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Warum du deinen Onlineshop mit Debitoor verknüpfen solltest

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Lückenlose Buchhaltung, schnellere, automatisierte Abläufe - und damit mehr Zeit fürs Wesentliche, nämlich fürs Kaffeerösten.

Falco Winschel von der Kaffeerösterei Roestfreun.de hat seinen Woocommerce-Onlineshop mit seinem Debitoor-Account verknüpft, via der Integration mit WooRechnung.

Im Interview erzählt er, wie er für sich die richtigen Tools für den Online-Handel gefunden hat und sie optimal nutzt.

Stellt kurz euer Unternehmen vor: Was macht ihr, wer seid ihr und seit wann gibt es euch?

Wir sind die Kaffeerösterei Röstfreunde und wie der Name vermuten lässt, rösten wir Kaffees.

Wir betreiben das Unternehmen als Nebengewerbe und haben die Gründung 2015 vollzogen. Seit April diesen Jahres haben wir in einem historischen Winzerhof aus dem 14. Jahrhundert unser Zuhause gefunden.

Unsere Leidenschaft sind direkt gehandelte Parzellenkaffees aussergewöhnlicher Qualität. Es wird viel zu viel schlechter Kaffee getrunken, dafür dass er eine so zentrale Stelle im Leben vieler Menschen innehat. Wir wollen das mit dem, was wir tun, ändern.

Hattet ihr vor der Gründung bereits Erfahrung mit E-Commerce?

Ja, beruflich bedingt sogar sehr viel, in meiner Tätigkeit als Berater für eine Softwarelösung, die Behörden und Kommunen eine elektronische Abbildung ihrer Einkaufsprozesse ermöglicht.

Wie habt ihr das richtige Onlineshop-Tool für euch gefunden? Warum habt ihr euch für WooCommerce entschieden? Seit wann nutzt ihr es?

Es war von Anfang an klar, dass die Webseite mit Wordpress umgesetzt wird. Insofern stand zuerst die Frage im Raum: integrierter Shop oder nicht? Ich hätte gerne eine Lösung gehabt, die POS mit Lager und Onlineshop integriert, wir haben uns unterschiedlichste Lösungen angeschaut.

Die Mehrkosten waren aber ökonomisch nicht zu rechtfertigen. So war WooCommerce die logische und flexibelste Wahl, die wir in einer Sandbox ausgiebig getestet haben. Mit Ladeneröffnung haben wir den Shop auf Basis von Woocommerce dann freigeschalten.

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Wie handhabt ihr eure Rechnungsstellung und Buchhaltung? Seit wann nutzt ihr Debitoor? Nutzt ihr nur Rechnungen oder auch andere Funktionen?

Wir machen das selbst, daher auch Debitoor. Auch hier war eine einfache und ausbaufähige Lösung unser Wunsch.

Wir nutzen es seit der Gründung und es ist unser zentraler Hub zwischen Woocommerce, Woorechnung und iZettle.

Wir nutzen nicht nur Rechnungen, sondern auch Lieferscheine, Angebote sowie die Produkt- und Kundenverwaltung.

Habt ihr vorher schon andere Lösungen genutzt, oder z.B. mit Excel gearbeitet?

Wir haben andere Cloudlösungen evaluiert, aber sie haben nicht zu unseren Prozessen gepasst. Insofern nein, wir haben von Anfang an auf Debitoor vertraut. Excel gab es bei uns nie.

Könnt ihr kurz beschreiben, wie ihr die Verknüpfung von Debitoor und WooCommerce via WooRechnung nutzt? Wie sieht der Workflow aus?

Die Kunden bestellen im Onlineshop die Kaffees oder Zubehörartikel, die wir dann für den Versand vorbereiten.

Ist die Zahlung bei uns eingegangen, setzen wir den Status der Bestellung in Woocommerce auf fertiggestellt. Damit wird der Beleg über Woorechnung in Debitoor angelegt. Interessant ist an diesem Zusammenspiel die Möglichkeit, auch shipcloud zu integrieren, was wir jedoch noch nicht nutzen.

Durch den Kontenabgleich findet dann die Zuordnung von Zahlung zu Rechnung statt.

Was bringt die Integration für euch? Und was vermisst ihr evtl. noch?

Die Integration stellt sicher, dass wir eine lückenlose Buchhaltung haben, da keine Shopbestellungen mehr entfallen können und sorgt zudem mit der automatischen Zahlungszuordnung von Debitoor dafür, dass wir uns wenig mit administrativen Abläufen befassen müssen, die nicht wertschöpfend sind. Das spart Zeit, die wir lieber ins Kaffeerösten stecken.

Das Thema Bestandsführung zwischen Onlineshop und Direktverkauf im Laden ist noch verbesserungswürdig, erfordert aber die Zusammenarbeit mehrerer Lösungsanbieter. Die Integration mit Woorechnung und iZettle zeigt aber, das Debitoor auf einem sehr guten Weg ist, den Vorsprung vor anderen Anbietern weiter auszubauen.

Für uns mit Ladenverkauf ist die Zahlungszuordnung etwas mühselig, hier könnten, da wir die Schnittstelle zu iZettle nutzen, für Einnahmen auch gleich Buchungsposten im Zahlungskonto angelegt werden. Bei 100 Einzelzahlungen pro Tag ist das manuell etwas mühselig.

Ansonsten ist die Suche in Listen noch nicht überall so schön wie in den Rechnungen.

Erfahre mehr über die Integration von Debitoor und WooCommerce.

Oder schau dir direkt unser Schritt-für-Schritt-Tutorial für WooRechnung an!


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