Vielleicht hast du dein Unternehmen gerade erst gegründet und musst jetzt deine erste Rechnung schreiben. Vielleicht bist du aber auch schon seit einiger Zeit selbstständig – und hast dich schon eingehend mit dem Thema Buchhaltung befasst.
In beiden Fällen lohnt es sich, ein Rechnungsprogramm zu nutzen. Warum, erklären wir dir in unserem Beitrag Warum Gründer ein Rechnungsprogramm nutzen sollten.
Heute zeigen wir dir die praktische Seite: Und zwar, wie du mit einem Rechnungsprogramm wie Debitoor richtig startest - in 5 einfachen Schritten.
1. Melde dich für ein Rechnungsprogramm Testabo an
Viele Rechnungsprogramme kannst du kostenlos testen. Das ist auch wichtig – schließlich passt nicht jedes Rechnungsprogramm zu jedem Unternehmen.
Für Gründer gibt es spezielle Rechnungsprogramme wie Debitoor, die sich durch eine einfache Bedienung und automatisierte, intuitive Prozesse auszeichnen – mit denen du auch ohne BWL-Kenntnisse sofort deine erste Rechnung schreiben kannst.
Melde dich am besten für ein Testabo an – und überprüfe, ob das Rechnungsprogramm gut zu dir passt.
2. Nutze kostenlose Einführungs-Webinare deines Rechnungsprogramms
Schließt du ein Testabo ab, kannst du dich sofort in Medias Res stürzen – oder du lässt dir alle Funktionen deines Rechnungsprogramms zuerst einmal kurz erklären. Das empfiehlt sich, wenn du schnell einen umfassenden Überblick über alle Möglichkeiten bekommen willst, die dir in deinem Rechnungsprogramm zur Verfügung stehen.
Sobald du dich für ein Debitoor Testabo entscheidest, kannst du dich direkt auf der Startseite deines Rechnungsprogramms für ein kostenloses Webinar anmelden.
3. Rechnungsprogramm: Gib zuerst deine Unternehmensdaten in den Einstellungen an
Um erfolgreich mit deinem Rechnungsprogramm zu starten, solltest du zuallererst deine Unternehmensdaten in den Einstellungen festlegen. Das wird auch im Einführungs-Webinar genau beschrieben.
Das geht einfach und schnell: Du gibst in den Einstellungen einfach folgende Daten ein:
- Unternehmensname
- Anschrift
- Steuernummer
- Weitere Kontaktdaten wie Email-Adresse, Telefonnummer
- Bankverbindung
Auch dein Logo kannst du an dieser Stelle hochladen.
Sobald du nun deine erste Rechnung erstellst, werden diese Angaben automatisch in der Rechnungsvorlage übernommen.
4. Schreib deine erste Rechnung mit deinem Rechnungsprogramm
Jetzt bist du startklar und kannst deine erste Rechnung mit deinem Rechnungsprogramm schreiben. Wir erklären dir am Beispiel vom Rechnungsprogramm Debitoor, wie das geht:
- Öffne eine neue Rechnungsvorlage
- Trag Name und Anschrift deines Kunden ein
- Gib Art, Menge und Preis deines Produktes an
- Alle anderen Angaben werden automatisch ausgefüllt
- Wähle eines von 7 verschiedenen Rechnungsdesigns
- Klicke auf „senden“ – und schon landet die Rechnung bei deinem Kunden
Übrigens: Du kannst deinen Kunden und dein Produkt / deine Leistung per Mausklick im Rechnungsprogramm speichern. So kannst du sie das nächste Mal per Dropdown-Menü in deiner Rechnungsvorlage auswählen und musst sie nicht wieder manuell eintippen.
5. Rechnungsprogramm: Verwalte deine Einnahmen & Ausgaben professionell
Hast du dein ersten Rechnungen geschrieben und versendet, wirst du merken: Das ist ja gar nicht so schwierig. Und vielleicht hast du ja auch schon den ersten Ausgabenbeleg, den du verwalten musst? Kein Problem. Denn in einem Rechnungsprogramm wie Debitoor kannst du alle deine Einnahmen und Ausgaben professionell verwalten:
- Schreib Angebote und wandle sie automatisch in Rechnungen um
- Erstelle per Mausklick eine Ausgabe und kategorisiere sie automatisch
- Integriere dein Bankkonto mit deinem Rechnungsprogramm und…
- … alle bezahlten Rechnungen und Ausgaben werden automatisch markiert
- Erstelle Berichte wie GuV, EÜR und Umsatzsteuervoranmeldung
- Arbeite mit deinem Steuerberater zusammen
Du siehst: Ein professionelles Rechnungsprogramm bietet dir auch tolle Buchhaltungs-Funktionen.
