Rechnung per Mail oder: Die elektronische Rechnung
Bisher hast du deine Rechnungen immer ausgedruckt, in einen Umschlag gesteckt und zur Post gebracht. Doch plötzlich möchte ein Kunde eine elektronische Rechnung.
Du fragst dich, ob du Besonderheiten beachten musst? Kein Grund zur Sorge: E-Invoicing ist letztlich einfacher als die klassische Papierrechnung.
Elektronische Rechnungen in Deutschland
Jedes Jahr werden in Deutschland ca. 32 Milliarden Papierrechnungen versendet. Der Anteil an elektronischen Rechnungen, auch eRechnungen genannt, liegt bei weniger als 10 %.
Doch E-Invoicing ist auf dem Vormarsch. Dafür sorgen insbesondere der Verband elektronische Rechnung und das vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie ins Leben gerufene Forum elektronische Rechnung Deutschland.
Warum elektronisch abrechnen?
Eine elektronische Rechnung hat viele Vorteile. Du sparst damit Papier- und Portokosten. Per E-Mail, Computer-Fax oder Web-Download zur Verfügung gestellte Rechnungen sind schneller beim Kunden. Der gesamte Prozess der Rechnungserstellung ist weniger fehleranfällig. Und in aller Regel ist E-Invoicing auch für den Rechnungsempfänger billiger und effizienter.
Elektronische Rechnung versus Papierrechnung
Die elektronische Rechnung unterscheidet sich im Prinzip nicht von der normalen Papierrechnung. Sie muss die gleichen Pflichtangaben enthalten, inhaltlich korrekt und gut lesbar sein. Wie die herkömmliche Rechnung auch muss die eRechnung vom Empfänger zehn Jahre lang archiviert werden. Wichtig dabei: Die Ablage muss elektronisch erfolgen, und zwar in dem Format, in dem die Rechnung empfangen wurde.
Du schliesst formlos, per Mail, einen Vertrag über die geschäftliche Handhabe zur eRechnung zwischen Dir und Deinem Kunden ab. Ohne diese Bestätigung ist E-Invoicing nicht möglich.
Schon gewusst?
Seit 2011 muss eine elektronische Rechnung keine qualifizierte elektronische Signatur mehr enthalten. Damit ist das Erstellen einer gültigen elektronischen Rechnung für Selbständige und kleine Unternehmen deutlich einfacher geworden.
Mit der Rechnungssoftware von Debitoor kannst du binnen weniger Sekunden einwandfreie elektronische Rechnungen erstellen und versenden. Achte aber darauf, dass du das Okay deines Kunden einholst, bevor du ihm eine eRechnung schickst.
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