Wir haben bereits viel darüber geschrieben, wie du mit einem Rechnungsprogramm eine Rechnung schreibst. Aber was ist mit dem Thema Ausgaben? Schließlich musst du als Gründer auch deine Kosten korrekt verwalten.
Mit einem Rechnungsprogramm geht das ganz einfach: Hier kannst du Ausgaben automatisiert und per Mausklick erstellen.
Rechnungsprogramm: Was ist eine Ausgabe eigentlich genau?
Eine Ausgabe ist eine betrieblich veranlasste Minderung deines Vermögens. Klingt kompliziert, ist es aber nicht.
Unter einer Ausgabe versteht man – einfach gesagt – alle Kosten, die irgendwie mit deinem Unternehmen zu tun haben.
Den privaten Zahnarztbesuch solltest du also nicht als Ausgabe in deinem Rechnungsprogramm erfassen, die neue Topfpflanze für’s Büro hingegen schon.
Tipp: Du hast zu hohe Ausgaben? Erfahre in diesem Beitrag, wie du mit Hilfe einer Liquiditätsplanung deine Kosten reduzierst.
Belege & Rechnungen einfach in dein Rechnungsprogramm hochladen
Für jede Ausgabe sollte dir auch der entsprechende Beleg vorliegen. Wenn du einmal einen Beleg verloren hast, kannst du ersatzweise auch einen Eigenbeleg schreiben.
Liegt dir ein Beleg vor, dann kannst du ihn ganz einfach in dein Rechnungsprogramm hochladen. Du lädst dir einfach die Debitoor App für iOS oder Android auf dein Handy – und fotografierst den Beleg einfach ab.
Er wird anschließend automatisch in dein Rechnungsprogramm hochgeladen – und als Ausgabe hinterlegt.
Selbstverständlich kannst du neben der Handy App auch den klassischen Weg wählen – und deine Belege per Büroscanner einlesen oder per Email an dein Rechnungsprogramm schicken.
Rechnungsprogramm mit OCR-Funktion: Belege automatisch auslesen
Hast du deinen Ausgabenbeleg hochgeladen, nimmt dir die praktische OCR-Funktion deines Rechnungsprogramms Arbeit ab, denn: Du musst die Belegdaten nicht manuell eintragen, sondern kannst sie automatisch auslesen lassen.
Dein Rechnungsprogramm übernimmt dabei automatisch Ausgabendatum, Ausgabensumme und vergibt ebenfalls automatisch auch eine Ausgabennummer.
So ersparst du dir viel Tipparbeit!
Ausgaben im Rechnungsprogramm automatisch buchen
Ausgabe fertig erstellt? Super! Jetzt musst du sie nur noch bezahlen und danach in deiner Buchhaltung die Ausgabe als bezahlt markieren.
Gut, dass dir ein Rechnungsprogramm wie Debitoor auch diese Aufgabe weitgehend abnimmt: Du kannst nämlich dein Konto mit deinem Rechnungsprogramm synchronisieren.
Dein Rechnungsprogramm importiert dann alle Zahlungen deines Kontos – und erkennt selbst, welche Zahlung zu welcher Rechnung oder Ausgabe gehört. Die Ausgabe wird bei Zahlung also automatisch als „bezahlt“ gebucht – und du hast keinen manuellen Aufwand mehr!
