Welche Nachteile hat eine Rechnungsvorlage in Word oder Excel?
Du hast es geschafft. Du bist selbstständig oder Gründer und kannst endlich deinem ersten Kunden eine Rechnung schreiben. Intuitiv denkst Du als erstes an Word oder Excel, um damit eine Rechnungsvorlage zu erstellen.
Beide Optionen haben aber einige Nachteile gegenüber einem Rechnungsprogramm. Wir sagen dir hier warum.
Die verflixte Rechnungsnummer
Wusstest du, dass auf jeder deiner Rechnungen eine einmalig vergebene, fortlaufende Rechnungsnummer stehen muss?
Wer mit einer Musterrechnung in Excel oder Word arbeitet, den kann das einige Nerven kosten. Vor allem, wer sehr viele Rechnungen stellt, muss irgendwie den Überblick behalten, welche Rechnungsnummern bereits vergeben sind.
Eine Lösung hierfür kann die Installation des kostenlosen Add-ins ReNo für Excel und Word sein. Hiermit kann man fortlaufende Text- und Nummernkombinationen erstellen. Man kann sich auch dafür entscheiden, den Dateinamen der Rechnung entsprechend der Rechnungsnummer zu wählen, um Doppelungen zu verhindern.
In einem Rechnungsprogramm hingegen wird der Rechnungsvorlage automatisch eine fortlaufende Rechnungsnummer gegeben. Fehler ausgeschlossen.
Wie war das nochmal mit §14?
Gerade am Anfang möchte man als Neugründer oder Selbstständiger keine Fehler machen. Allerdings ist es auch gar nicht so einfach sich im deutschen Paragraphen-Dschungel zurecht zu finden.
Wenn Du dir deine Rechnungsvorlage in Word) oder Excel selbst erstellst oder eine Vorlage aus dem Internet verwendest, musst Du sicher gehen, dass die Rechnung am Ende wirklich rechtlich gültig ist. Wenn eine Rechnungsvorlage aufgrund einer Gesetzesänderung veraltet, wirst Du das im Zweifelsfall erst mal gar nicht mitbekommen.
Die Musterrechnungen in einem Rechnungsprogramm werden dagegen angepasst.
Unser Tipp: Immer häufiger werden Rechnungsprogramme als Software as a Service angeboten. Das heißt, du mietest die Software monatlich zu einem sehr geringen Preis und die Daten sind wie bei Debitoor in der Cloud. Dadurch können noch schneller Updates und Anpassungen vorgenommen werden.
Deine Rechnungsvorlage als zweite Visitenkarte
Selbst wenn man Excel und Word-Profi ist: Die Design-Optionen sind letztendlich begrenzt und man muss eine Menge Arbeit investieren für ein gutes Resultat.
Eine Rechnungsvorlage, die mit einer Software erstellt wird ist, sieht von vornherein sehr professionell aus.
Oft gibt es in einem Rechnungsprogramm auch einen Rechungsdesigner und viele einfache Möglichkeiten eine Rechnung möglichst ansprechend zu designen.
Alles auf einen Blick
Wer einmal mit dem Word- und Excel-Chaos beginnt, der findet vermutlich nicht so schnell heraus.
Hast Du viele Kunden und möchtest einen Überblick über deine Rechnungsstellung bekommen? Jede Rechnung ist ein Dokument irgendwo in einem Ordner ... Wenn du ein Rechnungsprogramm verwendest, sind die Rechnungen alle im Programm gesammelt.
Im besten Fall ist das Rechnungsprogramm so aufgebaut, dass Du siehst, welche Rechnungen bezahlt sind und welche offen. Und Du hast ein ordentliches Archiv ohne Papierkram.
Noch nicht überzeugt? Das einfache Rechnungsprogramm Debitoor kannst du kostenlos testen.
Übrigens: Mit einer cloudbasierten Rechnungssoftware kannst du Zeit sinnvoller nutzen. Einfach Wartezeiten unterwegs produktiv nutzen und Rechnungen, Angebote und Mahnungen über eine App verschicken.
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