Zeit einzusparen ist das A und O im eigenen kleinen Unternehmen. Woran aber erkenne ich, welche Aufgaben die meiste Kapazität fressen? Wie kann ich meine Arbeit optimieren?
Mit dem richtigen Zeitmanagement findest du heraus, wie du deinen Alltag noch verbessern kannst. Ein digitales Zeiterfassungstool bringt die passenden Funktionen dafür mit, denn es trackt nicht einfach nur deine Zeit, sondern bietet noch viel mehr Möglichkeiten.
Brauche ich das? Die Funktionen und Vorteile einer Zeiterfassung
Im Zuge der Digitalisierung sind die Möglichkeiten schier unendlich. Eine Software für die Rechnungsstellung, ein Tool fürs Projektmanagement, Programme zur ständigen Vernetzung aller Mitarbeiter. Alles spielt sich im Internet ab, die PCs müssen dafür ausgerüstet sein und die Angestellten möchten im Home-Office arbeiten. Lohnt es sich da, noch eine weitere Software anzuschaffen?
Grundsätzlich immer, wenn diese das Unternehmen unterstützt und dabei automatisiert im Alltag mitläuft. Digitale Zeiterfassungen bieten genau diese Vorteile und gehen dabei über das simple Ein- und Ausstempeln hinaus. Neben der einfachen Arbeitszeit verfolgen sie auch deine Projektzeiten. Sie sammeln wichtige Daten über deine tägliche Arbeit und stellen sie dir aufbereitet zur Verfügung – damit du dein Business noch besser überblicken und optimieren kannst.
Eine Projektzeiterfassung ermöglicht es dir, deine Kunden, Projekte und Aufgaben einzutragen und deine Arbeitszeit direkt für diese aufzunehmen. Am Ende des Tages weißt du auf die Sekunde genau, wie viel Zeit in deine Projekte und sogar in die einzelnen Aufgaben darin geflossen ist.
Welche Tätigkeit ist am schnellsten erledigt? Wo müsstest du Zeit einsparen, um effektiver zu arbeiten? Die Zeiterfassung zeigt es dir und gibt zusätzlich einen Überblick über die einzelnen Kosten. Auf Basis von Stundensätzen und Budgets bekommst du eine Aufstellung darüber, wie viel du erwirtschaftest.
Du brauchst eine Arbeitszeiterfassung für deine Mitarbeiter? Digitale Tools helfen dir dabei, genau die Vereinbarungen abzubilden, die du mit deinen Angestellten getroffen hast. Für verschiedene Arbeitszeitmodelle, Pausenregelungen und Urlaubsansprüche werden die Soll- und die Istzeiten miteinander abgeglichen.
So entstehen lückenlose, objektive Stundenkonten für die Mitarbeiter ganz automatisch während des Arbeitens. Du siehst genau, wer wie viele Überstunden hat, und hast alle Daten ständig zur Hand.
Mobil, im Home-Office oder klassisch im Büro
Flexibilität spielt im Arbeitsleben eine große Rolle und wird von beiden Seiten gleichermaßen erwartet: Arbeitgeber wünschen sich flexible Mitarbeiter, sowohl was die Zeit betrifft als auch Treffen mit Kunden vor Ort. Genauso möchten Arbeitnehmer, dass ihre Vorgesetzten ihnen flexible Arbeitszeiten und -orte ermöglichen. Auch in Krisensituationen kommt es einem Unternehmen entgegen, wenn sich die Arbeit problemlos von zu Hause aus erledigen lässt.
Viele Zeiterfassungen sind als Cloudlösung angelegt, um genau solch eine Flexibilität abzubilden. Die Daten werden dabei in der Cloud gesammelt und gespeichert, sodass sie von überall aus erreichbar sind. So treibst du die eigene Digitalisierung voran und hast die Möglichkeit, dass du und deine Mitarbeiter im Home-Office oder beim Kunden eure Zeiten und Projekte erfasst. Das bringt nicht nur direkte Vorteile, sondern macht auch dich als Arbeitgeber attraktiv.
Die Macht der Vernetzung: Verbinde deine Tools miteinander
Der entscheidende Vorteil von digitalen Tools sind die automatischen Daten und die Möglichkeit, diese nahtlos weiterzuverarbeiten. Du kannst deine gesammelten Einträge strukturiert auswerten, filtern, gruppieren und exportieren. Hast du deine Programme miteinander verknüpft, kannst du aus der Zeiterfassung heraus direkt eine Übertragung in das Rechnungsprogramm vornehmen.
So erstellst du blitzschnell Rechnungen für deine Kunden, die alles enthalten, was du möchtest. Papier, manuelle Übertragungen und Tippfehler gehören der analogen Vergangenheit an. Die Digitalisierung gibt dir die Chance, deine Daten sauber, ständig und automatisch zu sammeln, zu analysieren und weiterzunutzen. Mit ihnen kannst du deine Leistung verbessern und im Endeffekt mehr Umsatz generieren.
Die Zeiterfassung clockodo und die Verbindung zu Debitoor
Zusammengefasst bietet dir eine Arbeits- und Projektzeiterfassung auf der einen Seite Daten über deine Kunden und Leistungen, die du auswerten und verarbeiten kannst. Auf der anderen Seite hast du den Überblick über deine Mitarbeiter und deren Stundenkonten mit Plus- und Minusstunden.
Alle Einträge sind jederzeit erreichbar und können von dir eingesehen und exportiert werden. Du kannst die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes überprüfen und belegen und deinen Kunden genaue Stundennachweise liefern.
Die Zeiterfassung clockodo bringt dir alle diese Vorteile und lässt sich problemlos mit Debitoor verknüpfen. Importiere deine Debitoor-Kunden ins Tool, erfasse deine Zeiten direkt für deren Projekte und schicke alle Daten für eine Rechnungserstellung zurück.
Seit 2011 erfassen Freiberufler sowie kleine und mittlere Unternehmen aller Branchen ihre Zeiten mit clockodo. Das Tool wird von der clickbits GmbH in Unna, NRW, und Fürth, Bayern, entwickelt. Die Kundendaten werden DSGVO-konform und sicher in Deutschland gespeichert und der Support steht dir persönlich zur Verfügung.
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