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Rechnungsprogramm: So schreibst du Anlagevermögen richtig ab

Laptop, der über ein Rechnungsprogramm richtig abgeschrieben werden muss

Bestimmt hast du dir auch schon mal größere Anschaffungen für deinen Betrieb gekauft: Einen PC, einen Drucker oder sogar einen Firmenwagen. Aber wie verbuchst du diese Ausgaben mit deinem Rechnungsprogramm eigentlich richtig?

Wir haben hier die wichtigsten Informationen für dich zusammengefasst:

Was ist das Anlagevermögen eigentlich genau?

Zum Anlagevermögen in deinem Rechnungsprogramm zählen alle Güter, die in deinem Betrieb langfristig eingesetzt werden und dem Geschäftsbetrieb dienen. Folgende drei Güterarten fallen darunter:

Sachanlagen

Unter Sachanlagen versteht man betriebliche Grundstücke, Maschinen, Betriebs-, und Geschäftsausstattung und Fahrzeuge.

Immaterielle Vermögensgegenstände

Neben den Sachanlagen kannst du natürlich auch immaterielles Anlagevermögen haben. Zum Beispiel Rechte, Konzessionen, Lizenzen oder Patente.

Finanzanlagen

Zur dritten Gruppe deines Anlagervermögens zählen Finanzanlagen wie Beteiligungen oder Wertpapiere.

Rechnungsprogramm: Wann kann ich Anlagevermögen abschreiben?

Anlagevermögen unterliegt einer gewissen Wertminderung., d.h. deine Maschine oder dein Fahrzeug verliert mit Dauer der Nutzung an Wert. Gründe für diese Wertminderung können sein:

  • Wirtschaftlich bedingte Wertminderung: z.B. Technische Veralterung von Maschinen
  • Rechtlich bedingte Wertminderung: z.B. Ablauf von Patenten
  • Witterungsbedingte Wertminderung: z.B. Rost bei Fahrzeugen
  • Verbrauchsbedingte Wertminderung: Abnutzung durch Gebrauch
  • Zeitlich bedingte Wertminderung: Verschleiß von Geräten

Diese Wertminderung kannst du über eine Abschreibung in deinem Rechnungsprogramm abbilden. Denn schließlich willst du nicht, dass dein Vermögen überbewertet wird, oder? Sondern mit dem realen Vermögenswert erfasst wird.

Beispiel:

Der Getränkehersteller Drink4Fun kauft am 01.01.2017 eine neue Abfüllmaschine für Softdrinks um 14.500€. Da die Maschine durch Gebrauch abnutzt sowie Einzelteile verschleißen, ist sie nach 5 Jahren Nutzung nur noch ca. die Hälfte, nämlich 7.250€ Wert.

Diesen Werteverlust kann Drink4Fun in seinem Rechnungsprogramm über eine Abschreibung erfassen.

Wie schreibe ich mein Anlagevermögen mit einem Rechnungsprogramm ab?

Prinzipiell können Anlagegüter auf verschiedene Weise abgeschrieben werden. In einem Rechnungsprogramm wie Debitoor wird die gängigste und einfachste Art der Abschreibung – die lineare Abschreibung – angewendet.

Lineare Abschreibung im Rechnungsprogramm

Bei der linearen Abschreibung sind die Abschreibungsbeträge (=Wertminderung) über die Nutzungsdauer hinweg immer gleich hoch. Wie hoch die Nutzungsdauer angesetzt wird, ist in der Afa-Tabelle geregelt.

Die Formel zur Berechnung des Abschreibungsbetrags lautet:

Abschreibungsbetrag = Anschaffungskosten / Nutzungsdauer

Nach Ablauf der Nutzungsdauer ist dein Anlagegut vollständig abgeschrieben und rein rechnerisch gesehen „nichts mehr Wert“. Da eine Maschine aber oft trotzdem noch weiter verwendet werden kann, wird sie im Betriebsvermögen mit einem Restwert von 1€ erfasst.

Beispiel:

Der Getränkehersteller Drink4Fun möchte seine neue Abfüllmaschine in seinem Rechnungsprogramm abschreiben. Er zieht die Afa-Tabelle hinzu, die die Nutzungsdauer für Abfüllmaschinen mit 10 Jahren festlegt. Der Kaufpreis beträgt 14.500€. Den Abschreibungsbetrag berechnet er nun folgendermaßen: 14.500€ / 10 = 1.450€

Jedes Jahr mindert sich also der Wert seiner Abfüllmaschine um 1.450€.

Nach Ablauf der 10 Jahre ist die Abfüllmaschine vollständig abgeschrieben, also rein rechnerisch gesehen nichts mehr – nämlich nur noch 0€ - Wert.

Fertig? Fast. Denn: Praktisch ist die Maschine noch immer in Schuss und kann weiterverwendet werden. Damit die Maschine nun nicht gänzlich aus der Vermögensaufstellung verschwindet - schließlich ist sie ja noch im Betrieb vorhanden - verzeichnet Drink4Fun sie pro forma mit einem Merkposten / Restbuchwert von 1€.

Spezialfall: Abschreibung von Geringwertigen Wirtschaftsgütern (GWG)

Nicht jede Ausgabe muss über mehrere Jahre abgeschrieben werden. So genannte Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) mit Anschaffungs-, bzw. Herstellungskosten von weniger als 800€ können im Anschaffungsjahr vollständig abgeschrieben werden.

Für die Abschreibung von Geringwertigen Wirtschaftsgütern stehen dir zwei verschiedene Varianten zur Verfügung, aus der du eine wählen kannst:

Variante 1:

  • Güter unter 250€: Sofort buchen
  • Güter zwischen 250€ und 800€: Ebenfalls sofort abschreiben

Beispiel: Wenn du im Jahr 2018 z.B. einen Laptop für 810€ für deinen Betrieb kaufst, kannst du ihn 2018 komplett als Betriebsausgabe absetzen.

Variante 2:

  • Wirtschaftsgüter unter 250€: Sofort buchen
  • Wirtschaftsgüter zwischen 250€-1000€: Als Sammelposten über 5 Jahre abschreiben

Beispiel: Wenn du im Jahr 2018 z.B. einen Laptop für 810€ für deinen Betrieb kaufst, kannst du ihn als Sammelposten gemeinsam mit anderen Gütern über 5 Jahre hinweg abschreiben.

Wichtig: Du musst dich für eine der beiden Varianten entscheiden und kannst sie nicht mischen.