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Rechnung schreiben: Wie stelle ich Umsatzsteuer richtig in Rechnung?

Korrekte Rechnungen schreiben: Verschiedene Rechnungen mit und ohne Umsatzsteuer

Update: Seit 1. Januar 2020 gilt die neue Kleinunternehmergrenze von 22.000 EUR.


Irgendwann ist immer das erste Mal – auch beim Rechnung schreiben. Aber freu dich: Denn das bedeutet, du hast einen Auftrag abgeschlossen und Geld verdient!

Eine wichtige Frage möchten wir an dieser Stelle klären: Wie stelle ich Umsatzsteuer aus, wenn ich eine Rechnung schreibe? Was muss ich dabei beachten?

Rechnung schreiben als Kleinunternehmer: Keine Umsatzsteuer, bitte!

Viele Unternehmer starten als Kleinunternehmer – vielleicht auch du? In diesem Fall musst du beim Rechnung schreiben bestimmte umsatzsteuerliche Regelungen beachten.

Wer ist Kleinunternehmer?

Kleinunternehmer bist du dann, wenn dein Vorjahresumsatz unter 17.500€ lag und dein Umsatz im aktuellen Jahr voraussichtlich weniger als 50.000€ beträgt.

Kleinunternehmer sind Unternehmer, die von der Umsatzsteuer befreit sind. Das bedeutet: Sie müssen keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen.

Rechnungen schreiben als Kleinunternehmer

Das bedeutet: Aufpassen, wenn du eine Rechnung schreiben musst. Denn als Kleinunternehmer ist deine Rechnung immer umsatzsteuerfrei. Außerdem musst du den Hinweis „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer ausgezeichnet.“ auf der Rechnung angeben.

Hinweis: Erfahre hier mehr zum Thema Kleinunternehmerregelung.

Beispiel: Umsatzsteuerfreie Rechnung schreiben als Kleinunternehmer

Kleinunternehmer und Möbelhändler Max Mustermann von SIMPLY verkauft zwei Sodeboards an seine Kundin Else Müller. Auf der Rechnung wird der Preis mit 1.060€ ohne Netto-, oder Bruttoauszeichnung ausgeschildert. Außerdem erfolgt der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung im Hinweisfeld.

Als Kleinunternehmer eine Rechnung schreiben ohne Umsatzsteuer

Rechnung schreiben als Regelunternehmer: Welche Umsatzsteuer: 19% oder 7%?

Ander als Kleinunternehmer müssen Regelunternehmer Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen.

Wer ist Regelunternehmer?

Erfüllst du die Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung nicht, bist du Regelunternehmer. Liegt dein Vorjahresumsatz beispielsweise über 17.500€ bist du im aktuellen Jahr auf jeden Fall Regelunternehmer.

Rechnungen schreiben als Regelunternehmer

Das bedeutet: Du bist umsatzsteuerpflichtig und musst Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. Beim Rechnung schreiben musst du Nettobetrag, Bruttobetrag, Umsatzsteuerbetrag und Umsatzsteuersatz angeben.

Hinweis Erfahre hier, welche Angaben auf einer Rechnung stehen müssen.

Beispiel: Rechnung schreiben als Regelunternehmer

Möbelhändler Max Mustermann verkauft zwei Sideboards an seine Kundin Frau Müller. Auf der Rechnung wird der Preis ordnungsgemäß ausgezeichnet: 1.060€ Nettobetrag, 1.261,40€ Bruttobetrag, 201,40€ Umsatzsteuerbetrag und 19% Umsatzsteuersatz.

Als Regelunternehmer eine Rechnung schreiben mit Umsatzsteuer von 19% oder 7%

Welcher Umsatzsteuersatz ist gültig?

Nun weiß du, wie du als Regelunternehmer eine Rechnung schreiben musst. Aber: Welcher Steuersatz gilt in Deutschland?

In der Regel werden auf Waren und Dienstleistungen 19% Umsatzsteuer erhoben. In bestimmten Ausnahmefällen wird aber nur mit dem ermäßigten Steuersatz von 7% besteuert:

  • Lebensmittel
  • Bücher, Zeitschriften, Magazine und Zeitungen
  • Kunstgegenstände
  • Hotelübernachtungen

Dein Kunde ist im EU-Ausland? Das musst du beim Rechnung schreiben beachten

Bisher sind wir davon ausgegangen, dass sowohl du als auch dein Kunde den Wohnsitz in Deutschland habt. Aber es kann auch vorkommen, dass Kunden aus dem EU-Ausland bei dir kaufen.

In diesem Fall gelten umsatzsteuerliche Besonderheiten beim Rechnung schreiben.

Rechnung schreiben ins EU-Ausland als Kleinunternehmer

Bist du Kleinunternehmer, ändert sich für dich nichts: Du schreibst wie gewohnt eine Kleinunternehmerrechnung ohne Umsatzsteuer.

Rechnung schreiben ins EU-Ausland als Regelunternehmer

Bist du hingegen Regelunternehmer, musst du zwei Fälle unterscheiden:

Ist dein Kunde Kleinunternehmer oder eine Privatperson, schreibst du eine ganz normale Rechnung mit Umsatzsteuer.

Ist dein Kunde hingegen ebenfalls Regelunternehmer, handelt es sich um eine so genannte innergemeinschaftliche Lieferung oder Leistung.

In beiden Fällen darfst du keine Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweisen. Im Falle einer Dienstleistung vermerkst du „Reverse Charge Verfahren“ auf der Rechnung. Im Falle einer Warenlieferung musst du den Hinweis „Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung“ angeben.

Hinweis: Lies hier nach, wie du Rechnungen ins EU Ausland schreibst.

Rechnungen schreiben mit einem Rechnungsprogramm

Keine Sorge, wenn dir diese Regelungen etwas kompliziert erscheinen. Du brauchst – wie bei allen anderen Dingen im Leben auch – Übung und Praxis beim Rechnung schreiben.

Rechnungsprogramm: Automatische Berechnung von Preis und Umsatzsteuer

Ein Rechnungsprogramm hilft dir dabei, eine korrekte Rechnung zu schreiben. Du musst nur die Rechnungsvorlage ausfüllen – der Preis inklusive Umsatzsteuer wird automatisch berechnet. So kannst du dich nicht mehr verrechnen oder falsche Umsatzsteuersätze angeben.

Kleinunternehmerrechnung schreiben mit dem Rechnungsprogramm

Außerdem bietet dir ein Rechnungsprogramm auch die Möglichkeit, eine Kleinunternehmerrechnung zu schreiben. Du legst einfach in den Einstellungen fest, dass du Kleinunternehmer bist. Und ab sofort wird jede Rechnung ganz automatisch ohne Umsatzsteuer ausgestellt.

Rechnungsprogramm: Rechnungen schreiben an Kunden im EU-Ausland

Und was, wenn du eine Rechnung an einen Kunden im EU-Ausland schreiben musst? Auch dann hilft dir ein Rechnungsprogramm, denn: Es erkennt automatisch, ob eine innergemeinschaftliche Lieferung oder Leistung vorliegt. Und stellt deine Rechnung umsatzsteuerfrei aus.

Du siehst: Ein Rechnungsprogramm nimmt dir viel Arbeit ab. Noch einfacher geht Rechnung schreiben nicht!