Debitoor Gründerlounge

Was du über Rechnungsstellung und Buchhaltung wissen solltest

Muss die Umsatzsteuer ID oder die Steuernummer auf die Rechnung?

Typisch Bürokratie: Eine Steuernummer allein reicht nicht. Nein, es gibt noch eine zweite Nummer: die Umsatzsteuer-ID. Wer soll sich da noch auskennen?

In diesem Artikel erfährst du:

  • Wie sich Umsatzsteuer-ID und Steuernummer unterscheiden
  • Wann welche Nummer auf deinen Rechnungen zum Einsatz kommt
  • Wo und wie du die beiden Nummern beantragen kannst

Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID: Welche Nummer muss auf die Rechnung?

Eine, keine oder gar beide? Das ist die große Frage, die wir an dieser Stelle beantworten wollen.

Prinzipiell dienen sowohl Steuernummer als auch Umsatzsteuer-ID zur steuerlichen Identifikation eines Unternehmens. Eine Rechnung ganz ohne Identifikationsnummer ist daher unzulässig - eine dieser beiden Nummern musst du unbedingt angeben:

  • Steuernummer / Steuer-ID
  • Umsatzsteuer-ID

Schreibst du deine Rechnungen mit dem Rechnungsprogramm Debitoor, kannst du diese Pflichtangabe nicht vergessen: Deine Nummer wird automatisch in die Rechnungsvorlage übernommen.

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Steuernummer: Die Steuernummer auf Rechnungen innerhalb Deutschlands

Stellst du Rechnungen an Personen oder Unternehmen aus, die ihren Unternehmenssitz so wie du in Deutschland haben, genügt prinzipiell die Angabe der Steuernummer bzw. Steuer-ID auf der Rechnung. Du erkennst sie an ihrem Aufbau aus 11 Ziffern:

Aufbau der Steuer-ID / Steuernummer für Unternehmen

Sitzt dein Kunde in Deutschland, darst du laut § 14 UStG alternativ statt der Steuernummer auch deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Umsatzsteuer-ID) angeben.

Viele Unternehmer geben sogar freiwillig lieber ihre Umsatzsteuer-ID an. Sie ist datenschutztechnisch sicherer und bietet weniger Möglichkeiten zum Missbrauch als die Steuernummer.

Umsatzsteuer-ID: Die Steuernummer auf Rechnungen ins EU-Ausland

Für Rechnungen, die du an Kunden im EU-Ausland stellst, benötigst du in bestimmten Fällen die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

Umsatzsteuer-ID für B2B Geschäfte

Die Umsatzsteuer-ID ist dann zwingend erforderlich, wenn du als umsatzsteuerpflichtiger Regelunternehmer eine Rechnung an einen anderen Regelunternehmer ins EU-Ausland schreibst (B2B Geschäfte).

Denn dann handelt es sich um eine innergemeinschaftliche Lieferung oder Leistung bzw. um das Reverse-Charge Verfahren. Wie du das Reverse-Charge Verfahren konkret anwendest, erfährst du in unserem Artikel Rechnung EU Ausland ohne Umsatzsteuer

Beachte, dass du in diesem Fall keine Umsatzsteuer in Rechnung stellen darfst. Deine Rechnung ist also umsatzsteuerfrei. Dafür sollte auf der Rechnung neben deiner eigenen Umsatzsteuer-ID auch die des Rechnungsempfängers stehen.

Die Umsatzsteuer-ID erkennst du am Aufbau aus 11 Ziffern und dem vorangestellten Länderkürzel. Du als Unternehmer in Deutschland führst also das Kürzel DE in deiner Umsatzsteuer-ID:

Aufbau der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Umsatzsteuer-ID) für Unternehmen

Keine Umsatzsteuer-ID für alle anderen Geschäfte

Bist du hingegen Kleinunternehmer oder ist dein Kunde im EU-Ausland Privatperson oder Kleinunternehmer, ändert sich nichts für dich.

Du stellst eine ganz reguläre Rechnung aus - so, wie du es immer tust: Als Regelunternehmer schreibst du eine Rechnung mit Umsatzsteuer, als Kleinunternehmer eine Kleinunternehmerrechnung ohne Umsatzsteuer. Du benötigst in diesem Fall keine Umsatzsteuer-ID.

Steuernummer + Umsatzsteuer-ID = bestens gewappnet!

Unser Tipp: Es kann nicht schaden, beide Nummern zu haben, also sowohl die Steuernummer als auch die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Sollte ein Kunde eine bestimmte Nummer bevorzugen, bist du perfekt ausgerüstet.

Im Rechnungsprogramm Debitoor kannst du beide Nummern hinterlegen und auf deinen Rechnungen anzeigen lassen - so bist du immer auf der sicheren Seite. Einmal eingegeben und abgespeichert sind die Nummern im Footer der Rechnungsvorlage automatisch Teil jeder von dir erstellten Rechnung.

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Bedeutung von Umsatzsteuer-ID und Steuernummer für Unternehmen

Aber was bedeuten die Nummern genau? Lang und umständlich sind beide. Erfahre hier, warum du eine Steuernummer brauchst und wie sie sich von der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer unterscheidet. Folgendes solltest du wissen:

Wozu sind Steuernummer und Umsatzsteuer-ID gut?

Die Steuernummer ist die Nummer, unter der beim Finanzamt die Steuerangelegenheiten einer natürlichen oder juristischen Person in Deutschland geführt werden.

Mit der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer werden umsatzsteuerpflichtige Unternehmer und juristische Personen in der Europäischen Union (EU) gekennzeichnet, die auf dem europäischen Binnenmarkt länderübergreifend tätig sind.

Wie beantrage ich Steuernummer und Umsatzsteuer-ID?

Die Steuernummer erhältst du bei dem für dein Unternehmen zuständigen Finanzamt, wenn du eine selbständige oder gewerbliche Tätigkeit anmeldest oder nachdem du das erste Mal eine Einkommensteuererklärung eingereicht hast.

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer wird vom Bundeszentralamt für Steuern vergeben. Du kannst sie direkt online beantragen, und zwar täglich zwischen 05:00 und 23:00 Uhr.

Steuernummer auf Rechnungen unter 150 Euro?

Nein! Auf Rechnungen unter 150 Euro muss überhaupt keine Steuernummer stehen. Solche so genannten Kleinbetragsrechnungen sind z.B. Bahntickets, Tankbelege oder Kassenbelege. Mehr dazu erfährst du in unserem Artikel zur Kleinbetragsrechnung.

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Schon gewusst? Mit dem Rechnungsprogramm Debitoor schreibst du deine Rechnungen jetzt ganz einfach. Steuernummer und Umsatzsteuer-ID kannst du in den Einstellungen festlegen - sie werden automatisch auf jeder Rechnung übernommen.