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Rechnung schreiben wie ein Profi - 6 Tipps

Geschäftsmann in ANzug und Krawatte beim Rechnung schreiben

Professionalität ist im Geschäftsleben sehr wichtig. Denn nur wenn Kunden das Gefühl haben, dass du seriös und qualifiziert bist, werden sie bei dir kaufen. Darum ist es wichtig, dass du deine Geschäftsprozesse so professionell wie möglich organisierst. Und dazu gehört auch die Rechnungsstellung.

Hier geben wir dir 6 Tipps, wie du Rechnungen wir ein Profi schreibst:

Rechnung schreiben – aber bitte sofort!

Disziplin ist wichtig beim Rechnung schreiben. Hast du deinen Auftrag erledigt, solltest du deine Rechnung unbedingt umgehend schreiben. Das wirkt professionell und der Kunde fühlt sich – als schöner Nebeneffekt für dich – angehalten, ebenfalls umgehend zu bezahlen.

Und last but not least: Gewöhnst du dir an, Rechnungen immer sofort zu schreiben, kannst du auch nichts vergessen. Wäre doch unfein, wenn du im Rechnungschaos übersiehst, einen Auftrag abzurechnen, oder?

Rechnung schreiben mit Rechnungsvorlage

Kommen wir zum eigentlichen Thema: Dem Rechnung schreiben! Das A und O jeder professionellen Rechnung ist eine professionelle Rechnungsvorlage. Denn deine Rechnung muss bestimmten gesetzlichen Vorgaben entsprechen – und festgelegte Rechnungsangaben enthalten.

Wenn du eine Rechnung schreiben willst, solltest du daher bereits eine Rechnungsvorlage an der Hand haben – die du dann für jede Rechnung wiederverwenden kannst.

Ein Rechnungsprogramm wie Debitoor erleichtert dir diese Aufgabe. Denn hier findest du bereits eine vorgefertigte Rechnungsvorlage, die allen rechtlichen Rahmenbedingungen entspricht – so bist du 100% sicher.

Professionelles Rechnungsdesign verwenden

Zu einer professionellen Rechnung gehört auch ein entsprechendes Rechnungsdesign. Spätestens also wenn du mit dem Rechnung schreiben fertig bist, ist es an der Zeit, über das Rechnungsdesign nachzudenken.

In einem anderen Blogbeitrag zum Thema 6 Tipps wie du deine Rechnung designen solltest, haben wir bereits die wichtigsten Kriterien für das Rechnungsdesign zusammengefasst:

  • Rechnung klar strukturieren: Header, Mittelteil, Fußzeile
  • Schlichtes, seriöses Layout wählen
  • Deinem Stil treu bleiben (Corporate Design)

Beachtest du diese Punkte, wird auch dein Rechnungsdesign professionell und seriös wirken.

In einem Rechnungsprogramm wie Debitoor ist deine Rechnung bereits klar strukturiert. Zudem kannst du das Design individuell anpassen, und zwischen verschiedenen Rechnungsvorlagen wie „Elegant“, „Klassisch“ oder „Einfach" wählen.

Selbstverständlich kannst du auch Schriftart, Logo und Farben anpassen. So erstellst du mit wenigen Mausklicks dein professionelles Rechnungsdesign.

Rechnungssprache beim Rechnung schreiben anpassen

Was tun, wenn dein Kunde nicht deutschsprachig ist, sondern du beispielsweise an einen amerikanischen Kunden lieferst? Oder an einen Kunden in Frankreich? Dann wirkt es äußerst unprofessionell, wenn du deine Rechnung auf Deutsch schreibst. Oder in fehlerhaftes Englisch übersetzt.

Stattdessen solltest du für solche Fälle eine professionelle Rechnungsvorlage in der jeweiligen Sprache nutzen. Nur so gehst du sicher, dass beim Rechnung schreiben alles korrekt übersetzt ist und du gut beim Kunden ankommst.

Mit dem Rechnungsprogramm Debitoor geht das ganz einfach: Du erstellst deine Rechnung wie gewohnt zuerst in Deutsch wandelst sie dann per Mausklick in eine Sprache deiner Wahl um. Fertig!

Rechnung mit Begleittext versenden

Du bist fertig mit Rechnung schreiben? Dann kannst du sie jetzt versenden. Aber auch hier gilt es, gewisse Formalien einzuhalten.

Versendest du deine Rechnung per Post, tütest du sie einfach ein und ab damit. Das dauert aber natürlich und kostet Zeit und Geld – daher versenden viele Gründer ihre Rechnung mittlerweile per Email.

Eine Rechnung schreiben und dann kommentarlos per Email versenden, wirkt aber äußerst unprofessionell, wenn nicht sogar ruppig und unhöflich. Achte also darauf, dass du deine Email mit einem kurzen Begleittext versiehst. Zum Beispiel so:

Sehr geehrte(r) Herr/Frau XXX,

herzlichen Dank für Ihre Auftragserteilung. Im Anhang sende ich Ihnen die Rechnung über XXX Euro im PDF-Format.

Viele Grüße,

XXX

In einem Rechnungsprogramm wie Debitoor kannst du für deine Rechnungen übrigens einen Standrad-Text definieren, der automatisch mit verschickt wird, sobald du auf „Rechnung senden“ klickst.

Rechnungen übersichtlich verwalten

Hast du die bisherigen Punkte beachtet, bist du bereits auf einem guten Weg zur professionellen Rechnungsstellung.

Was du jetzt aber nicht tun solltest ist: Rechnung schreiben, versenden… und vergessen. Ganz im Sinn von: „Der Kunde wird schon bezahlen.“ Denn nicht alle Kunden sind so verlässlich. Bei manchen ist auch eine kleine Zahlungserinnerung notwendig.

Daher ist es wichtig, dass du deine Rechnungen übersichtlich verwaltest und die Zahlungseingänge regelmäßig überprüfst. Nur so kannst du sichergehen, dass du für deine Leistungen letztendlich auch bezahlt wirst.

Dein Rechnungsprogramm bietet dir dafür übrigens praktische Verwaltungsfunktionen. So kannst du beispielsweise dein Konto mit Debitoor verbinden – und alle bezahlten Rechnungen werden automatisch markiert.