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Neue Anforderungen für Registrierkassen 2017: Das kommt auf dich zu

Bild einer alten Registrierkasse

Egal ob im Supermarkt, beim Friseur oder im Restaurant: Bargeld ist immer noch das liebste Zahlungsmittel der Deutschen.

Vielleicht hast du als Unternehmer ja ebenfalls mit Bareinnahmen - sprich einer Barkasse - zu tun. Dann könnten die neuen Regelungen zur Registrierkassenpflicht in Deutschland auch für dich relevant sein. Aber keine Panik - die Registrierkassenpflicht ist kein Grund, sich vor Verzweiflung die Haare zu raufen.

Es ändert sich weniger, als du vielleicht denkst.

Was ist eine Registrierkasse überhaupt?

Bei einer Registrierkasse handelt es sich um nichts anderes als eine elektronische Kasse bzw. ein elektronisches Kassensystem. Wie die gerade erwähnte Supermarktkasse.

Aber es gibt auch nicht-elektronische Kassen. Im Second Hand Laden und beim Friseur bei mir um’s Eck zum Beispiel werden Bareinnahmen noch manuell per Quittung abgerechnet. Natürlich haben auch diese Geschäfte eine Kasse, aber eben keine elektronische. Es handelt sich demnach also nicht um eine elektronische Registrierkasse, sondern um eine manuelle Handkasse.

Kommt 2017 die Registerierkassenpflicht für Deutschland?

Und jetzt kommt die gute Nachricht. Denn nach der jetzigen Rechtslage und auch unter Berücksichtigung des aktuellen Beschluss des Bundeskabinetts besteht für dich keine Verpflichtung eine Registrierkasse führen zu müssen. Zumindest nicht hier in Deutschland - das kann jedes EU-Land für sich selbst regeln.

Somit bleibt es dir in Deutschland als Unternehmer selbst überlassen, ob du sinnvollerweise ein elektronisches Kassensystem anwendest oder eine manuelle oder mechanische Erfassung deiner Bareinnahmen vornimmst, z.B. über eine Handkasse. In diesem Fall kannst du an dieser Stelle eigentlich schon aufhören zu lesen - denn die neuen Bestimmungen für Registrierkassen betreffen dich dann gar nicht.

Registrierkassen: Maßnahme gegen Steuerbetrug

Was passiert aber, wenn du nun eine Registrierkasse hast bzw. dir eine anschaffen willst? Dann muss sie ab 1.1. 2017 den neuen, strengeren Anforderungen gerecht werden. Warum werden aber überhaupt neue Richtlinien für Registrierkassen eingeführt?

Es geht - wie du vielleicht schon vermutest - um die Verhinderung von Trickerseien bei Bareinnahmen. Also: Um Steuerbetrug. Die vorhandenen Risiken bei elektronischen Registrierkassen im Rahmen einer Betriebsprüfung - durch das Finanzamt - sind derzeit ein viel diskutiertes Thema. Mit Einführung der neuen Grundsätze einer ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD) ist ab dem Jahr 2017 damit zu rechnen, dass sich die Situation durch das Auslaufen einer Übergangsfrist nochmals verschärft.

Steuerliche Anforderungen und Pflichten an Registrierkassen

Darum gilt: Neue technische Anforderungen für alle Registrierkassen sind erforderlich. Es handelt sich dabei insbesondere um die Anforderung zur unveränderbaren Aufzeichnung und die Anwendung zertifizierter Sicherheitstechnologien.

1. Pflicht zur unveränderbaren Aufzeichnung

Spätestens ab dem 01.01.2017 müssen (alle) elektronische Kassensysteme die aktuellen technischen Voraussetzungen für fortlaufende und nicht mehr veränderbare Aufzeichnungen erfüllen.

Nimmst du eine notwendige Anpassung der Software bis zum Stichtag 31.12.2016 nicht vor, liegt ein Verstoß gegen die formellen Vorschriften zur ordnungsbemäßen Kassenführung vor. Deine Buchführung ist dann insgesamt möglicherweise nicht mehr ordnungsgemäß und kann von der Finanzverwaltung verworfen werden.

Als Konsequenz daraus ist das Finanzamt berechtigt deine Umsätze und Einkünfte zu schätzen und entsprechende Mehrsteuern (Umsatzsteuer, Gewerbesteuer und Einkommensteuer) zu erheben.

2. Pflicht zur Anwendung zertifizierter Sicherheitstechnologien

Außerdem hat das Bundeskabinett im Juli 2016 beschlossen, dass Registrierkassen ab dem 01.01.2020 zwingend eine zertifizierte Sicherheitstechnologie einsetzen müssen. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) soll die entsprechenden Anbieterlösungen dann zertifizieren.

Während die Pflicht zur unveränderbaren Aufzeichnung also mit 2017 eintritt, hast du für die Umsetzung dieser Anforderung noch bis 2020 Zeit.

Tipp: Um zu erfahren, ob deine Registrierkasse den Anforderungen entspricht, fragst du am besten bei deinem Kassensystem-Anbieter nach. Er kann dich dann entsprechend beraten.

Keine Registrierkasse? Anforderungen an die manuelle Erfassung von Bareinnahmen

Erfasst du deine Bareinnahmen lieber manuell bzw. mechanisch (Stichwort: Offene Ladenkasse) und nicht über eine Registrierkasse, musst du das ebenfalls nach bestimmten Vorgaben tun.

Das wichtigste ist die Erstellung eines entsprechenden Zählprotokolls (unter Angabe der jeweiligen Stückelung und deren Anzahl). Diese Summe ist um den Tagesanfangsbestand und die vorgenommenen Einlagen zu kürzen sowie um die aus der Kasse gemachten Aufwendungen zu erhöhen. Der so ermittelte Betrag ergibt dann deine jeweiligen Tageseinnahmen.

Die eben genannten Werte musst du im Kassenbuch fortlaufend notieren. Ebenso wie das Kassenbuch selber musst du auch die Zählprotokolle entsprechend den gesetzlichen Anforderungen aufbewahren.

Beachtest du diese bindenden Vorgaben nicht, ist das Finanzamt berechtigt deine Buchhaltung insgesamt zu verwerfen und eine entsprechende Schätzung deines Umsatzes und Einkommens vorzunehmen und entsprechende Mehrsteuern und Zinsen zu erheben.

Tipp: Wenn du eine offene Ladenkasse führst, dann lade dir einfach hier deine kostenlose Kassenbuch-Vorlage herunter.