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Rechnungsprogramm: 6 essentielle Elemente

Gründerin vor ihrem Rechnungsprogramm

Um ein Rechnungsprogramm kommen die wenigsten Gründer irgendwann herum. Der Grund: Es geht einfach schneller! Und welcher Gründer hat schon Zeit zu verschenken?

Bevor du dich für ein Rechnungsprogramm entscheidest, ist es jedoch wichtig, genau zu überprüfen, ob dein Rechnungsprogramm deine Anforderungen erfüllt. Diese sechs essentiellen Elemente sollte dein Rechnungsprogramm auf jeden Fall aufweisen:

1.) Soll-Versteuerung oder Ist-Versteuerung

Als Unternehmer musst du im Regelfall Umsatzsteuer an das Finanzamt zahlen. Je nach Zeitpunkt der Fälligkeit deiner Umsatzsteuer bist du entweder Soll-Versteuerer oder Ist-Versteuerer.

  • Soll-Versteuerung: Die Umsatzsteuer wird sofort mit Rechnungsstellung fällig
  • Ist-Versteuerung: Die Umsatzsteuer wird erst mit Zahlungseingang fällig

Bei der Art der Versteuerung handelt es sich also um wichtige prinzipielle Einstellungen in deiner Buchhaltung, die ein gutes Rechnungsprogramm wie Debitoor abbilden kann.

Hier erfährst du genauer, was der Unterschied zwischen Soll- und Ist-Versteuerung ist – und wann du welche Art der Versteuerung anwenden musst.

2.) Kein Rechnungsprogramm ohne professionelle Rechnungsvorlage

Wichtig ist natürlich vor allem eines: Eine professionelle Rechnungsvorlage mit allen wichtigen Pflichtangaben einer Rechnung.

Außerdem sollte dein Rechnungsprogramm folgende Besonderheiten in deiner Rechnungsvorlage berücksichtigen können:

Kleinunternehmer-Rechnung

Viele Gründer starten als Kleinunternehmer. Deshalb ist es wichtig, dass dein Rechnungsprogramm eine korrekte Kleinunternehmer-Rechnung ohne Umsatzsteuer erstellen kann. Auch ein freies Textfeld für den Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung sollte auf deiner Rechnungsvorlage vorhanden sein.

Rechnung zu ermäßigtem Steuersatz

Auf bestimmte Waren und Leistungen wird der ermäßigte Umsatzsteuersatz von 7% angewendet. Achte daher unbedingt darauf, dass dein Rechnungsprogramm auf der Rechnungsvorlage auch den ermäßigten Steuersatz anwenden kann.

Rechnung im Reverse-Charge Verfahren

Ein wichtiges Thema, wenn deine Kunden auch außerhalb Deutschlands ansässig sind: Das Reverse-Charge Verfahren für Rechnungsstellung im EU-Ausland. Im Optimalfall weist dich dein Rechnungsprogramm automatisch auf das Reverse-Charge Verfahren hin, sobald du eine Rechnung an einen Kunden im EU-Ausland stellen willst.

Wichtig: Sind du und dein Kunde Regelunternehmer, ist die Rechnung umsatzsteuerfrei!

3.) Rechnungsprogramm mit aktuellem Rechnungsstatus

Hast du eine Rechnung geschrieben und versendet, ist es wichtig, dass dein Rechnungsprogramm deinen Rechnungsstatus immer aktualisiert. Du solltest auf einen Blick erkennen können, ob dein Kunde …

  • … die Rechnung erhalten hat
  • … die Rechnung bereits gesehen und geöffnet hat
  • … die Rechnung bezahlt hat
  • … die Zahlungsfrist der Rechnung überschritten hat

So kannst du dir in einem Rechnungsprogramm wie Debitoor auf einen Blick einen schnellen Überblick über deine Rechnungen verschaffen.

4.) Automatischer Zahlungsabgleich

Viel Aufwand bei der Rechnungsstellung ersparst du dir, wenn dein Rechnungsprogramm automatischen Zahlungsabgleich anbietet.

Das bedeutet: Du kannst dein Konto mit deinem Rechnungsprogramm verbinden – und sobald die Rechnung bezahlt wurde, wird die Rechnung automatisch als „bezahlt“ markiert. Dadurch sparst du dir den mühsamen manuellen Zahlungsabgleich deiner Rechnungen.

5.) Ausgaben-Funktion

Als Gründer hast du natürlich nicht nur Einnahmen, sondern auch Ausgaben. Dein Rechnungsprogramm sollte es dir also ermöglichen, neben der Rechnungsstellung auch Ausgaben anzulegen.

Dabei ist wichtig, dass dein Rechnungsprogramm folgende Aspekte berücksichtigt:

  • Ausgabenkategorien automatisch zuordnen
  • Anlagevermögen abschreiben

Hinweis: Über die automatische Ausgaben-Kategorisierung sparst du dir viel Mühe, denn du musst nicht erst manuell nach der passenden Kategorie suchen – ein Rechnungsprogramm wie Debitoor schlägt sie dir automatisch vor.

6.) Einnahmen-Ausgaben Übersicht in deinem Rechnungsprogramm

Hast du deine Einnahmen und Ausgaben getätigt, willst du am Monatsende natürlich vor allem eines wissen: Wie hoch ist mein Gewinn? Ein gutes Rechnungsprogramm bietet dir dafür eine Übersicht bzw. verschiedene Berichte an:

  • EÜR: Eine einfache Einnahmen-Ausgaben Übersicht mit Gewinnermittlung
  • GuV: Eine Gewinn-, und Verlustrechnung
  • Bilanz: Eine einfache Form der Bilanz im Sinn der doppelten Buchführung

Mit diesen Berichten bist du bestens gewappnet – und weißt am Monatsende immer, wie viel du ausgegeben und wie viel zu eingenommen hast.