Welche Funktionen sollte dein Rechnungsprogramm unbedingt beherrschen? Dieser Frage gehen wir in dieser Artikelserie nach. Heute: Wiederkehrende Rechnungen.
Wiederkehrende Rechnungen: Was ist das?
Die Basisfunktion eines Rechnungsprogramms kennen wir alle: Rechnungsstellung und Rechnungsversand. Gewöhnlich wirst du für jede neue Rechnung einfach eine neue Rechnungsvorlage öffnen und diese ausfüllen.
Was aber, wenn du ständig wiederkehrende Rechnungen hast, die du jedes Mal manuell erstellen musst?
Beispiel A: Monatsabo im Yogastudio
Du bist Yogalehrerin und bietest sowohl Einzelstunden an, als auch vergünstigte Monatsabos. Die Rechnungen für diese Monatsabos stellst du mit deinem Rechnungsprogramm Anfang jedes Monats aus und versendest sie an deine Abonnenten.
Beispiel B: Webhosting-Paket
Als IT-Freelancer bietest du Webhosting-Pakete an: Für einen gewissen Monatsbetrag betreust du die Website deiner Kunden, sodass diese sich um die Kernaufgaben ihres Geschäftes kümmern können. Diese Monatsrechnungen schreibst du manuell mit deinem Rechnungsprogramm.
Rechnungsprogramm: Vorteile wiederkehrender Rechnungen
In beiden Fällen würdest du dir viel Zeit und Mühe sparen, wenn du – statt dieselben Rechnungen jeden Monat manuell zu erstellen – auf eine Funktion in deinem Rechnungsprogramm zurückgreifen könntest, die diese Arbeit für dich erledigt.
Voilà: Mit dem Rechnungsprogramm Debitoor kannst du nun automatisch wiederkehrende Rechnungen erstellen!
Aber was sind konkret die Vorteile für dich darin?
- Du sparst Zeit
- Du vermeidest Fehler
- Du vergisst keine Rechnung mehr
- Du wirst pünktlich und automatisch bezahlt (Lastschrift)
Ein Rechnungsprogramm mit der Funktion „wiederkehrende Rechnungen“ bietet dir also tolle Vorteile, auf die du nicht verzichten solltest.
Hinweis: Welche weiteren Rechnungsprogramm Funktionen dir das Leben noch erleichtern, erfährst du hier: Warum du ein Online Rechnungsprogramm verwenden solltest.
So geht’s: Wiederkehrende Rechnungen in deinem Rechnungsprogramm
Yogastudio und Webhosting-Paket waren nur zwei Beispiele von vielen, für die sich die Funktion „Wiederkehrende Rechnungen“ in deinem Rechnungsprogramm eignet. Weitere sind:
- Kurse
- Consulting
- Vermietung
- Mitgliedsbeiträge
- Abos
Die Funktion „Wiederkehrende Rechnungen“ im Rechnungsprogramm Debitoor findest du unter Rechnungen > Wiederkehrende. Hier klickst du einfach auf „Neue wiederkehrende Rechnung“ und schon kannst du die entsprechende Rechnungsvorlage ausfüllen.
Definieren kannst du ganz individuell folgende Eigenschaften:
- Datum der nächsten (wiederkehrenden) Rechnung
- Frequenz der Rechnungen (z.B. monatlich)
- Sendeoption „manuell senden“ oder „automatisch senden“
- Status „aktiv“, „pausiert“ oder „löschen“
Hinweis: Selbstverständlich kannst du noch viele weitere Rechnungsangaben individualisieren: Rechnung schreiben für Einsteiger: So geht's!
Beispiel C: Mitgliedsbeitrag für Verein
Du bist Vorstandsmitglied eines Vereins und für die Rechnungsstellung verantwortlich. Deine Mitglieder zahlen ihre Mitgliedsbeiträge quartalsweise jeweils zum 15. des ersten Quartalsmonats. Mit dem Rechnungsprogramm Debitoor kannst du alle Mitgliedsbeiträge korrekt abrechnen.
Du legst in deinem Rechnungsprogramm das Rechnungsdatum mit 15. fest und stellst die Frequenz auf „quartalsweise“. Die Rechnungen sollen jedes Quartal automatisch versendet werden, daher wählst du die Option „automatisch senden“ und den Status „aktiv“. Ab jetzt erhält jedes Mitglied deine Rechnung automatisch und pünktlich zu jedem Quartal.
So einfach sind wiederkehrende Rechnungen mit dem Rechnungsprogramm Debitoor!
