Debitoor Gründerlounge

Was du über Rechnungsstellung und Buchhaltung wissen solltest

Was mache ich, wenn ein Kunde nicht zahlt?

Dann musst du ihn daran erinnern oder sogar anmahnen. Der Mahnprozess wird in 4 Schritten erklärt.


1. Kontaktiere deinen Kunden

Bevor du eine Mahnung sendest, empfehlen wir zunächst einmal mit deinem Kunden persönlich oder telefonisch in Kontakt zu treten. Erkundige dich, warum die Rechnung noch offen ist. Vielleicht gibt es eine einfache plausible Erklärung und er überweist den offenen Betrag. Vereinbare am besten einen genauen Termin dafür.

2. Zahlungserinnerung

Hat der Anruf nicht geholfen oder ist er erst gar nicht zustande gekommen, solltest du die erste Zahlungserinnerung senden. Die Zahlungserinnerung sollte freundlich formuliert sein und schriftlich erfolgen.

Zu diesem Zeitpunkt kannst du ein Versehen nicht ausschließen, daher können Formulierungen wie „Vielleicht sind Sie noch nicht dazu gekommen…“ hilfreich sein und du bringst deinen Kunden, durch eine Erinnerung, nicht in Verlegenheit. Der Kunde muss aber ausdrücklich in Verzug gesetzt werden, d.h. du musst deutlich in die Rechnung schreiben, dass er das Zahlungsziel überschritten hat.

Übrigens: Eine Zahlungserinnerung hat rechtlich gesehen denselben Wert wie eine Mahnung.

3. Mahnung

Reagiert der Kunde nicht auf die Zahlungserinnerung, solltest du eine Mahnung senden. Im Normalfall besteht das (außergerichtliche) Mahnverfahren aus drei Stufen. Da dies aber nicht gesetzlich festgelegt ist, liegt die Entscheidung bei dir.

Bereits durch die Zahlungserinnerung gerät dein Kunde in Zahlungsverzug. Bedeutet, dass du Anspruch auf Verzugszinsen/Mahngebühren hast. In der Regel liegen diese Gebühren bei acht Prozent (Handelsgeschäft – Handel mit Geschäftskunden) oder fünf Prozent (Verbrauchergeschäft - Handel mit Privatkunden) des Gesamtbetrags.

Von Mahnung zu Mahnung sollte die Formulierung unmissverständlicher werden. Sag deinem Kunden, dass du es ernst meinst.

4. Gerichtliches Mahnverfahren

Sollte es soweit kommen, dass dein Kunde trotz Mahnungen nicht zahlt, kannst du das Mahnverfahren bei deinem Amtsgericht beantragen. Hierzu musst du keine besonderen Dokumente einreichen. Widerspricht der Kunde dem Mahnbescheid, solltest du einen Anwalt einschalten. Gibt es keinen Widerspruch, kannst du nach Feststellung durch das Amtsgericht sofort einen Gerichtsvollzieher mit dem Einzug beauftragen.

Durch diesen Schritt wirst du wahrscheinlich deinen Kunden verlieren, aber eine Klageschrift im Briefkasten bewegt die meisten Kunden dazu, die offene Rechnung umgehend zu bezahlen.

Schuldanerkenntnis: Alternative zum Mahnverfahren

Ein gerichtliches Mahnverfahren mit anschließender Gerichtsverhandlung kann teuer sein. Wenn dein Kunde trotz Telefongespräch und Mahnung nicht bezahlt, kannst du ihn als Alternative zum gerichtlichen Mahnprozess auch ein so genanntes Schuldanerkenntnis unterzeichnen lassen.

Lässt du das Schuldanerkenntnis kostengünstig notariell beurkunden, gilt es gleichzeitig als vollstreckbarer gerichtlicher Titel. Und du verhinderst die Verjährung deiner Ansprüche.

Schon gewusst?
Im Rechnungsprogramm Debitoor kannst du mit nur wenigen Klicks eine Zahlungserinnerung/Mahnung erstellen und deinem Kunden senden. Durch den Link in der E-Mail siehst du, ob er die Mahnung erhalten und gesehen hat.


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