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Eine Mahnung schreiben – wie geht das?

Eine Mahnung schreiben am Arbeitsplatz

Du als Unternehmer bist darauf angewiesen, dass deine Kunden pünktlich bezahlen. Schließlich musst du von diesen Einnahmen deine täglichen Ausgaben begleichen. Was also, wenn ein Kunde nicht rechtzeitig zahlt? Dann solltest du eine Mahnung schreiben.

Wir erklären dir, wie du vorgehst, wenn du eine Mahnung schreiben musst und was du dabei beachten solltest.

Wann sollte ich eine Mahnung schreiben?

Zuerst müssen wir folgende Frage beantworten: Zu welchem Zeitpunkt sollte man eine Mahnung schreiben?

Prinzipiell ist dein Kunde immer zur sofortigen Zahlung deiner Rechnung verpflichtet. Auch, wenn du keine Zahlungsfrist / Fälligkeitsdatum auf deiner Rechnung anführst. Kulanterweise räumen die meisten Unternehmen ihren Kunden aber eine gewisse Zahlungsfrist, z.B. von 14 Tagen, ein.

Überschreitet dein Kunde diese Zahlungfrist, solltest du eine erste Zahlungserinnerung oder Mahnung schreiben.

Zahlungserinnerung oder Mahnung schreiben?

Prinzipiell kannst du nach Überschreiten der Zahlungsfrist sofort eine Mahnung schreiben. Aber: Du willst deinem Kunden ja auch nicht gleich mit der Keule kommen, oder? Schließlich kann es sein, dass dein Kunde einfach nur vergessen hat.

Und da du an einer langfristigen Kundenbeziehung interessiert bist, macht bei dem sensiblen Thema Mahnungen der Ton die Musik: Statt eine Mahnung schreiben – ersetz das Wort „Mahnung“ im Titel deines Schreibens doch einfach mit „Zahlungserinnerung“. Klingt viel netter, oder?

Die Vorlage für eine Zahlungserinnerung und Mahnung findest du übrigens in deinem Rechnungsprogramm. Jede überfällige Rechnung kannst du hier automatisch in eine Mahnung umwandeln und diese versenden.

1, 2, oder 3: Wie viele Mahnungen schreiben ist sinnvoll?

Manchmal reagiert dein Kunde nach der ersten Mahnung noch nicht. Dann wird eine zweite Mahnung fällig. Muss das sein? Nein. Wie viele Mahnungen du schreibst, ist dir überlassen. Du kannst auch sofort nach der ersten Mahnung schon ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten.

Aber auch hier gilt: Nichts übertürzen! Ein gerichtliches Mahnverfahren kann viel Arbeit, Aufwand und Kosten bedeutet. Daher erinnere deinen Kunden noch einmal an die ausstehende Rechnung.

Folgender Mahnunvorgang hat sich eingebürgert:

  • Zahlungserinnerung
  • Erste Mahnung
  • Zweite Mahnung
  • Dritte Mahnung

Mahnung schreiben: Was, wenn der Kunde nicht reagiert?

Du warst geduldig und hast deinen Kunden mehrmals an seine Zahlungspflicht erinnert. Trotzdem: Der Kunde vertröstet dich immer wieder und zahlt einfach nicht. Und eine vierte Mahnung schreiben? Irgendwann ist dann aber auch genug – denn hat dein Kunde davor nicht bezahlt, wird er es wahrscheinlich jetzt auch nicht tun. Aber: Was sind deine Alternativen?

Du kannst jetzt entweder ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten, ein Inkassounternehmen mit der Einziehung der Schulden beauftragen oder den säumigen Kunden eine Schuldanerkenntnis unterzeichnen lassen.

1. Gerichtliches Mahnverfahren einleiten

Reagiert dein Kunde auch nach mehrmaliger Mahnung nicht, kannst du ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten. Das ist der klassische Weg.

Das Gericht prüft dann die formale Richtigkeit deines Mahnantrags und fordert den säumigen Kunden zur Zahlung auf. Das ist natürlich keine Garantie, dass der Kunde auch wirklich bezahlt – möglicherweise ist dein Kunde einfach zahlungsunfähig.

2. Inkassobüro beauftragen

Deine zweite Option ist es, deine Forderung an ein Inkassobüro zu verkaufen. Das Inkassobüro „kauft“ dir deine Forderungen gegen eine Gebühr ab – und du bist „fein raus“.

Mittlerweile hat sich auch das so genannte „Inkasso light“ etabliert – anders als klassische Inkassobüros arbeiten diese nicht mit Drohgebärden (die oftmals die Kundenbeziehung zerstören), sondern setzen in der Einziehung der Forderung auf Kooperation und Kommunikation und bieten z.B. Ratenzahlung an.

3. Schuldanerkenntnis unterzeichnen lassen

Was die wenigsten Unternehmen wissen: Statt Mahnverfahren und Inkassobüro kannst du auch eine Schuldanerkenntnis unterzeichnen lassen. Verbunden ist die Schuldanerkenntnis oft mit einer Übereinkunft auf Begleichung der Rechnung in Raten. Diese lässt du gegen eine geringe Gebühr vom Notar beurkunden. Sie gilt als vollstreckbarer Gerichtstitel.

Hier findest du einen Mustertext zur Schuldanerkenntnis.