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Anstatt Rechnungen löschen: Gutschriften erstellen

Wenn eine Rechnung einmal im Buchhaltungssystem eingepflegt ist, egal ob bei dir oder deinem Kunden, darf sie auf keinen Fall gelöscht werden.

Warum dürfen Rechnungen nicht einfach gelöscht werden?

Rechnungen sollten nicht einfach so gelöscht werden, weil dieser Vorgang sowohl deine als auch die Buchhaltung deines Kunden verfälschen würde. Dies hat zur Folge, dass deine Buchhaltung nicht mehr im Reinen ist. Das kann erhebliche Konsequenzen nach sich ziehen. Du wirst zum Beispiel steuerliche Nachteile haben, sobald du deine nächste Steuererklärung abgibst.

Rechnung stornieren anstatt sie zu löschen

Anstatt deine Rechnung zu löschen, stornierst du sie bzw. korrigierst du sie. Die Rechnungskorrektur dient als Instrument zur Fehlerbehebung, alles andere wäre unzulässig.

Hat eine Rechnung erst einmal seinen Empfänger erreicht, ist sie mit ihrer unverwechselbare Rechnungsnummer, die nur einmal vergeben werden darf, gekennzeichnet. Damit ist sie ein Teil deines Rechnungssystems.

Eine bearbeitete Rechnung, die dieselbe Rechnungsnummer erhält, wäre nicht mehr die identische Rechnung. Jegliche Korrekturen auf der Rechnung lässt sie zu einem neuen Dokument werden, deshalb benötigt sie eine eigene Rechnungsnummer.

Rechnungen korrigieren

Wie aber korrigierst du nun eine fehlerhafte Rechnung gesetzlich richtig? Ganz einfach mit deinem Debitoor Rechnungsprogramm:

  • Im ersten Schritt öffnest du die jeweilige Rechnung, die du korrigieren musst.
  • Im zweiten Schritt erstellst du eine Gutschrift unter Mehr - Erstellen - Gutschrift.
  • Im Hinweisfeld solltest du beschreiben, warum du die Rechnung stornierst.
  • Als letztes speicherst du die Gutschrift.

Falls schon eine Zahlung von deinem Kunden eingegangen ist, also hast du eine Zahlung bei Debitoor verbucht, musst du beachten, dass du die Zahlung im System zuerst rückgängig machst und anschließend die Gutschrift erstellst.