Sobald du als Gründer deine erste Rechnung schreiben musst, stehst du vor der entscheidenden Frage: Rechnungsprogramm oder Word bzw. Excel?
Ein kleiner Vergleich: Rechnungen mit Word und Excel schreiben ist ungefähr so, wie mit dem Mini fahren wenn du auch einen Ferrari hast ;-) Wir zeigen dir, warum es besser ist, deine Rechnungen mit einem Rechnungsprogramm zu schreiben.
1. Deine Rechnung ist immer auf dem aktuellen Stand
Ein Rechnungsprogramm hat einen ganz entscheidenden Vorteil: Deine Rechnung ist immer auf dem aktuellsten Stand.
Nutzt du Word und Excel zum Rechnung schreiben, musst du deine Rechnungsvorlage selbst updaten. Das erfordert natürlich, dass du neue gesetzliche Regelungen immer im Blick hast. Aber wer hat dafür im Gründeralltag schon Zeit?
2. Du machst keine Fehler mehr
Möchtest du in Word und Excel eine Rechnung schreiben, musst du alles manuell eingeben. Das kostet nicht nur Zeit, sondern erhöht auch die Fehlergefahr.
Excel und Word meckern nicht, wenn du eine Rechnungsnummer doppelt vergibst. Oder dich bei der Umsatzsteuer vertippst. Ehe du dich versiehst, hast du also eine falsche Rechnung versendet.
Beim Rechnung schreiben mit einem Rechnungsprogramm passiert dir das nicht. Denn deine Rechnungen werden automatisch richtig nummeriert. Und der Preis wird ebenfalls automatisch aus deinem Produktkatalog übernommen.
3. Du schreibst deine Rechnungen viel schneller
Zeit ist Geld. Gerade als Gründer hast du sicher Wichtigeres zu tun, als dich stundenlang mit Rechnung schreiben zu befassen.
Nutzt du ein Rechnungsprogramm wie Debitoor, schreibst du deine Rechnungen in weniger als 1 Minute. Wie das geht? Über die vielen automatisierten Schritte. Du musst beispielsweise Angaben wie Kundendaten oder Produktdaten nicht mühsam manuell eintippen, sondern fügst sie einfach per Drop-Down Menü hinzu. Preis und Umsatzsteuer werden automatisch berechnet.
Und dann klickst du nur noch auf „senden“ – und schon landet die Rechnung im Email-Postfach deines Kunden.
4. Deine Rechnungen sind schön gestaltet
Möchtest du bei deinen Kunden professionell wirken, musst du deine Rechnungen natürlich auch entsprechend gestalten. Mit Word und Excel stößt du beim Rechnung schreiben da schnell an deine Grenzen.
Hier verrutscht ein Absatz, dort passt der Zeilenumbruch nicht – und das Logo sitzt auch nicht da, wo es soll.
Ein Rechnungsprogramm erleichtert dir das Design deiner Rechnungen. In Debitoor kannst du zwischen sechs professionellen Rechnungsvorlagen wählen – und natürlich auch dein Logo uploaden.
Dadurch sieht deine Rechnung immer tiptop aus.
5. Du behältst den Überblick
Musst du pro Monat nur ganz wenige Rechnungen schreiben, kannst du dir vermutlich auch gut auswendig merken, welcher Kunde schon bezahlt hat, und wer nicht.
Aber je umfangreicher deine Rechnungsstellung, umso schwieriger wird es, den Überblick zu behalten. Hier erleichtert dir ein Rechnungsprogramm mühsame Verwaltungsarbeit.
Du siehst auf einen Blick, welcher Kunde schon bezahlt hat. Und welche Rechnungen schon überfällig sind. Und kannst entsprechend schnell reagieren.
6. Deine Kunden bezahlen schneller
Ein Rechnungsprogramm bietet dir noch einen weiteren Vorteil: Du kannst beim Rechnung schreiben bereits Zahlungsmöglichkeiten für deine Kunden verknüpfen. Z.B. Online-Zahlung wie PayPal.
Das erleichtert deinen Kunden die Bezahlung wesentlich – denn sie sind nur einen Mausklick davon entfernt. Das Ergebnis: Deine Kunden bezahlen schneller und das Geld landet früher auf deinem Konto.
7. Angebot – Rechnung – Mahnung: Da geht mehr!
Mit einem Rechnungsprogramm kannst du natürlich auch noch mehr machen als „nur“ Rechnungen schreiben. Zum Beispiel Angebote versenden, Lieferscheine ausstellen und Mahnungen schreiben.
Während du in Word und Excel dafür jedes Mal ein neues Dokument erstellen musst, lassen sich Angebote in einem Rechnungsprogramm wie Debitoor ganz einfach per Klick in eine Rechnung umwandeln. Und deine Rechnung wiederum in einen Lieferschein oder eine Mahnung.
Und das spart dir wiederum Tipparbeit und Zeit.
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