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Warum du Rechnungen mit einem Rechnungsprogramm verwalten solltest

Beispiel für ein Rechnungsprogramm, mit dem man Rechnungen verwalten kann

Wir fangen alle klein an: Gründest du dein Unternehmen, hast du vielleicht anfangs nur ein oder zwei Kunden. Und wenn dein Auftrag erledigt ist? Dann tippst du deine Rechnung einfach schnell in Word oder Excel. Fertig.

Spinnen wir die Idee weiter: Dein Angebot kommt gut an – und du erhältst immer mehr Anfragen und Aufträge. Toll! Wenn da nur nicht die Sache mit der Rechnungsverwaltung wäre. Denn so klein und übersichtlich deine Buchhaltung bis jetzt war, umso chaotischer ist sie jetzt.

Kampf dem Chaos! Ein Rechnungsprogramm sorgt für mehr Ordnung

Wächst ein Unternehmen, müssen auch Rechnungsstellung und Buchhaltung „mithalten“. Mit Word und Excel und der lokalen Verwaltung deiner Rechnungen auf dem PC wird es jetzt zeitaufwändig und komplex.

Ein Rechnungsprogramm für Gründer und Kleinunternehmer bietet dir genau die Lösung, die du brauchst: Ein einfaches, übersichtliches System, mit dem du all deine vielen Rechnungen per Mausklick verwalten kannst.

Dadurch sparst du Zeit, Nerven… und letztendlich auch Geld.

So verwaltest du deine Rechnungen mit einem Rechnungsprogramm

Deine Rechnungen organisierst du mit einem Rechnungsprogramm wie Debitoor ganz einfach.

Eine Rechnungsvorlage per Mausklick erstellen und versenden

Statt wie in Word und Excel mühsam deine Rechnungen für jeden Kunden manuell abzuändern, erfolgt die Rechnungsstellung in einem Rechnungsprogramm automatisiert.

Du öffnest einfach deine Rechnungsvorlage und wählst Kunde und Produkt per Dropdown Menü aus. Fertig!

Wirklich? Ja. Denn alle anderen Daten wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Adresse und Preise werden automatisch ausgefüllt – du musst dich um nichts mehr kümmern. Und kannst die Rechnungsvorlage direkt per Klick auf den „Senden“-Button an deinen Kunden verschicken.

Du siehst: Eine Rechnungsvorlage in einem Rechnungsprogramm erspart dir viel manuellen Aufwand.

Immer aktuell: Deine Rechnungsübersicht

Wichtig für die Verwaltung deiner Rechnungen ist eine aktuelle Rechnungsübersicht. In Word und Excel ist das aufwändig. Denn dafür musst du eigens eine Excel-Liste erstellen und diese regelmäßig updaten.

In einem Rechnungsprogramm wie Debitoor siehst du hingegen auf einen Blick sofort, welche Rechnungen du in der letzten Woche, dem letzten Monat oder dem letzten Jahr geschrieben hast, chronologisch aufgeführt.

Zu jeder Rechnung wird dir außerdem der Status der Rechnung, die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, der Kunde und der Betrag der Rechnung angezeigt.

Rechnungen automatisch mit Zahlungen abgleichen

Nehmen wir an, du hast eine Rechnung geschrieben und an deinen Kunden versendet. Nun trifft die Zahlung ein. Du holst dir also den Kontoauszug von deiner Bank und gleichst manuell Zahlung und Rechnung ab. Das kann ganz schön dauern.

In einem Rechnungsprogramm geht das alles automatisch. Du verknüpfst einfach dein Bankkonto mit Debitoor – und alle Rechnungen werden bei Zahlungseingang automatisch mit der Zahlung abgeglichen. Fertig!

Kein Rechnungsprogramm ohne Rechnungsstatus

Gerade habe ich es bereits angesprochen: In deiner Rechnungsübersicht ist eines besonders wichtig für dich: Der Rechnungsstatus. Denn schließlich ist es wichtig zu wissen, welche Rechnung du bereits versendet hast, welche bereits bezahlt wurde und welche nur teilweise angezahlt ist.

Eine solche praktische Übersicht über deinen Rechnungsstatus kann dir nur ein Rechnungsprogramm bieten.

Mit Rechnungsfiltern Rechnungen schneller finden

Du suchst eine spezielle Rechnung, die du beispielsweise im Oktober letzten Jahres geschrieben hast? Oder willst eine Liste aller unbezahlten Rechnungen, um einen Mahnlauf zu starten?

In Word und Excel stößt du hier an deine Grenzen – denn es gibt ganz einfach keine Filterfunktion, die du dafür nutzen kannst. Verwaltet du deine Rechnungen im Rechnungsprogramm Debitoor, kannst du Rechnungen in Sekundenschnelle filtern und finden. Dadurch sparst du Zeit und Nerven.

Angebote in Rechnungen umwandeln und Rechnungen kopieren

Ein Rechnungsprogramm bietet dir aber noch andere zeitsparende Tricks. So kannst du beispielweise ein Angebot per Mausklick direkt in eine Rechnung umwandeln – anstatt wie in Word und Excel dafür eine Rechnung manuell erstellen zu müssen.

Verkaufst du dasselbe Produkt an mehrere Kunden, musst du dafür auch nicht jedes Mal eine neue Rechnung erstellen: Du kopierst die Rechnung ganz einfach – und änderst nur den Kunden per Dropdown Menü ab.