Einstellungsverfahren: So findest du kompetente Mitarbeiter

Ob du es glaubst oder nicht: Wenn es darum geht, Angestellte für dein Unternehmen zu gewinnen, dann ist deine Vorgehensweise dabei ausschlaggebend.

Arbeitgeber begrüßt neue Mitarbeiterin

Die Suche nach neuen Mitarbeitern ist nicht immer leicht, vor allem da man als Arbeitgeber ja bestimmte Erwartungen hat. Der zukünftige Angestellte sollte:

  • bestimmte Qualifikationen haben,
  • Gewisse Kenntnisse und Fähigkeiten vorweisen,
  • mit einer neuen Herangehensweise oder einem neuen Blickpunkt zum Unternehmen beitragen
  • und mit seiner Persönlichkeit gut ins Team und zum Unternehmen passen.

Das Einstellungsverfahren

Die Suche nach neuen Mitarbeitern kann eine Herausforderung sein und noch dazu einen bedeutender Zeitaufwand mit sich bringen. Und wenn es blöd kommt und man die „falsche‟ Person einstellt, kann es einen teuer zu stehen kommen. Wenn du dagegen die „richtige‟ Person für die Stelle findest, kann das der Produktivität und dem Erfolg deines Unternehmens sowie der Stimmung im Team zugutekommen. Daher sollte das Einstellungsverfahren keinesfalls unterschätzt werden.

Grundsätzlich kannst du als Arbeitgeber bestimmte Dinge vermeiden, die auf Bewerber eine abschreckende Wirkung haben könnten, wie z. B. eine schlecht formulierte Stellenanzeige oder ein Mangel an Kommunikation während des Einstellungsverfahrens.

Ob es nun um das Einstellen deines allerersten Angestellten geht, oder du schon ein bestehendes Team leitest und nach Verstärkung dafür suchst - unsere Tipps können dir dabei helfen:

Verfasse eine aussagekräftige Stellenausschreibung

Mache dir Gedanken darüber machen, wonach genau du bei deinem künftigen Angestellten suchst. Erst wenn du geklärt hast, solltest du dich ans Verfassen der Stellenanzeige machen.

Hier sollte Folgendes angegeben werden:

  • eine genaue Stellenbeschreibung (Aufgaben, Verantwortung, Reisetätigkeit, etc.)
  • die Anforderungen an die Bewerber (Erfahrungen, Kompetenzen, etc.),
  • was dein Unternehmen dem zukünftigen Mitarbeiter bietet (Unternehmenskultur, Weiterbildungsmöglichkeiten, flexible Arbeitszeiten, Karriere, etc.)
  • der Standort des Büros,
  • ab wann die Stelle zu besetzen ist
  • und ob es sich um eine Voll- oder Teilzeitstelle handelt.

Arbeitgeber verfasst Stellenausschreibung

Veröffentliche deine Stellenanzeige

Damit du auch eine gute Anzahl an Bewerbern zur Auswahl hast, solltest du die Stelle dort schalten, wo sie auch von vielen potenziellen Interessenten gefunden werden kann. Nutze die Digitalisierung dabei zu deinem Vorteil, indem du auf Online-Portale und soziale Medien zurückgreifst. LinkedIn und Facebook bieten sich hier beispielsweise gut an. Auch in deinem eigenen Netzwerk solltest du die Stellenausschreibung bekannt machen.

Prüfe die Bewerbungen auf Herz und Nieren

Das gründliche Durchlesen von Bewerbungsunterlagen ist zwar ziemlich mühsam und zeitaufwendig. Doch um passende Kandidaten zu finden, lohnt sich der Aufwand. Nutze deine Stellenausschreibung hier, um systematisch zu prüfen, ob die Bewerber deinen Anforderungen entsprechen.

