Wenn du als Selbstständiger das erste Mal in Deutschland eine Rechnung schreibst, fragst du dich vermutlich, welche Art von Rechnung genau du ausstellen musst.
Wann reicht eine Kleinbetragsrechnung, wann muss es eine herkömmliche Rechnung sein und was genau ist eigentlich eine Abschlagsrechnung? Wir erklären dir, wann welche Rechnungsvorlage verwendet wird.
Die herkömmliche Rechnungsvorlage
Wenn du eine Dienstleistung oder ein Produkt in Rechnung stellst, wirst du in den meisten Fällen eine ganz gewöhnliche Rechnung schreiben.
Das heißt, ein Dokument, das folgende Punkte beinhalten sollte:
- Name und Adresse deines Unternehmens, sowie deine Steuernummer oder deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Name und Adresse deines Kunden, sowie bei Lieferungen ins EU-Ausland dessen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Die verkauften Produkte oder Dienstleistungen, samt Preise und ausgewiesener Umsatzsteuer
- Das Rechnungs- und Leistungsdatum, sowie die Rechnungsnummer
Wenn du Kleinunternehmer und damit nicht Umsatzsteuerpflichtig bist, entfällt natürlich auch die Umsatzsteuer auf der Rechnung.
Rechnungsvorlage Kleinbetragsrechnung
Kleinbetragsrechnungen können dann erstellt werden, wenn der Rechnungsbetrag unter 150 Euro liegt, inklusive der Umsatzsteuer.
Auf deiner Rechnungsvorlage können dann einige Angaben einer gewöhnlichen Rechnung weggelassen werden:
- Name und Adresse des Rechnungsempfängers
- Deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Leistungs- bzw. Lieferzeitraum, sowie die Rechnungsnummer
- Der Nettobetrag und der darauf entfallende Steuerbetrag
Rechnungsvorlage Abschlagsrechnung
Wenn du für denselben Kunden über einen langen Zeitraum Leistungen erbringst, kann es Sinn machen Teilzahlungen zu vereinbaren und eine sogenannte Abschlagsrechnung zu erstellen.
Ausgehend von der normalen Rechnungsvorlage, sollten folgende Angaben ergänzt werden:
- Die Rechnung sollte als Abschlagsrechnung kenntlich gemacht werden
- Die einzelnen Abschlagsrechnungen sollten neben der üblichen, fortlaufenden Rechnungsnummer, nochmal durchnummeriert werden
- Liegt der Lieferzeitpunkt in der Zukunft, muss auch das ergänzt werden
Abschließend erstellst du eine Abschlussrechnung. Dabei solltest du darauf achten, dass bereits berichtete Umsatzsteuer nicht noch einmal ausgewiesen wird.
Die Elektronische Rechnung
Dank dem Internet und online Rechnungsprogrammen wie Debitoor, werden immer mehr Rechnungen auf elektronischem Weg erstellt und verschickt.
Deshalb musst du dich jetzt auch nicht mehr mit Rechnungsvorlagen für Word und Excel herumschlagen um eine Rechnung zu schreiben.
Für die elektronische Rechnung gelten dieselben Vorgaben, wie für die herkömmliche Papierrechnung. Der große Vorteil, du kannst sie direkt per e-Mail versenden.
Das Erstellen einer Rechnung mittels eines Rechnungsprogramms birgt übrigens noch weitere Vorteile: Du kannst Angebote in Rechnungen verwandeln, mit der Rechnungsvorlage passieren weniger Fehler und du behältst immer den Überblick über ausstehende Zahlungen.
