Du hast deinen ersten Kunden an der Angel? Großartig! Jetzt heißt es: Eine Rechnung schreiben. Nur: Wie mache ich das?
Viele Gründer schreiben ihre Rechnungen in der Anfangsphase mit einer Rechnungsvorlage für Excel. Und zugegeben, Excel bedeutet ein höheres Maß an Raffinesse als beispielsweise Word. Eine Rechnungsvorlage für Excel ist also eine gute Methode, Rechnungen zu schreiben.
Oder doch nicht? Ist die Nutzung eines Rechnungsprogramms vielleicht besser?
Warum ist eine Rechnungsvorlage für Excel keine optimale Lösung?
Eine Rechnungsvorlage für Excel hat einen entscheidenden Vorteil: Sie ist kostenlos. Aber sie hat gegenüber einem Rechnungsprogramm auch einige entscheidende Nachteile.
Keine automatische Nummerierung deiner Rechnungsvorlagen
Schreibst du eine Rechnung, musst du diese Rechnungsvorlage mit einer einmaligen, fortlaufenden Rechnungsnummer vergeben. Nutzt du eine Rechnungsvorlage für Excel, musst du immer wissen, wie die Nummer deiner letzten Rechnung lautet. Oder deine Rechnungen entsprechend danach durchsuchen. Das kostet Zeit. Und führt immer wieder zu Fehlern in der Nummerierung.
Mit einem Rechnungsprogramm wie Debitoor passiert dir das nicht. Hier wird deine Rechnungsvorlage automatisch nummeriert.
Manuelle Eingabe aller Rechnungsdaten
Nutzt du eine Rechnungsvorlage für Excel, musst du Kundendaten, Produktangaben und Preise immer manuell eintragen. Das ist umständlich und erfordert viel Zeitaufwand. Zeit, die du bestimmt auch für sinnvollere Dinge verwenden kannst.
In einem Rechnungsprogramm wie Debitoor gibst du deine Daten nur einmal ein – und speicherst diese ab. Wenn du nun eine neue Rechnungsvorlage öffnest, musst du deine Kunden-, und Produktdaten nur noch per Dropdown-Menü auswählen und alle Angaben inkl. Preis werden automatisch eingespielt. Fertig!
Begrenzte Gestaltungsmöglichkeiten deiner Rechnungsvorlage
Schreibst du eine Rechnung, musst du diese auch ansprechend gestalten. Schließlich willst du seriös und professionell bei deinem Kunden wirken, oder?
Bei einer Rechnungsvorlage wie Excel bist du dabei sehr eingeschränkt. Und es ist umständlich: Zeilen verrutschen, die Schriftart ist nicht einheitlich und das Logo ist auch nicht da wo es soll.
Einen professionellen Eindruck erweckst du hingegen mit einem Rechnungsprogramm immer. Denn in Debitoor kannst du aus verschiedenen Designs für Rechnungsvorlagen auswählen – ein Mausklick genügt, und deine Rechnung sieht tiptop aus.
Manuelle Systematisierung und Verwaltung deiner Rechnungsvorlagen
Stell dir vor, ein Kunde ruft an und hat eine Frage zu seiner letzten Rechnung. Nun hast du deine Rechnungen aber nach Jahr und Datum sortiert und gespeichert. Oder du willst nachprüfen, welche Rechnung noch nicht bezahlt wurde. Dem Dateinamen siehst du das aber natürlich nicht an.
Wie auch immer dein System ist: Du wirst möglicherweise viel Zeit und Nerven dafür aufwenden müssen, eine bestimmte Rechnung zu finden.
Mit einem Rechnungsprogramm kannst du Rechnungen nach verschiedenen Kriterien suchen und filtern. Das kostet dich nur einen Mausklick – und schon liegt dir die entsprechende Rechnung vor. Einfacher und schneller geht’s nicht.
Fazit: Wie du siehst ist eine Rechnungsvorlage für Excel nicht das Non plus Ultra. Ein Rechnungsprogramm wie Debitoor erleichtert dir die Rechnungsstellung um ein Vielfaches.
Das könnte dich ebenfalls interessieren:
5 Gründe warum du deine Rechnungen online schreiben solltest
Welche Zahlungsbedingungen kann ich auf eine Rechnung schreiben?
