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Debitoor Buchhaltungslexikon
Inkasso

Inkasso - Was ist Inkasso?

Beim Inkasso treibt ein beauftragtes Inkassounternehmen die Schulden aus offenen Rechnungen ein. Die Definition von Inkasso ist also der Einzug von Forderungen. Auf Englisch heißt Inkasso „debt collection‟.

Dein Kunde zahlt nicht? Bevor du dich an ein Inkassounternehmen wendest, kannst du über Debitoor eine Zahlungserinnerung oder Mahnung schreiben.

Ein Unternehmen (der Gläubiger) kann ein Inkassobüro oder Anwaltsbüro beauftragen, wenn ein Kunde eine Rechnung nicht bzw. nicht vollständig bezahlt hat. Das Inkassounternehmen kümmert sich dann um das Einziehen bzw. die Eintreibung der fälligen Forderung.

Meist nutzt man ein Inkassobüro deshalb mit dem Eintreiben von Schulden, weil man Zeit sparen und dennoch an sein Geld kommen möchte.

Ist Inkasso ohne Mahnung möglich?

Wenn die Zahlungsfrist abgelaufen ist und der Kunde nicht bezahlt hat, verschickt der Unternehmer i.d.R. zunächst eine Zahlungserinnerung und im weiteren Verlauf Mahnungen.

Ist die dritte Mahnung verschickt, die Rechnung aber weiterhin nicht bezahlt, kann der Gläubiger getrost ein Inkassobüro beauftragen. Unter bestimmten Umständen kann man ein Inkassoverfahren jedoch auch ohne vorherige Mahnung einleiten:

Sind seit dem Ausstellen der Rechnung 30 Tage oder mehr verstrichen und der Kunde hat noch nicht gezahlt, kann das Inkasso sofort beginnen - auch wenn man davor keine Mahnung an den Kunden verschickt hat.

Inkassoverfahren - Wie funktioniert Inkasso?

Bei einem Inkassoverfahren kümmert sich das beauftragte Inkassounternehmen ab der Auftragserteilung um die Kommunikation mit dem Schuldner sowie um den Zahlungsverkehr. Dabei gibt es zwei Verfahrensweisen:

Einzug der Schulden per Auftrag oder Vollmacht

Das Inkassobüro erhält eine Vollmacht für den Einzug der Forderung. Können die Schulden nicht eingetrieben werden, so bleibt der Gläubiger auf den Forderungsverlusten, d.h. dem fehlenden Geld, sitzen.

Forderungsabtretung

Der Gläubiger verkauft soz. die offene Rechnung an das Inkassounternehmen. Bei einem Forderungsausfall muss das Inkassobüro dann den Forderungsverlust in Kauf nehmen.

Inkasso - Welche Maßnahmen ergreift ein Inkassobüro?

Im ersten Schritt versucht das Inkassounternehmen die Schulden außergerichtlich einzutreiben. Dazu wird ein Mahnverfahren eingeleitet und ein Inkasso-Brief verschickt.

Bringt das außergerichtliche Inkasso keinen Erfolg, kommt es zu einem gerichtlichen Inkasso, d.h. zu einem Vollstreckungsverfahren. Oft zahlt der Kunde schon, wenn er den Vollstreckungsbescheid erhält. Zahlt der Kunde nicht, so wird durch einen Gerichtsvollzieher eine Zwangsvollstreckung durchgeführt.

Ist der Schuldner jedoch zahlungsunfähig, kann keine Vollstreckung durchgeführt werden. Stattdessen kann das Inkassounternehmen mit einer sog. Titelüberwachung beauftragt werden: Das Inkassobüro überwacht 30 Jahre lang den Schuldner sowie dessen Vermögenslage, um ggf. zu einem späteren Zeitpunkt das Geld einzutreiben.

Inkassokosten - Welche Gebühren darf ein Inkassobüro erheben?

Inkassogebühren sind die Kosten, die durch den Inkassoauftrag entstehen. Diese muss der Schuldner übernehmen.

Gemäß dem Einführungsgesetz zum Rechtsdienstleistungsgesetz (RDGEG) dürfen Inkassobüros die gleichen Kosten wie ein Rechtsanwalt verlangen. Unter die zulässigen Kosten fallen:

  • die Hauptforderung: Die Summe, die der Schuldner dem Gläubiger schuldet, d.h. der offene Rechnungsbetrag
  • Zinsen: I.d.R. dürfen diese Zinsen nicht mehr als 5%-Punkte über dem Basiszinssatz liegen.
  • Mahnkosten: Die erste Mahnung ist kostenfrei. Ab der zweiten Mahnung dürfen i.d.R. max. 2,50 € pro Mahnung verlangt werden.
  • Kosten für Bankrücklastschriften
  • eine Auslagenpauschale von maximal 20 € (z.B. für Porto, Recherchekosten, oder Übersetzungen)

Der Schuldner muss also beim Inkasso nicht nur die Hauptforderung bezahlen, da immer auch zusätzliche Gebühren aufkommen.

Inkassokosten - Was darf ein Inkassobüro nicht verlangen?

Leider gibt es auch beim Inkasso Betrugsfirmen. Es kann vorkommen, dass unberechtigte Forderungen beim Inkasso erhoben werden, wie z.B.:

  • Mahnkosten, wenn keine Mahnungen verschickt wurden
  • Zusätzliche Umsatzsteuer: Ist auf der offenen Rechnung bereits USt ausgewiesen, darf das Inkassobüro keine zusätzliche Umsatzsteuer erheben.
  • Gebühren für Telefon-Inkasso

Bei unzulässigen Inkassogebühren kann der Schuldner ein Forderungsverzeichnis verlangen und anhand dessen prüfen, was er tatsächlich bezahlen muss. Daraufhin kann er die Inkassoforderung abwehren bzw. Widerspruch gegen das Inkasso einlegen. In ernsteren Fällen besteht auch die Möglichkeit, Strafanzeige gegen das Inkassobüro zu erstatten.

Inkassobüro - Was ist ein seriöses Inkassounternehmen?

Als Inkassobüro darf man in Deutschland nur mit einer behördlichen Erlaubnis auf Basis des Rechtsdiensteistungsgesetzes (RDG) agieren. Seriöse Inkassounternehmen sind oft Mitglieder in größeren Interessenverbänden, wie z.B. dem Bundesverband Deutscher Inkasso-Unternehmen e.V. (BDIU).