Sei dir jedoch bewusst, dass es den „perfekten Bewerber‟ nicht gibt. Allen Erwartungen werden - wenn überhaupt - nur wenige entsprechen. Überlege dir daher, welche Anforderungen für die Stelle unabdingbar sind und bei welchen es sich dagegen lediglich um ein Plus handelt.

Führe im Vorfeld Telefonate

Bevor man Bewerber zu einem Bewerbungsgespräch einlädt lohnt es sich, diese zunächst telefonisch zu kontaktieren. Dabei kann man grundsätzliche Fragen zu deren Kenntnissen und Fähigkeiten klären sowie einen Eindruck von deren Persönlichkeit gewinnen. Falls man sich nach diesem Schritt schon gegen einen Kandidaten entscheidet, spart man sich zudem den Aufwand, ein zusätzliches Bewerbungsgespräch zu organisieren und durchzuführen.

Organisiere Bewerbungsgespräche

Du solltest dich selbst gut auf das jeweilige Gespräch vorbereiten. So zeigst du, dass du den Einstellungsprozess sowie den jeweiligen Bewerber ernst nimmst. Überlege dir auch, auf welche Themen du insbesondere eingehen möchtest und worauf du bei den Antworten und Fragen der Bewerber achten möchtest.

Bewerbungsgespräch wird geführt

Im Gespräch selbst solltest du eine Balance zwischen Fragenstellen und Smalltalk finden. Zum einen benötigst du bestimmte Informationen, zum anderen sollen sich die Kandidaten aber auch wohlfühlen und natürlich präsentieren.

Lass auch Fragen von Seiten der Bewerber zu und sei bei deinen Antworten immer aufrichtig. Du möchtest ihnen ja ein realistisches Bild der Arbeit und des Unternehmens vermitteln. Hier bietet es sich auch an, den Bewerbern das Büro zu zeigen und währenddessen auf ihre Fragen und Reaktionen zu achten.

Prüfe die Referenzen

Um dich noch besser abzusichern, kannst du zusätzlich Referenzen zu bestimmten Bewerbern einholen. Von ehemaligen Arbeitgebern oder Kollegen kannst du so feststellen, ob die Informationen, die bestimmte Kandidaten dir gegeben hat, auch stimmen. Außerdem kannst du herausfinden, welchen Eindruck sie in anderen Unternehmen hinterlassen haben.

Ein ständiger Lernprozess

Keine Sorge - das Suchen und Einstellen neuer Mitarbeiter wird mit der Zeit und regelmäßiger Übung besser. Daher solltest du auch jedes Mal festhalten, was gut und was weniger gut funktioniert hat. Auch deine eigenen Bewerbungserfahrungen können dir helfen.

Hier gilt es auch, das eigene Bauchgefühl nicht zu unterschätzen. Denn manchmal fühlt sich bei einem Bewerbungsprozess alles richtig an - manchmal hat man aber auch einfach ein mulmiges Gefühl dabei. Das gilt übrigens sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Bewerber!

Arbeitszeiterfassung und Teamwork über dein Rechnungsprogramm

Wenn du deinen Wunschkandidaten dann eingestellt hast, kommen natürlich einige neue Herausforderungen auf dich zu. Geht es spezifisch um die Buchhaltung, so kann dein Rechnungsprogramm dir bei vielen Sachen eine wertvolle Unterstützung sein. Bei Debitoor kannst du beispielsweise die Integration clockodo nutzen, um deine Arbeitsstunden sowie die deiner Mitarbeiter schnell und unkompliziert zu erfassen.

Außerdem gibt es bei vielen Buchhaltungsprogrammen auch die Möglichkeit, mehreren Mitarbeitern Zugang zum Unternehmens-Account zu geben. So kannst du einen Teil der Buchhaltungsaufgaben an deine Angestellten abgeben. Auch Debitoor ermöglicht dir diese Art von Teamwork über die integrierte Mehrbenutzer-Funktion.

Geschrieben von EmilieEmilie, 27. August 2018