuer zurückholen. Das geht wesentlich einfacher, wenn du sie ordentlich erfasst hast. Eine Buchhaltungssoftware spart dir dabei viel Papierkram.

Achte darauf, dass auf der Kleinbetragsrechnung entweder dein eigener Name oder gar kein Empfänger aufgeführt ist. Sonst ist der Vorsteuerabzug rechtswidrig!

Gerade bei Selbständigen, die besonders viele Bewirtungsbelege abrechnen, führt das Finanzamt gerne die ein oder andere kritische Kontrolle durch. Wenn du mit EC- oder Kreditkarte zahlst, bist du hier auf der sicheren Seite.

Klein, aber oho!

Im Kleinen sparen – im Großen ausgeben! Diese alte Weisheit gilt bei Kleinbetragsrechnungen ganz besonders. Als Selbständiger solltest du in jedem Fall auch kleine Beträge einfordern und dir für gezahlte Kleinbetragsrechnungen die Vorsteuer zurückholen.

Übrigens: Genau wie normale, vollständige Rechnungen unterliegen Kleinbetragsrechnungen der Aufbewahrungspflicht. Das bedeutet: Kopien von Kleinbetragsrechnungen müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden.

Schon gewusst?
Mit dem Rechnungsprogramm Debitoor kannst du ganz einfach Kleinbetragsrechnungen erstellen.

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