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Wann muss ich eine Proforma Rechnung schreiben?

Beispiel einer Proforma Rechnung im Rechnungsprogramm Debitoor

Rechnungen hast du in deinem Geschäftsleben wahrscheinlich schon viele erstellt. Anders kann die Sache da bei einer Proforma Rechnung aussehen. Vielleicht fragst du dich an dieser Stelle auch gerade: Was ist eine Proforma Rechnung überhaupt? Und wann muss ich eine Proforma Rechnung anstelle einer Rechnung schreiben?

Wir erklären dir, was es mit Proforma Rechnungen auf sich hat.

Was ist eine Proforma Rechnung?

Eine Proforma Rechnung fordert den Rechnungsempfänger – im Gegensatz zu einer „normalen“ Rechnung – nicht zur Zahlung auf. Sie dient lediglich als Beleg bzw. Nachweis für steuerliche Zwecke. Und sollte auch klar mit „Proformarechnung“ ausgezeichnet werden.

Daher kann eine Proforma Rechnung eine Rechnung auch nicht ersetzen, sprich: Stellst du eine Leistung in Rechnung, musst du nach wie vor eine normale Rechnung schreiben

Im Regelfall enthält eine Proforma Rechnung dieselben Angaben wie eine normale Rechnung.

Proforma Rechnung: Wozu dient sie?

Wie bereits angesprochen hat eine Proforma Rechnung in erster Linie Nachweisfunktion. Mögliche Anwendungsfälle sind beispielsweise folgende:

  • Zahlung auf Vorkasse: Als Zahlungsgrundlage bei Zahlung auf Vorkasse
  • Import / Export von Waren: Zur steuerrechtlichen Feststellung für den Zoll
  • Mustersendungen: Für die Dokumentation einer Lieferung von Proben / Mustern
  • Warenaustausch: Als Beleg bei Warenaustauch in Garantiefällen
  • Ersatzteillieferungen: Als Nachweis für die Lieferung von Ersatzteilen
  • Spenden: Für die erfolgswirksame Buchung beim Leistungserbringer

Proforma Rechnungen können aber auch in anderen Fällen – beispielsweise anstelle von einem Angebot oder Lieferschein – erstellt werden.

Wie erstelle ich eine Proforma Rechnung?

Eine Proforma Rechnung schreiben kannst du unter der Bezeichnung Rechnungsentwurf auch im Rechnungsprogramm Debitoor. Dazu erstellst du einfach eine neue Rechnung und klickst dann auf „Speichern“ anstatt auf „Rechnung fertigstellen“. Öffnest du das Dokument nun, erscheint als Dokumententitel „Rechnungsentwurf“.

Erstellung einer Proforma Rechnung im Rechnungsprogramm Debitoor

Alternativ kannst du in Debitoor auch ein Angebot oder einen Lieferschein erstellen. Beide können je nach Zusammenhang eine Proforma Rechnung ersetzen.

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